L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Rapprochement des achats
Un outil de rapprochement des achats aide à revoir les informations qui interviennent entre l’acquisition et le paiement pour repérer les écarts, organiser le suivi et éviter qu’Achats, Entrepôt et Finance travaillent avec des données isolées.
Achats de la période
5 opérations 3 opérations 2 opérations
- C-4102 Distributeur 0213 Stock 48 600,00 $ Payé par P-0311
- C-4105 Distributeur 0213 Stock 12 900,00 $ Payé par P-0311
- G-0154 Sans fournisseur2 factures Dépense 1 840,00 $ À payer
- C-4110 Aciers 0388 Stock 31 250,00 $ Payé par P-0311
- G-0158 Services 0472 Dépense 6 500,00 $ À payer
Quand le problème n’est pas d’acheter, mais de faire concorder ce qui s’est passé
Dans de nombreuses entreprises, le processus d’achat semble maîtrisé jusqu’au moment de répondre à des questions simples : cette opération était-elle un achat de stock ou une dépense ? A-t-elle été payée ? Quels documents y sont liés ? Y a-t-il une note de crédit ? L’achat correspond-il au fournisseur que nous examinons ? Quand ces réponses vivent dans des tableurs, des e-mails et des listes séparées, le suivi devient lent et dépend trop de la personne qui connaît « l’histoire » de chaque opération.
La valeur d’un outil de rapprochement n’est pas d’ajouter un rapport de plus au système. C’est d’offrir un point de revue pour comprendre ce qui a été enregistré et poursuivre le cycle avec moins de ressaisie.
Qu’est-ce qu’un outil de rapprochement des achats ?
Le rapprochement des achats consiste à vérifier que les informations d’une acquisition restent cohérentes tout au long de son cycle. Sur le marché, cette revue porte généralement sur les demandes d’achat, les bons de commande, les réceptions, les factures et les paiements. L’objectif est de trouver les écarts avant qu’ils ne deviennent des paiements erronés, des soldes difficiles à expliquer ou des stocks qui ne correspondent pas à ce qui a réellement été reçu.
Toutes les entreprises ne rapprochent pas de la même façon. Un distributeur peut se concentrer sur les quantités reçues et les factures fournisseurs ; une entreprise de services peut devoir séparer les dépenses récurrentes des achats ponctuels ; un fabricant peut être plus attentif à l’effet de l’achat sur les stocks et les coûts. C’est pourquoi il vaut mieux partir du problème opérationnel plutôt que d’une définition rigide.
Ce que le service Achats vérifie généralement
| Question opérationnelle | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Qu’a-t-on acheté et comment l’a-t-on classé ? | Évite de mélanger les acquisitions qui alimentent le stock avec les dépenses de fonctionnement. |
| Quel fournisseur et quels documents interviennent ? | Facilite la reconstitution du contexte d’un achat et de ses justificatifs. |
| Y a-t-il des notes de crédit ou des ajustements ? | Aide à comprendre pourquoi le montant final peut différer de celui enregistré au départ. |
| Quels achats ont déjà été payés ? | Évite de revoir des paiements sans la référence des opérations qu’ils règlent. |
| De quelles informations la comptabilité ou la trésorerie ont-elles besoin ? | Permet au processus de continuer sans ressaisir les données dans des systèmes parallèles. |
Où le processus se rompt habituellement
Les Achats travaillent avec leur propre liste de commandes et de fournisseurs, tandis que la Finance tient une autre liste de paiements.
Les dépenses ponctuelles sont forcées dans le même processus que les achats récurrents, alors qu’elles n’exigent pas toujours la création complète d’un fournisseur.
Les notes de crédit sont revues à part et l’on perd le contexte de la devise, des commentaires ou du lien avec l’opération d’origine.
Le responsable finit par rapprocher à la main entre Excel, PDF, XML, e-mails et mouvements bancaires.
Ce que comprend Evidence ERP
Le Rapprochement des achats se trouve dans la section Rapports du module Achats / Fournisseurs. Autour de cette fonction, Evidence propose des capacités qui aident à organiser la revue des achats et des dépenses.
| Capacité | À quoi elle sert |
|---|---|
| Rapprochement des achats dans les Rapports | Un point de revue du processus d’achat dans l’ERP. |
| Filtre Type d’achat : Stock ou Dépense | Sépare des univers aux impacts opérationnels différents. |
| Dépenses simples | Utile pour les achats ponctuels qui ne justifient pas la création d’un fournisseur dans le catalogue. |
| Plusieurs factures dans un enregistrement de dépense | Aide à documenter les dépenses générales ou de caisse qui impliquent plusieurs justificatifs. |
| Fournisseur facultatif dans les Dépenses | Évite d’imposer une fiche fournisseur quand l’opération ne l’exige pas. |
| Paiement de plusieurs achats en un seul mouvement | Facilite le traitement des paiements qui règlent plus d’une opération. |
Les achats de stock et les dépenses ne devraient pas se ressembler
Un achat de stock et une dépense de fonctionnement peuvent sortir du même compte bancaire, mais sur le plan administratif ils ne représentent pas la même chose. Le premier se rattache aux existences et au flux qui se poursuit vers les entrepôts ; la seconde peut correspondre à un service, à une consommation ou à un décaissement qui ne doit pas être traité comme de la marchandise. Evidence propose un filtre par Type d’achat pour consulter Stock ou Dépense séparément.
Ce détail semble mineur, mais il répond à un vrai problème : les entreprises qui ont grandi finissent souvent avec un seul fichier « achats » où cohabitent marchandises, frais de déplacement, services, petite caisse et acquisitions exceptionnelles. Les séparer dans l’ERP réduit le temps passé à classer les opérations après coup.
Des dépenses simples pour les opérations ponctuelles
Evidence propose aussi l’option Dépenses simples dans Achats → Listes → Dépenses. Pour un achat ponctuel, il n’est pas indispensable de créer un fournisseur dans le catalogue ; l’enregistrement permet en outre de joindre plusieurs factures et le fournisseur peut être facultatif. C’est une voie plus naturelle pour les dépenses générales ou de caisse, pour lesquelles un processus fournisseur complet n’apporte rien.
De l’enregistrement au paiement : une revue avec du contexte
Quand l’information est saisie une seule fois et reste reliée, les Achats cessent de passer autant de temps à reconstituer ce qui s’est passé. La revue suit une histoire opérationnelle claire autour des enregistrements qui interviennent avant et après l’achat.
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Enregistrer l’achat ou la dépense dans le flux qui convient.
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Distinguer si l’opération relève du Stock ou de la Dépense pour ne pas mélanger les deux univers dans la revue.
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Utiliser les Dépenses simples pour un achat ponctuel qui n’exige pas la création complète d’un fournisseur.
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Ouvrir le Rapprochement des achats depuis les Rapports et revoir les informations disponibles sur le processus.
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Poursuivre vers le paiement et, le cas échéant, régler plusieurs achats en un seul mouvement.
Un scénario quotidien
Imaginez que la trésorerie prépare un paiement qui couvre plusieurs achats de la même période. Avant de libérer les fonds, les Achats doivent confirmer quelles opérations sont incluses et séparer les achats de stock des dépenses générales. Au lieu de reconstituer l’histoire avec des fichiers externes, l’équipe travaille à partir des enregistrements de l’ERP et peut régler plusieurs achats en un seul mouvement pour poursuivre le processus.
En parallèle, une dépense ponctuelle appuyée par deux factures se présente. Il ne vaut pas la peine de créer un fournisseur qui ne servira probablement plus. L’enregistrement de Dépenses conserve les deux justificatifs et laisse le fournisseur facultatif. L’intérêt ne vient pas d’une automatisation sophistiquée, mais de l’adaptation de l’enregistrement au type réel d’opération.
Ce qu’un responsable des achats peut y gagner
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Moins de temps à chercher des opérations entre fichiers ou services.
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Plus de clarté en séparant le stock des dépenses avant d’analyser totaux ou paiements.
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Un traitement plus simple des dépenses ponctuelles.
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Une continuité vers la trésorerie et les autres domaines sans faire de chaque revue un processus manuel à part.
Des informations associées qui renforcent le contrôle des achats
En plus du Rapprochement des achats, Evidence comprend d’autres éléments de l’environnement Achats. Ce ne sont pas des règles internes du rapprochement : ce sont des informations associées qui aident à revoir le comportement des achats et de leurs documents.
| Élément dans Evidence | À quoi il sert |
|---|---|
| Achats annuels comparés aux 12 mois précédents | Suivre le comportement des achats dans le temps. |
| Type de produit dans l’historique des coûts | Relier la revue des achats à l’analyse des coûts par type de produit. |
| Format Excel détaillé des mouvements de petite caisse | Analyser en détail les mouvements de petite caisse. |
| Devise dans la liste des notes de crédit reçues | Revoir les notes de crédit sans perdre le contexte de la devise. |
| Structure de la DIOT | Relier l’activité d’achat aux exigences d’information fiscale. |
| Commentaire dans le document de note de crédit | Ajouter du contexte au document lorsque le paramétrage l’exige. |
Le rapprochement ne s’arrête pas à la facture
Un achat peut changer après son enregistrement : une note de crédit modifie la valeur économique de la relation avec le fournisseur ; une opération dans une autre devise a besoin de contexte pour être interprétée ; un mouvement de petite caisse peut nécessiter un détail supplémentaire pour expliquer la composition de la dépense. C’est pourquoi la revue des achats a besoin de contexte et ne se limite pas à comparer des montants.
Connexion avec le reste de l’ERP
Le Rapprochement des achats est lié à la Comptabilité, aux Stocks / Entrepôts, à la Paie, aux Paiements / Banques / Trésorerie et à la Production. L’achat ne s’arrête pas au module Achats : il peut avoir un effet sur les existences, les paiements, les coûts et les enregistrements ultérieurs, sans obliger l’utilisateur à reconstituer le processus dans des outils séparés.
Rapprochement des achats ou contrôle manuel
| Situation | Avec des contrôles séparés | Approche avec Evidence |
|---|---|---|
| Classement | Stock et dépenses finissent mélangés dans le même tableur. | Filtre par Type d’achat : Stock ou Dépense. |
| Dépenses ponctuelles | On crée des fournisseurs uniquement pour compléter l’enregistrement, ou la dépense reste hors du système. | Les Dépenses simples enregistrent une opération ponctuelle ; le fournisseur peut être facultatif. |
| Justificatifs de dépense | Chaque facture est archivée et reliée à la main. | L’enregistrement de Dépenses permet de joindre plusieurs factures. |
| Paiements groupés | On reconstitue à la main les achats que couvre le mouvement bancaire. | Paiement de plusieurs achats en un seul mouvement. |
| Revue | L’information est recoupée entre fichiers et listes indépendants. | Le Rapprochement des achats est disponible dans les Rapports. |
Pour quel type d’entreprise est-ce le plus utile ?
La fonction peut être particulièrement pertinente lorsque le volume d’achats rend déjà difficile de répondre rapidement à ce qui a été acheté, comment cela a été classé et comment cela a été payé. Aussi lorsque l’entreprise combine des achats de stock avec de nombreuses dépenses de fonctionnement et que l’équipe financière doit revoir les deux sans faire du rapprochement une tâche de clôture mensuelle.
Distributeurs et sociétés de négoce avec un fort volume d’achats de stock.
Fabricants qui doivent relier les Achats aux entrepôts, à la production et aux coûts.
Entreprises de services avec des dépenses générales fréquentes et des achats ponctuels.
Organisations dotées d’une trésorerie centralisée qui regroupe plusieurs achats dans un même paiement.
Ce qu’il faut valider pendant une démonstration
Plutôt que de demander seulement si « l’ERP fait du rapprochement », mieux vaut apporter des cas réels et voir une opération complète : achat ou dépense, revue, documents liés et paiement.
L’équipe peut-elle retrouver et séparer les achats de stock et les dépenses ?
Comment enregistre-t-elle un achat ponctuel ?
Que se passe-t-il si un paiement couvre plusieurs achats ?
Où consulte-t-on le rapprochement et quelles informations présente-t-il ?
Ces questions permettent d’évaluer la fonction avec des processus concrets et de réduire l’écart entre la démonstration et le quotidien.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
Demandez une démonstration d’Evidence ERP
Revoyez une opération complète dans Evidence : achat ou dépense, revue, documents liés et paiement.
Planifier une démonstration
Passez en revue avec un conseiller une opération complète : achat ou dépense, revue, documents liés et paiement.