Software para negocios moderno vs. antiguos software ERP

Por Equipo Evidence • Sep 29 2021

Las empresas a menudo se centran en el costo y la funcionalidad del software. Y si bien el ajuste funcional del software a los procesos comerciales actuales es importante, la capacidad del software para adaptarse al crecimiento comercial futuro puede ser igualmente vital considerando el costo de actualizar o reemplazar su ERP después de solo dos o tres años. Gran parte de esa adaptabilidad futura depende de la plataforma subyacente sobre la que se construye el software de gestión empresarial (base tecnológica y su modernidad).

Supongamos que usted tiene un software que tiene 21 años en el mercado el cual tiene una base técnica de los años 60, (el caso del 95% de los software del mercado) contra un software para negocios moderno. Veamos un ejemplo gráfico con otro producto, el Grand Wagoneer de 1960 contra el de 1990 y contra el del 2022. En este ejemplo el producto tiene la misma función e incluso es el mismo modelo, pero la diferencia está en la automatización y las nuevas tecnologías.

Grand Wagonner 1990

Grand Wagonner 2022 por www.motor.es

La base técnica del sistema utilizado en su negocio, ya sea ERP o CRM, ¿desde cuándo data?

No se preocupe, lo que ha invertido o gastado no será en vano, ya que tiene lo más valioso: la experiencia, y ahora sabe que necesita y puede pedirlo con lo último en tecnología.

¿Le suena familiar?

Quizás esté trabajando con una solución ERP desde hace bastante tiempo. Se ha familiarizado con sus peculiaridades y limitaciones y, hasta ahora, se ha sentido cómodo con él. Se ha pagado por sí mismo y ha sido un activo comercial definitivo.

Pero últimamente, ha comenzado a darse cuenta de que hay ciertas cosas que su sistema no puede hacer y es posible que se enfrente a situaciones complicadas y costosas solo para mantener su solución ERP actualizada.

Cuando su sistema ERP comienza a tener problemas, su departamento de TI puede invertir horas o incluso días en diagnosticarlos y resolverlos. Debido a que el hardware es costoso y debido a que se hizo un gran esfuerzo para configurarlo según sus necesidades, es posible que tenga la tentación de seguir adelante y hacer que dure el mayor tiempo posible, incluso más allá de su expectativa de vida normal.

No hay nada de malo en tener una “mascota” , pero puede tener un costo en tiempo y recursos. La pregunta es, ¿puede permitirse mantenerlo por mucho más tiempo?

Lo que ha invertido o gastado no será en vano.

Quizás se pregunte si esto es un desperdicio de una inversión costosa, pero su inversión se vuelve más una carga financiera si no continúa cumpliendo su función

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Tome una decisión informada

En el mundo de la nube de hoy, puede acceder a cualquier infraestructura que necesite, mantenerla mientras esté haciendo su trabajo y luego dejar de pagar por ella cuando haya terminado.

Servidores en la nube.

Este nuevo modelo de TI hace que sea más barato y rápido eliminar la infraestructura antigua e implementar una nueva desde cero. Tratar de recuperar la salud de su antigua infraestructura es una pérdida de tiempo y dinero cuando una solución basada en la nube puede estar lista y funcionando rápidamente con pocas interrupciones en sus procesos comerciales diarios. Ya no será necesario el antiguo modelo de TI que se basa en tener un personal de TI trabajando día y noche para mantener su software en funcionamiento. Su proveedor de nube construye su reputación al tener expertos disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana para atender cualquier problema que surja. Es responsabilidad del proveedor garantizar la confiabilidad de los sistemas para que usted pueda concentrarse en su negocio. Con un proveedor de nube confiable, su solución ERP está en muy buenas manos.

Cuando elige Evidence como su plataforma en la nube. La carga de asegurarse de que la infraestructura física sea saludable se elimina de sus hombros y se coloca en manos de los expertos. Todas las preocupaciones y responsabilidades sobre el hardware y su mantenimiento son de nosotros, no suyos. Todo el tiempo y la energía que solía gastar ahora se pueden utilizar mejor para hacer crecer su negocio. Incluso los conceptos básicos de dimensionamiento y monitoreo de su entorno pueden eliminarse de su preocupación. Los servicios gestionados de operaciones en la nube ejecutarán cualquier solución en la nube en su nombre. Ahora sí podrá enfocarse en la innovación para su negocio y olvidarse de ejecutar, mantener y actualizar su solución ERP.

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Haga el cambio a la nube

Cuando adopte la nueva TI en la nube, sus problemas de infraestructura podrían desaparecer en un abrir y cerrar de ojos. Para asegurarse de que la transición sea exitosa, confíe en un socio que conozca no solo la nube sino también su industria. Cada industria tiene problemas únicos y comprender estos problemas requiere experiencia práctica. Nuestros expertos de la industria poseen un profundo conocimiento y experiencia obtenidos de trabajar en esas industrias y de años de estrecha colaboración con nuestros clientes.

Si está listo para recuperar su tiempo y liberarse de una relación de TI poco saludable, comuníquese con los expertos en la nube de Evidence. Podemos mostrarle cómo pasar a la nube.

Probablemente la diferencia más importante es que los más nuevos son más seguros contra los piratas informáticos, que los antiguos.

Los nuevos cuentan con el respaldo de sus proveedores y se actualizan constantemente contra las últimas amenazas de malware.

Si la operación de su negocio depende de un software y no cuenta con un equipo de ciberseguridad, procedimientos y buenas prácticas de reemplazo, mantenimiento de sus servidores y tecnologías, piense bien antes de quedarse con un software antiguo operado de manera local.

Por último, pero no menos importante, muchas operaciones de negocio nuevas como el e-commerce, industria 4.0, integraciones y portales requieren un sistema de negocios reciente.

Otra gran diferencia entre los sistemas modernos y los sistemas antiguos es cómo pueden manejar números cada vez más grandes.

Aquí le mostramos más beneficios de tener un software para negocios moderno:

•   Son más rápidos y eficientes.

•   Tienen menos procesos innecesarios.

•   Tienen mayor capacidad.

•   Ofrecen un mejor rendimiento y confiabilidad.

•   Tienen mejor usabilidad y más funcionalidades.

•   Tienen un diseño más intuitivo y limpio a comparación con los antiguos.

•   No requieren un sistema operativo en específico, solo un navegador web y conexión a internet.

•   Están protegidos de los riesgos de seguridad.

•   Corrige errores y mejora su funcionalidad.

•   Se encuentran siempre en mejora continua.

•   Una única versión de la verdad.

•   Mejora la productividad de su empresa.

•   Menos dolores de cabeza por mantenimiento.

•   Acceso en cualquier momento y lugar.

¡Hay cosas que se parecen, pero no son iguales!

Una solución moderna ofrece repositorios de documentos donde pueden agilizar los procesos en papel, puede pasar de una operación basada en Excel y papel a una solución automatizada basada en la web.

Basado en papel

Basado en Web

En qué se diferencia el software ERP posmoderno del ERP tradicional

Las empresas deben planificar constantemente el futuro. En el mundo de los ERP, el futuro es ahora. Durante más de 25 años, las empresas han implementado y se han beneficiado de las soluciones ERP tradicionales. Su camiseta favorita puede tener 25 años, pero es muy poco probable que utilice tecnología de hace décadas.

Un ERP es una parte integral de su negocio, ¿Por qué no se actualiza con tanta frecuencia como nuestras computadoras, teléfonos celulares, tabletas y televisores? la respuesta es simple: costo y tiempo.

Un ERP tradicional es grande, rígido y caro… realmente caro. Es natural que no cambie su ERP tradicional de inmediato, pero sería beneficioso el permitirse explorar la transición a un ERP posmoderno.

La principal diferencia

Un ERP tradicional podría compararse con la compra de un automóvil nuevo. El distribuidor le permitirá elegir el color, el interior de cuero o tela y algunas otras opciones. Sin embargo, sus opciones se limitan a lo que tiene en el lote o lo que el fabricante tiene en producción.

Ahora imagine que puede diseñar su propio coche. Estilo de automóvil deportivo y potencia con la eficiencia de un híbrido y las más altas calificaciones de seguridad. Luego, unos años más tarde, decide que un SUV es más práctico, por lo que el concesionario simplemente cambia todo por un nuevo estilo de carrocería. Este es un ERP posmoderno. Un ERP central con una flexibilidad casi ilimitada.

Por ejemplo, con la posmodernidad, el ERP central puede ser responsable de las finanzas, las adquisiciones y la gestión de pedidos, mientras que se pueden utilizar soluciones únicas para la gestión de la calidad o la venta minorista. Luego, unos años más adelante, su operación minorista se expande para incluir una presencia en la web o ventas internacionales. Cambia rápida y fácilmente esa parte del ERP.

Flexibilidad

Como es evidente, un ERP posmoderno es mucho más flexible y ágil que su contraparte tradicional. Esto se debe en parte a su capacidad para integrar soluciones únicas según sea necesario. Además, el software se puede cambiar y / o actualizar mucho más rápidamente. Ser flexible es fundamental en un mundo empresarial que cambia constantemente, especialmente si su empresa está creciendo rápidamente.

Personalización

El uso de software ERP posmoderno permite un nivel de personalización que simplemente no está disponible con el software ERP tradicional. No está obligado a tratar de hacer que una solución estándar funcione ni se vea obligado a gastar grandes cantidades de dinero en pequeños cambios personalizados. Tiene la oportunidad de crear soluciones de software y hardware que se adapten precisamente a las necesidades de su negocio y sus requisitos en constante cambio. Obtiene una ventaja competitiva sobre su competencia y un mayor margen de beneficio.

El uso de los recursos de TI de su empresa

Es probable que el departamento de TI esté dedicando bastante tiempo al mantenimiento de su ERP tradicional. Sin embargo, cuando se trata de ERP posmoderno, el sistema a menudo se basa en el sitio y en la nube. Esto aligera la carga de su departamento de TI. Ahora pueden centrarse más en la diferenciación y la innovación.

Implementación continua de actualizaciones

El software ERP posmoderno permite la implementación continua de actualizaciones sin la necesidad de ningún trabajo adicional de su parte. Las actualizaciones realizadas a los sistemas de software ERP tradicionales a menudo requieren un gran gasto en software y / o hardware. Un ERP posmoderno a menudo se puede actualizar solo donde sea necesario. Al combinar software en las instalaciones y basado en la nube, a menudo las actualizaciones se ejecutan de forma continua y sin problemas sin grandes gastos de capital. El beneficio es un rendimiento mejorado constante y el crecimiento de su negocio.

Sencillez

Estos sistemas tienen su parte de problemas, pero con el tiempo han desarrollado procesos para superar la mayoría de las fallas. Los sistemas más nuevos, por otro lado, a menudo requieren una serie de parches de desarrollo para hacer frente a problemas técnicos inesperados. Esta es probablemente la única ventaja real que tiene un sistema heredado sobre una solución más nueva.

Frugalidad

Los costos de los sistemas más antiguos se han amortizado significativamente y, por lo tanto, le brindan un mayor retorno de la inversión (ROI) en comparación con los altos costos iniciales de un sistema más nuevo. A menudo, esto es una justificación para mantener el rumbo, pero es importante tener en cuenta que algunos costos operativos (como el precio que paga por un exceso de procesos manuales y los errores asociados) a menudo no se capturan en este cálculo. Además, este argumento se aplica principalmente a las instalaciones locales, excluidas las soluciones de computación en la nube y las soluciones alojadas, que tienen un costo inicial significativamente menor.

Adopción de usuarios

En su mayor parte, su personal se ha familiarizado con las operaciones de su sistema. Con un nuevo sistema, el re entrenamiento es a menudo un desafío, incluso para las empresas que prosperan en una cultura de cambio. Esto es especialmente cierto para las empresas que han estado ejecutando un sistema en particular durante tanto tiempo que está arraigado en sus reflejos operativos y cultura, o en el caso de las empresas para las que cualquier interrupción en las actividades puede tener un efecto paralizante.

Sistemas ERP heredados frente a modernos. ¿Quién gana?

Los sistemas ERP heredados evolucionaron a partir de los sistemas de planificación de requisitos de materiales (MRP) y entraron en presencia en los años 80 y 90. Su capacidad para atender diversas funcionalidades de fabricación, como inventario, finanzas y contabilidad, programación, gestión de producción, planificación empresarial, etc., los convirtió en una elección instantánea de los fabricantes. Estos sistemas se construyeron utilizando programación patentada o heredada y debían instalarse en las instalaciones de un sitio de fabricación. Hasta cierto punto, los ERP heredados permitían a los fabricantes controlar y administrar sus operaciones. Si un fabricante quería capacidades de múltiples sitios, entonces la misma instancia de ERP tenía que instalarse en los otros sitios y conectarse entre sí mediante capacidades de red. Para las funcionalidades de terceros y las capacidades adicionales, debían programarse e integrarse adicionalmente con el ERP.

A medida que pasaba el tiempo y crecían las empresas, los sistemas ERP heredados se cargaban con más funcionalidades y capacidades. Esto provocó repetidas ralentizaciones, una estructura basada en silos que desconectaba cada departamento / sucursal entre sí. La inteligencia empresarial era un sueño lejano debido a que los conjuntos de datos eran diferentes y estaban desconectados entre sí. Para realizar un análisis en profundidad, el personal tuvo que extraer manualmente los datos y ejecutar un análisis sobre ellos, lo que consumía mucho tiempo.

La incompatibilidad de datos entre el ERP y los sistemas de terceros aumentó la dependencia del equipo de TI, redujo la eficiencia operativa, interrumpió la producción, aumentó la pérdida de tiempo, mano de obra y materiales y aumentó los costos.

Comparando legacy ERP con sistemas ERP modernos

Los sistemas ERP modernos logran lo que los sistemas ERP heredados no pueden, es decir, la centralización de datos y comunicaciones, además de una integración completa de todos los módulos de fabricación. Comparemos cómo los sistemas ERP modernos superan a sus predecesores en términos de características y rendimiento.

¿Me quedo con mi sistema ERP actual?

Para responder a esta pregunta, primero deberá plantear algunas preguntas de sondeo más:

• ¿Está utilizando su sistema en toda su capacidad?

• ¿Su sistema proporciona un reflejo preciso de su negocio?

• ¿Puede diseñar una nueva lógica empresarial dentro de su sistema existente para alcanzar sus objetivos?

• ¿Puede conectar sus procesos a todas las áreas relacionadas de su sistema para obtener la visibilidad deseada?

• ¿Puede implementar procesos fácilmente dentro de su organización? ¿Puede realizar traducciones fáciles de la lógica del sistema a las operaciones?

• ¿Tiene la capacidad de rastrear y evaluar su proceso en su ejecución?

• ¿Mi proveedor proporciona actualmente las herramientas necesarias para mitigar las deficiencias del sistema actual?

• ¿Puede mi sistema responder a la hoja de ruta de mi negocio y a la evolución de mi mercado?

¿Actualizo al nuevo sistema?

Esta es una pregunta que muchas empresas hacen con sentimientos encontrados. Por un lado, tendrá que lidiar con un nuevo proveedor para los aspectos críticos de su organización, junto con toda la incertidumbre que trae este camino. Y, por otro lado, tiene la oportunidad de encontrar una solución que sea capaz de abordar los desafíos que enfrenta y los desafíos venideros, tanto ahora como en el futuro.

Si bien un nuevo sistema puede ser extremadamente disruptivo, ofrece algunas ventajas importantes:

Nueva lógica empresarial:

Encontrará que algunas de las cosas que solía hacer de cierta manera con su sistema anterior han evolucionado positivamente, o que ahora es posible hacer cosas que deseaba, pero que nunca pudo hacer antes, especialmente si está ejecutando un sistema muy anticuado.

Las soluciones actuales tienen un fuerte enfoque en la facilidad de uso y la capacidad de configuración, lo que aumenta enormemente la eficacia operativa, especialmente cuando se combina con procesos configurables por el usuario.

Además, algunos ofrecen versiones pre configuradas de sus soluciones basadas en las mejores prácticas de la industria. Si bien es posible que dicho software pre configurado no se adapte fácilmente a su negocio, ofrece la ventaja de una configuración estable que está lista para usar.

Ahorro de costos:

Según su configuración actual y los requisitos de mantenimiento, un nuevo sistema puede tener un costo inicial más alto. Pero en su evaluación, debe considerar los costos totales tal como están de administrar una colección de hojas de cálculo, lidiar con otros procesos manuales y resolver las otras deficiencias de su sistema.

Si tiene en cuenta estos tipos de costos en su proceso de selección, es posible que el ROI de un nuevo sistema no sea una consideración a largo plazo.

Además, el software como servicio (SaaS) puede ser una opción interesante si tiene limitaciones financieras con respecto a los costos de instalación y mantenimiento.

Sostenibilidad:

Los sistemas antiguos tienen la conocida costumbre de ser incompatibles con muchas tecnologías nuevas. Y, si está buscando adoptar soluciones puntuales más nuevas, es posible que no pueda aprovechar todo el potencial de su nueva adquisición.

Además, cuanto más antiguo sea su sistema, más vulnerable a fallas del sistema será. Para empeorar las cosas, hacer una copia de seguridad de sus sistemas con fines de recuperación puede ser problemático si sus sistemas principales están inactivos y no puede asegurar el equipo de reemplazo.

Retención de empleados:

La mayoría de las empresas buscan miembros innovadores y enérgicos para unirse a su equipo, y las nuevas generaciones de profesionales tienden a ser bastante exigentes con las herramientas que utilizan, tanto en su vida personal como profesional. Los empleados más jóvenes esperan más funcionalidad de las herramientas que usan, especialmente si se espera que proporcionen resultados rápidamente. No reconocer y responder a esta amenaza podría ser un motivo para que busquen mejores oportunidades en otros lugares.

Por otro lado, un nuevo sistema requerirá más capacitación que una actualización, y los empleados más establecidos pueden tener dificultades para adoptarlo dependiendo de su aceptación individual del cambio y su grado de conocimiento de las computadoras. Los empleados más jóvenes tienden a ser más conocedores de la tecnología y es probable que aprendan nuevas herramientas con mayor facilidad.

Conectividad:

Con un sistema desactualizado, es posible que tenga que construir puentes repetidamente hacia nuevas soluciones puntuales, lo que probablemente consuma mucho esfuerzo para obtener un rendimiento insatisfactorio de las expectativas. Al adoptar un nuevo sistema con sólidas capacidades de conexión, se obtiene más flexibilidad para implementar nuevas funciones en un número cada vez mayor de espacios geográficos a largo plazo.

Una palabra final

Las empresas a menudo se centran demasiado en consideraciones operativas y presupuestarias inmediatas (en contraposición a las evaluaciones de infraestructura) debido a presiones inmediatas. Sin embargo, un enfoque proactivo para evaluar periódicamente su infraestructura de TI ayudará a evitar la necesidad actual de una gestión de crisis significativa mañana (que a menudo es demasiado pequeña, demasiado tarde), así como el costo de las oportunidades perdidas en el camino.

Sin embargo, en última instancia, la forma en que responda a estas preguntas depende de su evaluación de las amenazas potenciales y los costos operativos asociados de sus procesos tal cual en comparación con el costo de una plataforma actualizada o un nuevo sistema ERP.

También es importante comprender los cambios que se llevarán a cabo si elige adoptar un sistema ERP.

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La transparencia de precios le ayudará a analizar antes de comenzar con nuestro sistema y un equipo profesional le asistirá en su proceso en todo momento.

Equipo Evidence

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