L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Demandes d’achat
Demandes d’achat : contrôlez demandes, autorisations et commandes depuis votre ERP
Evidence ERP est un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui aide à centraliser le processus d’achat.
Une demande d’achat est la demande interne par laquelle un service formalise un besoin avant l’émission d’un bon de commande. Bien gérée, elle aide à valider ce qui est nécessaire, qui le demande, ce qui peut être autorisé et ce qui doit rester en attente. Avec Evidence ERP, les demandes d’achat font partie du flux d’achat et sont contrôlées au moyen de permissions et de statuts avant de devenir des bons de commande.
Contrôlez les demandes avant qu’elles ne deviennent des achats.
Demandez une démonstration d’Evidence ERP
Découvrez comment centraliser demandes, permissions, quantités en attente et bons de commande dans un même flux.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
C’est un document interne utilisé pour demander l’acquisition de biens ou de services avant de formaliser l’achat auprès d’un fournisseur. Son objectif est de laisser une trace du besoin et de le soumettre au contrôle interne correspondant. La demande d’achat intervient avant le bon de commande : on demande et on valide d’abord en interne ; ensuite, le cas échéant, le bon de commande est généré.
Demande d’achat vs bon de commande
| Critère | Demande d’achat | Bon de commande |
|---|---|---|
| Objectif | Demander et valider un besoin en interne | Formaliser l’achat auprès du fournisseur |
| Moment | Avant l’achat | Après l’approbation de la demande |
| Usage | Interne | Externe / fournisseur |
| Résultat attendu | Autorisation de poursuivre | Achat formalisé |
| Dans Evidence ERP | Première étape du processus | Document postérieur à la demande |
Faites défiler horizontalement pour consulter le tableau complet.
Comment fonctionne le processus de demande d’achat ?
Un statut est l’étape à laquelle se trouve une demande. Ses permissions déterminent quels utilisateurs peuvent la créer, la modifier ou poursuivre le processus.
-
Le service demandeur identifie le bien ou le service dont il a besoin.
-
Un utilisateur disposant de la permission Créer enregistre une nouvelle demande.
-
La demande progresse à travers les statuts définis dans le processus.
-
Les utilisateurs autorisés ne peuvent la modifier que lorsque le statut et leurs permissions le permettent.
-
Si le budget ne couvre pas toute la quantité demandée, seule une partie peut être traitée et le reste conservé en attente.
-
Lorsqu’il convient de poursuivre, la demande devient un bon de commande et conserve la référence du processus.
Le problème de gérer les demandes d’achat en dehors de l’ERP
Lorsque les demandes arrivent par e-mail, messages, feuilles de calcul ou autorisations verbales, l’entreprise perd de la visibilité sur qui a demandé quoi, ce qui a été autorisé et ce qui reste en attente. Cela peut entraîner des achats répétés, des modifications après une autorisation, des dépenses non justifiées et des besoins oubliés lorsque le budget ne permet d’acheter qu’une partie.
Comment Evidence ERP le résout
-
Active la création de nouvelles demandes selon la permission Créer.
-
Contrôle la modification des demandes selon le statut et la permission Modifier.
-
Intègre la demande comme étape préalable au bon de commande.
-
Permet de suivre les quantités en attente lorsque seule une partie de la demande est achetée.
-
Permet de filtrer, rechercher et exporter les informations vers Excel et PDF.
-
Relie le processus aux bons de commande, aux fournisseurs et aux stocks.
Exemple pratique : achat partiel sans perdre le reliquat
Un service demande 10 pièces d’une fourniture. Le budget disponible ne permet d’en acheter que 6. Au lieu de clôturer le processus et de saisir une nouvelle demande plus tard, la demande d’achat permet de conserver les 4 pièces restantes en attente pour les reprendre lorsque le budget le permettra. La traçabilité du besoin initial est ainsi préservée et le risque de dupliquer ou de perdre la demande est réduit.
Contrôle des permissions par statut
L’un des différenciateurs d’Evidence ERP est de séparer la permission de créer une demande de celle de la modifier à chaque étape. Cela aide à éviter que n’importe quel utilisateur modifie une demande déjà envoyée ou se trouvant dans un statut soumis au contrôle interne.
| Situation | Sans contrôle par statut | Avec Evidence ERP |
|---|---|---|
| Création | Peut être dispersée entre les utilisateurs | Uniquement les utilisateurs disposant de la permission Créer |
| Modification | Risque de modifications ultérieures non contrôlées | Dépend du statut et de la permission Modifier |
| Achat partiel | Le reliquat peut se perdre | Peut être conservé pour être repris plus tard |
| Continuité | Demande et bon de commande peuvent rester séparés | La demande précède le bon de commande |
Faites défiler horizontalement pour consulter le tableau complet.
Quelles données faut-il définir dans une demande d’achat ?
Les informations exactes dépendent de la politique interne de chaque entreprise, mais une demande bien structurée identifie généralement le besoin, le demandeur, les articles ou services requis, les quantités, les dates et les références nécessaires pour que le service Achats puisse l’examiner et poursuivre le processus. Définir ces données dès le départ évite que le service Achats renvoie la demande faute d’informations et accélère la demande de devis et l’émission du bon de commande.
Pour quelles entreprises est-ce particulièrement utile ?
-
Entreprises qui exigent une autorisation avant d’engager un achat.
-
Organisations avec plusieurs services demandeurs et un service Achats central.
-
Entreprises qui doivent garder le contrôle sur les modifications des demandes déjà envoyées.
-
Entreprises qui achètent fréquemment des quantités partielles en raison de contraintes budgétaires.
-
Activités qui doivent relier les demandes d’achat aux bons de commande et aux stocks.
Intégration avec le reste de l’ERP
- Demande d’achat
- Bon de commande
- Fournisseur
- Stock
L’avantage de travailler dans l’ERP est que la demande ne reste pas isolée sous forme de fichier ou d’e-mail : elle fait partie du flux qui se poursuit ensuite vers le bon de commande, la relation avec les fournisseurs et le contrôle des stocks.
Contrôlez le processus avant d’acheter
Planifiez une démonstration d’Evidence ERP et découvrez comment centraliser demandes, permissions, quantités en attente et bons de commande dans un même flux.
Planifiez une démonstration
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour contrôler les demandes d’achat ?
Evidence ERP est un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui intègre les demandes d’achat aux bons de commande, aux fournisseurs et aux stocks. Il permet de centraliser les demandes, les permissions par statut, les quantités en attente, les filtres, les recherches et les exports vers Excel et PDF dans le processus d’achat. La configuration et les permissions de chaque entreprise déterminent les champs et les actions disponibles.
Questions fréquentes sur les demandes d’achat
C’est une demande interne qui documente un besoin d’achat avant la génération d’un bon de commande.
La demande d’achat sollicite et valide l’achat en interne ; le bon de commande formalise l’acquisition auprès du fournisseur.
Un utilisateur disposant de la permission Créer.
Uniquement lorsque le statut est modifiable et que l’utilisateur dispose de la permission correspondante.
Il est possible d’acheter une partie et de conserver le reste en attente dans la même demande pour le reprendre plus tard.
Lorsqu’il convient de poursuivre, la demande devient un bon de commande.
Oui. En exigeant que l’achat parte d’une demande soumise au contrôle interne, on réduit le risque de lancer des achats en dehors du processus établi.
Oui. La fonctionnalité prévoit des filtres, une recherche et l’export de rapports vers Excel et PDF.
Contrôlez le processus avant d’acheter
Contrôlez les demandes avant qu’elles ne deviennent des achats.
Planifiez une démonstration d’Evidence ERP et découvrez comment centraliser demandes, permissions, quantités en attente et bons de commande dans un même flux.
Découvrez comment le processus de demande d’achat peut s’organiser selon les permissions, les statuts et les politiques internes de votre entreprise.
Demandez une démonstration d’Evidence ERP
Découvrez comment centraliser les demandes d’achat, les permissions, les quantités en attente et les bons de commande dans un même processus.
En envoyant ce formulaire, vous acceptez qu’Evidence Technology utilise vos données pour donner suite à votre demande, conformément à son avis de confidentialité.