L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Import des factures d'achat en XML ou PDF
Dans Evidence ERP, Nouvel achat > Import de facture permet de téléverser un XML ou un PDF ou de sélectionner un document depuis le Gestionnaire de documents. Le parcours indique que le système lit le fichier, demande de confirmer l'import des éléments et demande de relier les éléments et les taxes de la facture aux catalogues d'Evidence avant d'exécuter Importer les produits.
Nouvel achatImport de facture
facture-fournisseur.xml
- Série CFDI
- A
- Folio CFDI
- 1048
- UUID
- 6F2C9A1E-3B7D-4C10-9E2A-5D8F1B3C7A64
- Usage CFDI
- G01 Acquisition de marchandises
Vis hexagonale 1/2 in
À relier
TOR-012 Vis hexagonale 1/2"
Écrou hexagonal 1/2 in
À relier
TUE-012 Écrou hexagonal 1/2"
Rondelle plate 1/2 in
À relier
RON-012 Rondelle plate 1/2"
TVA transférée 16 %
À relier
Taxe configurée 16 %
Fichier lu : confirmez l'import de 3 éléments Reliez chaque élément et chaque taxe à vos catalogues 3 éléments prêts pour poursuivre l'achat
Pourquoi importer une facture au lieu de la ressaisir ?
Lorsqu'une facture fournisseur contient déjà la série, le folio, l'UUID, les éléments et les taxes, la ressaisir à la main ajoute du travail et laisse place à des écarts entre la facture reçue et l'achat enregistré. Le parcours d'import permet de partir du document existant et de concentrer la vérification sur le rapprochement correct de ces informations avec les catalogues internes.
Problèmes qu'il aide à résoudre
-
Saisir à la main des éléments déjà documentés sur la facture du fournisseur.
-
Enregistrer un UUID, un folio ou une référence différents de ceux de la facture reçue.
-
Relier les produits du fournisseur au catalogue interne sans vérification structurée.
-
Appliquer les taxes du CFDI à de mauvais paramétrages internes et ne découvrir l'écart qu'après.
Transformez la facture du fournisseur en informations exploitables pour l'achat
| Étape | Ce qu'affiche Evidence | Résultat |
|---|---|---|
| Origine du document | XML, PDF ou sélection depuis le Gestionnaire de documents | La facture devient disponible dans le parcours Nouvel achat. |
| Données CFDI | Série, folio, UUID, usage CFDI et référence | L'utilisateur vérifie les identifiants avant de poursuivre. |
| Rapprochement des catalogues | Les éléments et les taxes de la facture sont reliés aux catalogues d'Evidence | Les informations externes s'adaptent à la structure opérationnelle de l'ERP. |
Périmètre dans Evidence
Dans Import de facture, on peut téléverser un XML ou un PDF, ou choisir un document depuis le Gestionnaire de documents. Evidence lit le fichier et demande de confirmer les éléments. Avant l'import, l'utilisateur relie les éléments et les taxes aux catalogues de l'ERP. L'écran comprend Série, Folio, UUID, Usage CFDI et Référence.
| Fonctionnalité | Application |
|---|---|
| Joindre la facture | Téléverse un XML ou un PDF depuis Nouvel achat. |
| Sélectionner depuis le gestionnaire | Utilise un document déjà disponible dans le Gestionnaire de documents. |
| Lecture du fichier | Evidence lit le fichier et demande de confirmer les éléments. |
| Relier les éléments | Relie les éléments de la facture aux catalogues de l'ERP. |
| Relier les taxes | Relie les taxes du document au paramétrage d'Evidence. |
Exemple pratique
Le fournisseur envoie une facture avec trois éléments. L'utilisateur joint le XML, vérifie les données CFDI, relie chaque élément à son produit dans Evidence et valide les taxes. Il exécute ensuite Importer les produits et poursuit l'achat. Le parcours réduit la ressaisie tout en conservant une vérification humaine.
Comment importer une facture fournisseur dans un achat
-
1
Joignez le documentTéléversez le XML/PDF ou sélectionnez-le depuis le Gestionnaire de documents.
RésultatVous démarrez l'achat à partir de la facture reçue.
-
2
Vérifiez les données CFDIValidez la série, le folio, l'UUID, l'usage CFDI et la référence lorsqu'ils sont disponibles.
RésultatVous conservez les identifiants de la facture dans le parcours.
-
3
Confirmez les élémentsEvidence demande de confirmer l'import des éléments lus.
RésultatVous évitez d'ajouter des lignes sans vérification.
-
4
Reliez les cataloguesReliez les éléments et les taxes aux produits et aux paramétrages d'Evidence.
RésultatLa facture s'aligne sur la structure de l'ERP.
-
5
Importez les produitsExécutez l'action Importer les produits après avoir vérifié les rapprochements.
RésultatLes éléments sont prêts pour poursuivre l'achat.
Du document fiscal à l'opération d'achat
Le parcours relie la facture reçue à l'achat que prépare l'utilisateur. Si le CFDI se trouve déjà dans le Gestionnaire de documents, il peut être sélectionné depuis celui-ci ; s'il arrive sous forme de fichier, il peut être joint depuis l'achat lui-même. Une fois les éléments et les taxes reliés, le document est prêt à poursuivre le processus d'achat selon le paramétrage et les actions ultérieures de l'utilisateur.
Référence fiscale en vigueur
Le SAT maintient le CFDI 4.0 comme version valide et l'Annexe 20 en définit la structure. Le XML est le fichier structuré de la facture électronique, et le SAT permet de récupérer le XML des factures émises et reçues ; la représentation imprimée sert de document lisible.
Ce qu'une entreprise doit évaluer pour importer des factures fournisseurs
- La possibilité de travailler avec le XML fiscal et sa représentation/son document associé.
- La lecture des identifiants comme la série, le folio et l'UUID avant d'enregistrer l'achat.
- Un rapprochement explicite entre les éléments du fournisseur et le catalogue interne.
- La correspondance des taxes du CFDI avec les paramétrages de l'ERP.
- L'intégration avec un gestionnaire documentaire pour éviter les chargements en double.
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ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur l'import des factures d'achat
Enregistrez vos achats à partir de la facture reçue avec moins de ressaisie
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