Autorisation des achats

Un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) relie les informations et les processus d’une entreprise. Sur cette page, il s’agit du système où le processus d’achat est structuré.

Autorisation des achats par tranche de montant dans votre ERP

Autoriser un achat consiste à établir un filtre de contrôle avant de confirmer une commande. Dans Evidence ERP, chaque utilisateur peut disposer d’une tranche de montant autorisable et la commande ne peut pas être confirmée tant qu’elle n’a pas fait l’objet de l’autorisation correspondante.

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Le contrôle du montant intervient à l’étape de l’autorisation, et non après la confirmation de l’achat. L’autorisation devient ainsi une condition préalable du processus, et non un contrôle a posteriori.

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Qu’est-ce que l’autorisation des achats ?

L’autorisation des achats est le processus par lequel une entreprise définit qui peut approuver une acquisition avant que la commande ne soit confirmée. Son objectif est de séparer la demande ou la préparation d’un achat de la capacité à l’approuver, notamment lorsque des limites financières dépendent du poste ou du niveau de responsabilité.

Dans les systèmes ERP, cette pratique fait généralement partie du contrôle interne du cycle d’achat. Les solutions du marché l’associent habituellement à des limites de montant, des utilisateurs autorisés, des statuts d’approbation et au blocage du document jusqu’à ce que les règles définies soient respectées.

Quel problème cette fonction résout-elle ?

  • Évite qu’une commande soit confirmée sans examen préalable.

  • Définit clairement le montant que chaque utilisateur peut autoriser.

  • Réduit le risque d’approuver des achats qui dépassent le niveau attribué à une personne.

  • Maintient l’autorisation dans le même flux opérationnel que les demandes d’achat et les commandes.

  • Facilite la traçabilité du processus avant que l’achat ne passe aux comptes fournisseurs.

La traçabilité signifie pouvoir suivre ce qui s’est produit dans le processus et à quel moment, avant que l’achat ne passe aux comptes fournisseurs.

Comment fonctionne l’autorisation des achats dans Evidence ERP ?

  1. Le besoin est créé

    L’achat peut provenir du flux des demandes d’achat et des commandes.

  2. La commande est préparée

    La commande contient les données et le montant qui doivent être confirmés.

  3. L’autorisation est demandée

    Le système compare le montant avec la tranche autorisable de l’utilisateur.

  4. La commande est autorisée

    Si l’utilisateur dispose de l’autorité nécessaire pour ce montant, la commande peut être autorisée.

  5. La commande est confirmée

    La confirmation ne peut avoir lieu qu’après l’autorisation.

  6. Le cycle continue

    L’opération se poursuit vers les comptes fournisseurs et les processus d’achat suivants.

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Autoriser n’est pas la même chose que confirmer

Cette différence est importante pour présenter correctement la fonctionnalité. L’autorisation vérifie que le montant se trouve dans les limites accordées à l’utilisateur. La confirmation est l’étape suivante qui permet de poursuivre officiellement la commande. Dans Evidence, la confirmation dépend de l’existence préalable de l’autorisation.

Différence entre autoriser et confirmer un achat
Concept Fonction dans le processus
Autoriser Valider l’achat selon la tranche de montant autorisée pour l’utilisateur.
Confirmer Poursuivre avec la commande une fois qu’elle a été autorisée.

Exemple pratique d’autorisation par montant

Hypothèse pratique: Supposons qu’une entreprise définisse qu’un utilisateur donné peut autoriser des achats jusqu’à 5 000 $. Si cet utilisateur reçoit une commande dans cette tranche, il peut l’autoriser conformément à ses pouvoirs. Si le montant dépasse ce qui lui est autorisé, une personne disposant de la tranche correspondante devra intervenir selon la configuration interne de l’entreprise.

Règle clé

Une commande non autorisée ne peut pas être confirmée.

Message commercial: Evidence aide à transformer les limites d’achat internes en une règle opérationnelle dans l’ERP : l’achat est d’abord autorisé, puis confirmé.

Autorisation manuelle vs. autorisation dans un ERP

Comparaison entre un contrôle manuel et Evidence ERP
Contrôle manuel Evidence ERP
L’autorisation peut rester dans des e-mails, des discussions ou des messages séparés. L’autorisation fait partie du flux de la commande.
Il est facile de perdre la visibilité sur la personne habilitée à approuver un certain montant. La tranche autorisable est attribuée par utilisateur.
Une commande pourrait continuer avant la fin de l’examen. La confirmation reste bloquée jusqu’à l’obtention de l’autorisation.
Les preuves du processus peuvent être dispersées. Le contrôle reste dans le cycle d’achat.

Comment cette fonction s’intègre-t-elle au reste d’Evidence ERP ?

Flux intégré

  1. Demandes d’achat
  2. Commandes
  3. Autorisation des achats
  4. Comptes fournisseurs

En outre, la fonction documente que le module d’achat permet de payer plusieurs achats en un seul mouvement et d’utiliser une liste contrôlée pour les modes de transport ou de réception, afin d’éviter les doublons de saisie dans ces catalogues.

Pour quelles entreprises cette fonction est-elle particulièrement utile ?

Cette fonctionnalité convient aux organisations qui gèrent des hiérarchies d’approbation par montant et qui doivent éviter qu’un utilisateur puisse confirmer une commande sans avoir d’abord franchi le filtre d’autorisation. Elle est particulièrement pertinente lorsque plusieurs personnes ont différents niveaux de responsabilité financière.

Bonnes pratiques pour définir les tranches d’autorisation

  • Attribuer des limites de montant adaptées au poste et au niveau de responsabilité.
  • Documenter en interne les personnes habilitées à autoriser chaque tranche.
  • Éviter qu’une même personne concentre inutilement l’ensemble du processus de demande, d’autorisation et de confirmation.
  • Revoir périodiquement les tranches lorsque les postes, les responsabilités ou les politiques internes changent.
  • Maintenir le flux d’autorisation dans l’ERP afin de réduire les contrôles parallèles par e-mail ou Excel.

Témoignages clients

Des cas réels d’entreprises qui ont réduit les frictions opérationnelles et commencé à prendre des décisions plus claires.

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L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.

Premelsa

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Directeur général de PREMELSA
Comdata

Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.

Mallabesa

Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.

José Arturo Zambrano
Directeur de Mallabesa
Carlos Sanchez

Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.

Carlos Sánchez
Fiscaliste
INGESSA Lutte antiparasitaire, Nettoyage et Jardinage

Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.

ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE

Evidence ERP comme règle opérationnelle pour l’autorisation des achats

Evidence ERP aide à centraliser les informations opérationnelles et administratives et permet de structurer les processus d’entreprise dans des modules connectés. Pour l’autorisation des achats, le contrôle documenté vérifie le montant pendant l’autorisation et bloque la confirmation de la commande jusqu’à l’obtention de cette autorisation.

Questions fréquentes

Grâce à une tranche attribuée à chaque utilisateur et vérifiée à l’étape de l’autorisation.

Non. Dans Evidence, la confirmation dépend de l’autorisation préalable de la commande.

Non. La tranche de montant est vérifiée pendant l’autorisation ; la confirmation peut ensuite continuer après ce filtre.

La capacité confirmée est la tranche autorisable par utilisateur et le blocage de la confirmation jusqu’à l’existence de l’autorisation.

Oui, la fonction indique que plusieurs achats peuvent être payés en un seul mouvement.

Il n’existe pas d’obligation fiscale spécifique pour cette fonction ; il s’agit d’un contrôle interne du processus d’achat.

Contrôlez vos achats avant de les confirmer

Définissez des tranches d’autorisation par utilisateur et évitez qu’une commande avance sans passer par le filtre correspondant.

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