Gestion des achats : contrôlez commandes, réceptions, stock et dépenses depuis un ERP

La gestion des achats regroupe les activités nécessaires pour demander, autoriser, acheter, réceptionner, enregistrer et payer des biens ou des services. Lorsque ce processus est suivi dans des feuilles de calcul ou des systèmes séparés, il est facile de perdre la traçabilité entre ce qui a été demandé, acheté, reçu et payé.

ERP signifie système de planification des ressources d’entreprise : une plateforme qui relie les étapes d’une activité pour travailler avec les mêmes informations.

Avec Evidence ERP, les achats de stock et les frais généraux peuvent être gérés dans le même flux. Le système permet de distinguer les deux types d’achat, de payer plusieurs opérations en un seul mouvement, d’enregistrer des dépenses simples et de contrôler les réceptions partielles lorsque le fournisseur ne livre qu’une partie de la commande.

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Contrôlez les achats de stock et les dépenses, réceptionnez partiellement les commandes, payez plusieurs achats en un seul mouvement et gardez les reliquats visibles dans Evidence ERP.

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Centralisez achats de stock, dépenses, réceptions partielles et paiements dans le même ERP.

Vos données seront traitées conformément à l’Avis de confidentialité d’Evidence Technology.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

C’est le processus par lequel une entreprise identifie un besoin, génère une demande d’achat, crée ou autorise un bon de commande, réceptionne des biens ou des services, enregistre l’achat puis gère son paiement. Dans un ERP, ces étapes restent liées afin que les Achats, les Stocks, les Finances et les Comptes fournisseurs travaillent avec les mêmes informations.

À quoi sert une bonne gestion des achats ?

Elle sert à contrôler les dépenses, à réduire les achats en double, à suivre les livraisons en attente, à séparer les dépenses opérationnelles des acquisitions de stock et à conserver une trace de chaque opération, de son origine jusqu’au paiement.

Quels problèmes apparaissent lorsque les Achats sont gérés en dehors de l’ERP ?

Lorsque demandes d’achat, bons de commande, réceptions, factures et paiements se trouvent dans des fichiers séparés, le risque augmente d’enregistrer des achats deux fois, de perdre des quantités restant à recevoir, de mélanger dépenses et stock ou de payer des opérations sans visibilité sur le statut réel de chaque achat.

Le processus de gestion des achats étape par étape

  1. Détecter le besoin :

    L’opération commence par un besoin interne de produit, de service ou de dépense.

  2. Générer la demande d’achat :

    La demande d’achat documente ce qui est nécessaire et permet de soumettre la demande au circuit interne correspondant.

  3. Créer le bon de commande :

    Une fois le besoin autorisé, l’achat est formalisé auprès du fournisseur.

  4. Réceptionner en totalité ou partiellement :

    Si le fournisseur livre tout, la réception est complète. S’il ne livre qu’une partie, la réception partielle est enregistrée et le reste reste en attente d’une livraison ultérieure.

  5. Enregistrer l’achat :

    L’opération est classée comme achat de Stock ou Dépense, selon le cas.

  6. Gérer la facture et le paiement :

    Les achats peuvent être reliés au processus des comptes fournisseurs et réglés individuellement ou à plusieurs en un seul mouvement, selon l’opération.

Réceptions partielles : définition et importance

Une réception partielle a lieu lorsque le fournisseur livre une quantité inférieure à celle demandée dans le bon de commande. Par exemple, si 100 pièces ont été commandées et que seules 60 arrivent, l’entreprise doit enregistrer ces 60 sans clôturer par erreur les 40 restantes.

Dans Evidence, la réception partielle permet de garder visible ce qui a déjà été reçu et ce qui reste en attente. Cela aide à conserver la traçabilité de la commande, évite de ressaisir l’achat et permet au service Stocks de savoir plus précisément quelle marchandise est déjà entrée.

Exemple pratique

Une entreprise commande 50 équipements au moyen d’un bon de commande. Le fournisseur en livre 30 à la première date, puis les 20 restants 20 jours plus tard. Grâce à la réception partielle, les 30 premiers peuvent être enregistrés comme reçus sans clôturer la commande entière. Les 20 manquants restent en attente jusqu’à la réception de la seconde livraison. En parallèle, l’achat reste relié aux stocks et aux comptes fournisseurs.

Commandés 50 équipements
Première livraison 30 équipements
En attente 20 équipements
Seconde livraison 20 jours plus tard : 20 équipements

Achat de stock vs frais généraux

Achat de stock vs frais généraux
Aspect Achat de stock Frais généraux
Objectif Acquérir des marchandises ou des matériaux suivis en stock. Enregistrer des dépenses opérationnelles ou administratives.
Impact principal Peut augmenter les existences à la réception. Est enregistré comme une dépense d’exploitation.
Exemples Marchandises, pièces détachées, matériaux. Services, dépenses ponctuelles, achats isolés.
Dans Evidence Est identifié comme Type d’achat : Stock. Est identifié comme Type d’achat : Dépense ; pour les opérations isolées, on peut utiliser Dépenses simples.

Que fait la gestion des achats d’Evidence ERP ?

  • Permet de payer plusieurs achats en un seul mouvement.
  • Filtre la liste par Type d’achat : Stock ou Dépense.
  • Permet d’utiliser Dépenses simples pour des achats isolés sans avoir à créer le fournisseur, et de joindre plusieurs factures le cas échéant.
  • Classe les modes de transport ou de réception au moyen d’une liste contrôlée pour éviter les doublons dans les rapports et les itinéraires.
  • Permet de contrôler les réceptions partielles lorsque le fournisseur ne livre qu’une partie de la commande, en gardant visible ce qui reste à recevoir.
  • Intègre le flux aux demandes d’achat, aux bons de commande, aux stocks et aux comptes fournisseurs.

Gestion manuelle vs gestion dans Evidence ERP

Gestion manuelle vs gestion dans Evidence ERP
Processus Contrôle manuel Evidence ERP
Types d’achat Stock et dépenses peuvent se mélanger dans le même fichier. Filtre par Type d’achat : Stock ou Dépense.
Réception partielle Le reliquat est souvent suivi dans des notes ou des fichiers à part. Ce qui est reçu est enregistré et le reliquat est conservé dans la même opération.
Paiements Chaque achat peut finir par être traité séparément. Plusieurs achats peuvent être payés en un seul mouvement.
Achats isolés Peut obliger à créer un fournisseur pour une seule opération. Dépenses simples permet d’enregistrer des achats isolés sans création complète du fournisseur.
Traçabilité Les informations sont dispersées entre plusieurs fichiers. Le flux est relié aux demandes d’achat, aux bons de commande, aux stocks et aux comptes fournisseurs.

Témoignages clients

Des cas réels d’entreprises qui ont réduit les frictions opérationnelles et commencé à prendre des décisions plus claires.

Bolt

L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.

Premelsa

Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.

Enrique Castro
Directeur général de PREMELSA
Comdata

Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.

Mallabesa

Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.

José Arturo Zambrano
Directeur de Mallabesa
Carlos Sanchez

Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.

Carlos Sánchez
Fiscaliste
INGESSA Lutte antiparasitaire, Nettoyage et Jardinage

Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.

ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE

Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour la gestion des achats ?

Evidence ERP permet de gérer les achats de stock et les frais généraux dans le même flux. Les opérations peuvent être reliées aux demandes d’achat, aux bons de commande, aux stocks et aux comptes fournisseurs, tout en contrôlant les réceptions partielles et en enregistrant des dépenses simples.

Questions fréquentes

C’est l’administration du processus d’acquisition, du besoin et de la demande d’achat jusqu’au bon de commande, à la réception, à l’enregistrement de l’achat et au paiement.

Oui. Evidence permet de filtrer les opérations par Type d’achat : Stock ou Dépense.

Oui. La réception partielle permet d’enregistrer ce qui est déjà arrivé et de garder la quantité restante en attente.

Oui. Evidence permet de payer plusieurs achats en un seul mouvement.

Pas nécessairement. Pour les achats isolés, on peut utiliser la fonction Dépenses simples.

Le flux peut être relié des demandes d’achat et des bons de commande jusqu’aux stocks et aux comptes fournisseurs, ce qui évite de gérer chaque étape dans des outils séparés.

Gérez vos achats avec une traçabilité de la demande d’achat jusqu’au paiement

Centralisez achats de stock, dépenses, réceptions partielles et paiements dans le même ERP.

Avec Evidence, vous pouvez réduire les ressaisies, garder les reliquats visibles et assurer la continuité de chaque opération, des Achats jusqu’aux Finances.

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Découvrez comment relier demandes d’achat, bons de commande, réceptions, stocks, dépenses et comptes fournisseurs dans le même flux.

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