Que se passe-t-il si une entreprise ne dépose pas ses déclarations mensuelles au SAT ?

Que sont les déclarations mensuelles auprès du SAT ?

Ce sont des obligations périodiques par lesquelles les contribuables déclarent et, le cas échéant, paient les impôts d’une période. Une personne morale du régime général dépose généralement des acomptes provisionnels d’ISR (impôt sur le revenu) et des déclarations définitives d’IVA (TVA), ainsi que des retenues ou d’autres éléments le cas échéant. Les obligations exactes dépendent du régime et des activités.

Quels impôts se déclarent chaque mois ?

Une déclaration peut être exigible même si le résultat est nul ou qu’aucun montant n’est à payer. Pour le vérifier, il faut examiner l’obligation enregistrée et les règles applicables, et ne pas supposer que « sans ventes » signifie « sans déclaration ».

Quand faut-il déposer les déclarations mensuelles ?

En règle courante, les acomptes provisionnels d’ISR et les déclarations définitives d’IVA se déposent au plus tard le 17 du mois suivant la période déclarée. Il existe des règles de jours ouvrables, d’éventuels délais supplémentaires selon le sixième chiffre du RFC et des cas particuliers ; il faut donc consulter le calendrier propre à chaque obligation. Le SAT indique ce délai général dans ses démarches pour les personnes morales.^[1][2]

Que se passe-t-il si une entreprise ne dépose pas une déclaration mensuelle ?

Le SAT peut en exiger le dépôt

L’administration peut détecter une déclaration omise et envoyer une demande par les moyens prévus par la loi. Le fait de la recevoir peut modifier l’analyse du caractère spontané d’une régularisation ultérieure. Fondement général : articles 41 et 73 du CFF.^[3]

Une amende peut s’appliquer

Les articles 81, fraction I, et 82, fraction I, du CFF prévoient des infractions et sanctions pour l’omission de déclarations. L’article 73 précise quand une régularisation tardive est spontanée et quand elle ne l’est pas, notamment lorsque l’omission a été découverte par l’administration ou corrigée après une demande ou certaines actions notifiées. Aucun montant fixe n’est indiqué, car les sanctions peuvent être actualisées et dépendent du cas.^[3]

En cas d’impôts impayés, des accessoires peuvent s’ajouter

Lorsqu’un impôt est payé après son échéance, une actualisation et des majorations peuvent s’appliquer selon les articles 17-A et 21 du CFF. Ces accessoires peuvent être dus même lorsqu’aucune amende ne s’applique parce que la déclaration omise a été déposée spontanément.^[3]

Le manquement peut compliquer d’autres démarches

Les omissions peuvent affecter la situation de conformité du contribuable ou entraîner de nouvelles actions de l’administration. Les conséquences dépendent de l’obligation et de l’historique fiscal ; toute déclaration tardive n’entraîne pas automatiquement un blocage de la facturation, l’annulation des sceaux numériques ou un contrôle.

Amende, majoration et actualisation : quelle différence ?

Le SAT peut-il sanctionner une entreprise sans revenus ?

Oui, il peut y avoir une infraction pour l’omission d’une déclaration qui restait obligatoire, même si l’entreprise n’a pas eu de revenus sur la période. Il faut toutefois distinguer l’obligation de déclarer de l’obligation de payer : si le calcul aboutit à zéro, il peut n’y avoir aucun impôt dû, mais la déclaration peut rester exigible.

Avant de déposer une déclaration « à zéro », le responsable comptable doit vérifier que les données de la période justifient réellement ce résultat. Les revenus, justificatifs et mouvements peuvent recevoir des traitements différents selon l’impôt et le régime.

Quelles informations une entreprise doit-elle avoir organisées avant de déclarer ses impôts ?

Avant de déposer ses déclarations fiscales, une entreprise doit examiner ses revenus, ses dépenses et ses mouvements de la période. Des informations organisées aident à repérer les écarts, à éviter les omissions et à vérifier que les montants déclarés sont corrects.

Le service comptable doit disposer des registres suivants :

• Factures émises et reçues: pour examiner les opérations de vente, d’achat et de dépense enregistrées sur la période.
• Recettes et encaissements: pour savoir combien l’entreprise a facturé, combien elle a reçu de ses clients et quels montants restent à encaisser.
• Dépenses et déductions: pour vérifier que les dépenses enregistrées ont leurs justificatifs et respectent les exigences fiscales applicables.
• Mouvements bancaires: pour comparer les dépôts et paiements avec les écritures comptables et repérer les écarts.
• Paie et retenues: pour examiner les paiements aux employés, les CFDI de paie et les impôts retenus à déclarer.
• Déclarations antérieures: pour consulter les soldes créditeurs, les acomptes provisionnels et d’autres données pouvant influer sur le calcul de la période.

Par exemple, si une entreprise n’a enregistré aucune vente durant le mois mais a eu des dépenses, des paiements fournisseurs ou des mouvements bancaires, elle doit examiner comment ces opérations affectent ses obligations fiscales avant de déposer une déclaration à zéro.

Tenir ces registres à jour permet au service comptable de préparer les déclarations plus clairement et donne à la direction les informations nécessaires pour connaître les obligations fiscales en attente et planifier les paiements de l’entreprise.

Que faire si vous avez oublié de déposer une déclaration mensuelle ?

1. Identifiez la période omise et l’impôt concerné ; vérifiez vos obligations actives auprès du SAT.
2. Vérifiez si l’administration a déjà envoyé une demande et à quelle date elle a été notifiée.
3. Rassemblez les CFDI émis et reçus, les registres de ventes, d’achats, de banques et de retenues, ainsi que les déclarations antérieures.
4. Préparez le calcul selon le régime ; vérifiez les informations préremplies par le SAT et corrigez les écarts.
5. Déposez la déclaration omise et, s’il reste un impôt à payer, déterminez le paiement avec les accessoires applicables.
6. Conservez les accusés et justificatifs ; en cas de demande ou de sanction, faites examiner les étapes de régularisation par un professionnel.

Le dépôt volontaire peut compter pour la régularisation spontanée. Toutefois, l’article 73 du CFF l’exclut dans des cas précis, notamment lorsque l’omission a été découverte par l’administration, lorsqu’une demande ou une autre action de contrôle liée a déjà été notifiée et dans certains cas liés aux rapports d’audit fiscal (dictámenes). Le paiement tardif des contributions peut entraîner une actualisation et des majorations même sans amende.^[3]

Exemple : un distributeur qui a omis sa déclaration

Un distributeur de matériel électrique devait déposer ses déclarations d’ISR et d’IVA d’avril. En juin, son équipe comptable découvre qu’elles n’ont pas été envoyées. Avant d’agir, elle doit vérifier si elle a reçu une demande, examiner les opérations du mois et déterminer s’il y a un impôt à payer.

Scénario A : l’entreprise détecte l’omission avant de recevoir une demande

L’équipe comptable constate que les déclarations d’avril sont toujours en attente et décide de les déposer avant que le SAT ne détecte l’omission ou n’engage une action empêchant de considérer la régularisation comme spontanée.

Dans ce cas, l’entreprise pourrait se régulariser sans amende pour le dépôt tardif, à condition de respecter les conditions de régularisation spontanée prévues à l’article 73 du Code fiscal de la Fédération.

Cependant, si les déclarations font apparaître des impôts qui devaient être payés en avril, l’entreprise devra calculer l’actualisation et les majorations dues au retard. Autrement dit, même si elle peut éviter une amende, le paiement tardif peut générer des coûts supplémentaires.

Scénario B : l’entreprise reçoit une demande du SAT

Supposons maintenant que le SAT détecte la déclaration manquante et notifie une demande au distributeur.

Dans cette situation, déposer la déclaration après la demande n’est plus considéré comme une régularisation spontanée pour cette omission. L’entreprise peut donc être passible d’une amende, selon l’infraction et les dispositions applicables.

Les premières actions de l’équipe comptable doivent être de vérifier la date de notification, d’identifier les déclarations demandées, de vérifier le délai de réponse et de préparer les informations nécessaires. S’il reste des impôts à payer, elle devra aussi déterminer le paiement et les accessoires correspondants.

Ne pas répondre à la demande dans le délai peut entraîner des conséquences supplémentaires ; il est donc important d’en assurer le suivi à temps.

Quelle différence entre les deux scénarios ?

Dans le premier, l’entreprise agit avant l’intervention de l’administration et pourrait éviter une amende. Dans le second, une demande existe déjà, ce qui change l’analyse des sanctions et oblige à respecter les délais fixés.

Erreurs fréquentes lors de la régularisation

• Supposer qu’il n’y avait pas d’obligation parce qu’aucune facture n’a été émise.
• Confondre une déclaration sans impôt à payer avec une déclaration non obligatoire.
• Ignorer les demandes et notifications de la boîte aux lettres fiscale (Buzón Tributario).
• Déposer des données sans rapprocher les CFDI, les banques et les écritures comptables.
• Croire que la régularisation spontanée supprime automatiquement les majorations des impôts payés en retard.

Comment savoir s’il reste des déclarations en attente auprès du SAT ?

Consultez les obligations enregistrées, les accusés disponibles et les services de déclarations et paiements du SAT. Vérifiez aussi la boîte aux lettres fiscale pour repérer des communications ou des demandes. Si les registres ne correspondent pas aux opérations réelles, demandez au responsable comptable un rapprochement avant de déposer des déclarations ou des éclaircissements.

Comment un ERP aide-t-il à préparer l’information comptable ?

Au moment de préparer les déclarations mensuelles, l’équipe comptable doit examiner les ventes, les achats, les factures et les mouvements bancaires. Evidence ERP dispose de modules pour gérer ces informations, selon la souscription et la configuration. Cela peut faciliter la consultation et le rapprochement des registres avant le contrôle fiscal, mais ne signifie pas que le système dépose automatiquement les déclarations ni ne remplace le professionnel responsable.

Organisez vos informations comptables et fiscales avec Evidence ERP

Préparer les déclarations mensuelles exige d’examiner les factures, les recettes, les dépenses, les mouvements bancaires et les écritures comptables. Lorsque ces informations sont gérées dans différents fichiers ou systèmes, l’équipe comptable peut passer plus de temps à chercher des données, repérer des écarts et vérifier les mouvements de la période.

Evidence ERP est un logiciel de gestion dans le cloud qui relie les processus de ventes, d’achats, de facturation, de banques et de comptabilité sur une même plateforme. Cela permet de consulter les informations de différents services et facilite l’examen des registres nécessaires pour préparer les obligations fiscales de votre entreprise.

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