L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Demandes d’achat avec approbation par responsable
Contrôlez qui examine chaque demande, quel montant peut être approuvé et quand une commande peut être confirmée.
Bon de commande BC-00842Demande du service Maintenance : pièces détachées
Montant de la commande48 500,00 $
Limite du responsable
48 500,00 $
0 $100 000,00 $
Dans sa limite : peut approuver Le montant dépasse sa limite
- DemandeLe besoin est enregistré
- ApprobationLa limite de montant est vérifiée
- Commande d’achatL’achat peut continuerConfirmation impossible sans approbation
Demandes d’achat avec approbation : contrôler avant d’engager la dépense
Une demande d’achat formalise un besoin interne avant sa conversion en commande. Dans Evidence ERP, une commande en attente doit d’abord être approuvée ; la limite de montant attribuée au responsable est alors vérifiée, et la commande ne peut pas être confirmée sans approbation. Le système peut également limiter la visibilité aux demandes attribuées à l’utilisateur ou créées par lui et ajouter des champs de signature au PDF du bon de commande.
Une entreprise peut perdre le contrôle des achats bien avant de recevoir une facture. Le problème commence lorsqu’une personne demande un matériel, un service ou une fourniture et que la demande passe directement aux achats sans préciser qui l’a faite, qui doit l’examiner ni quelle limite d’approbation s’applique. La demande d’achat aide à distinguer deux décisions qu’il ne faut pas confondre : « nous devons acheter ceci » et « l’entreprise autorise cette dépense ». Lorsque les deux étapes sont documentées, le service Achats peut traiter des demandes déjà soumises à l’examen nécessaire, au lieu d’être à la fois l’équipe qui décide, exécute et justifie l’achat.
Demande d’achat et commande d’achat sont différentes
Distinguer le besoin interne, l’approbation et l’achat formel permet de clarifier la responsabilité de chaque étape.
| Étape | Rôle dans le processus |
|---|---|
| Demande d’achat | Exprime un besoin interne : ce qui est nécessaire et qui en fait la demande. Cela ne signifie pas encore que l’achat peut être confirmé. |
| Approbation | Vérifie si la demande peut avancer selon les pouvoirs et la limite de montant du responsable. |
| Commande d’achat | Formalise l’acquisition auprès du fournisseur lorsque le processus interne permet de continuer. |
L’approbation intervient avant la confirmation de la commande
Dans Evidence, une commande en attente doit d’abord être approuvée. La limite de montant définie pour le responsable s’applique à cette étape. Par exemple, si une personne est autorisée à approuver jusqu’à un certain montant, cette condition est vérifiée lors de l’approbation ; une commande ne peut être confirmée sans cette étape.
À définir avant de numériser les demandes d’achat
Un système peut appliquer des règles, mais l’entreprise doit d’abord établir des règles claires. Avant de configurer le processus, il convient de définir qui peut faire une demande, qui peut l’approuver et jusqu’à quel montant chaque responsable peut le faire. Il faut également déterminer les succursales ou demandes que chaque utilisateur doit consulter.
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Les services autorisés à créer des demandes et les informations minimales à saisir.
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La personne responsable de l’approbation avant la confirmation de la commande.
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La limite de montant applicable à chaque utilisateur habilité à approuver.
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Les utilisateurs qui doivent voir toutes les demandes et ceux qui ne doivent voir que celles qui leur sont attribuées ou qu’ils ont créées.
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La manière de documenter l’approbation lorsque le bon de commande est partagé ou imprimé.
Visibilité : afficher ce qui concerne chacun sans encombrer la liste
À mesure que le nombre de demandes augmente, trouver celles qui nécessitent une attention devient aussi important que leur enregistrement. Evidence conserve les demandes dans une liste et permet de vérifier le filtre « Uniquement attribuées », le statut, la succursale et les autorisations de l’utilisateur lorsqu’une demande attendue n’apparaît pas.
L’autorisation « Uniquement attribuées » permet à un utilisateur de voir seulement les demandes qui lui sont attribuées et celles qu’il a créées. Cette méthode aide les responsables à se concentrer sur leurs demandes plutôt que sur le volume de toute l’entreprise.
Demandes d’achat
Statut Succursale 5 demandes 3 demandes
- DA-0311 Pièces détachéesMaintenance Attribuée à moi En attente
- DA-0312 Produits d’entretienServices généraux Créée par moi En révision
- DA-0313 PapeterieAdministration Autre service En attente
- DA-0314 Matériel informatiqueInformatique Autre service En révision
- DA-0315 OutillageMaintenance Attribuée à moi En attente
Catalogues partagés : éviter les saisies différentes pour une même information
Le processus de demande d’achat n’est pas isolé des autres modules. Dans Evidence, chaque catalogue est géré par le service responsable : les clients dans le CRM, les fournisseurs dans les Achats et les produits ou services dans les Entrepôts. Les équipes peuvent ainsi réutiliser les informations dans différentes opérations et éviter de créer plusieurs versions des mêmes données pour une demande.
Rendre l’approbation visible aussi sur le document
Lorsqu’une entreprise doit conserver une preuve visible d’approbation sur un document imprimé ou partagé, Evidence propose l’option « Afficher les champs de signature », qui ajoute des espaces de signature à la fin du PDF du bon de commande. Cette option est utile lorsque le PDF fait partie d’un dossier, est partagé avec d’autres services ou doit comporter des espaces réservés aux responsables. Elle ne remplace pas la règle du système : la commande doit toujours être approuvée avant sa confirmation.
Problèmes que le flux d’approbation des demandes peut aider à prévenir
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Commandes confirmées sans examen préalable du responsable.
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Achats dépassant le montant qu’un utilisateur est autorisé à approuver.
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Demandes perdues dans des messages ou des courriels sans statut commun.
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Doutes sur la personne qui devait approuver un achat avant son envoi au fournisseur.
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Listes encombrées de demandes qui ne concernent pas l’utilisateur qui les consulte.
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Documents imprimés sans espace pour conserver une preuve d’approbation lorsque la politique interne l’exige.
Un exemple simple
Supposons que le service Maintenance ait besoin de pièces détachées.
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Un utilisateur enregistre la demande, qui devient disponible dans la liste.
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Le responsable examine la demande et, avant la confirmation de la commande, approuve l’opération dans la limite de montant qui lui est accordée.
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Le service Achats peut alors poursuivre avec une demande qui a passé le point de contrôle interne.
La même logique s’applique aux achats administratifs, aux matériaux, aux services ou aux besoins d’une succursale : la demande décrit le besoin ; l’approbation vérifie qu’il peut avancer ; la commande formalise l’achat.
Indicateurs opérationnels à suivre
L’approbation est essentielle, mais il est également utile de suivre le temps pendant lequel les demandes restent en attente, les services qui en créent le plus et le nombre de commandes bloquées faute d’approbation. Ces indicateurs issus de l’activité permettent de distinguer contrôle et bureaucratie : si toutes les demandes sont bloquées, la politique doit peut-être être ajustée ; si aucune n’est examinée, le contrôle peut être insuffisant.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
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Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
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