Le paiement des fournisseurs est un processus qui apporte clarté, ordre et transparence aux entreprises lorsqu’elles réalisent une transaction économique pour acquérir les ressources nécessaires à leur fonctionnement. Il permet de garder en ordre les factures, justificatifs et autres informations liées à chaque paiement.
Avec Evidence ERP, les paiements fournisseurs sont réalisés dans un cloud qui intègre les logiciels ERP et CRM, ce qui permet d’obtenir un résultat fiable et conforme à la réglementation mexicaine.
Il s’agit de la gestion efficace des flux financiers de l’entreprise afin de payer ses fournisseurs dans les délais et en bonne et due forme, en gardant organisées les informations fiscales liées à chaque opération et en évitant de nuire aux relations commerciales de l’entreprise ainsi qu’une éventuelle interruption de services due à un manque de ressources.
Evidence ERP offre aux entreprises une plateforme structurée pour effectuer leurs paiements fournisseurs de manière efficace. C’est pourquoi vous trouverez les avantages suivants dans notre système :
Un champ pour classer et réviser les transactions économiques de l’entreprise, par folio ou par date.
Une ventilation claire des impôts générés par chaque paiement.
Un format Excel détaillé qui présente les mouvements par type.
Un champ bénéficiaire pour les mouvements bancaires de type encaissement.
Une option pour ajouter le Taux de change selon la devise utilisée.
La gestion des comptes fournisseurs et des dates limites de paiement.
Evidence ERP dispose de processus configurables qui vous accompagnent dans la croissance de votre entreprise et vous aident à obtenir un meilleur contrôle financier qui assurera sa continuité opérationnelle.
Evidence ERP aide même à préserver la liquidité de votre entreprise et à éviter les erreurs de saisie en réduisant le travail manuel, remplacé par des options automatisées qui apportent rapidité et précision à vos finances.
De même, la consultation des informations en temps réel qu’offre Evidence facilite le suivi des paiements sans dépendre de fichiers dispersés ou de la disponibilité d’une personne.
De plus, notre système de gestion d’entreprise vous permet d’organiser les CFDI et les justificatifs, ce qui facilite la révision fiscale et apporte un appui documentaire pour les clarifications et les audits.
Par ailleurs, l’intégration de la Trésorerie, du rapprochement bancaire et de la comptabilité permet aux paiements de se refléter dans les écritures comptables et les états financiers, ce qui facilite les clôtures comptables.
Enfin, sa connexion avec les Achats, la Facturation, le Recouvrement et les Stocks évite le risque de double saisie et maintient des informations cohérentes entre les services.
Le paiement des fournisseurs est utile à toute entreprise qui achète des produits, matériaux, intrants ou services à des tiers et qui doit garder le contrôle de ses comptes fournisseurs. Il est particulièrement pertinent dans des secteurs comme le commerce, la distribution, la fabrication, la construction, les services, la logistique, la santé et la maintenance, où les paiements sont directement liés aux Achats, Fournisseurs, Comptabilité, Facturation, Finances, Stocks et Entrepôts.
Situation
Une entreprise qui fabrique des lunettes de soleil pour coureurs a perdu le contrôle de ses comptes et a laissé s’accumuler une dette auprès de son fournisseur de verres. Bien qu’elle ait réussi à la régler, le fournisseur a décidé de mettre fin à la relation commerciale et de cesser de l’approvisionner. L’entreprise a alors dû chercher immédiatement un nouveau fournisseur offrant la même qualité et les mêmes délais de livraison, mettant en risque sa production et ses engagements envers ses clients.
Avec Evidence ERP
Avec Evidence ERP, l’entreprise aurait pu mieux contrôler ses paiements en attente, ses dates limites et ses montants par fournisseur. Cela lui aurait permis de détecter la dette avant qu’elle ne grossisse, d’organiser ses paiements à temps et d’éviter qu’un problème financier ne finisse par affecter sa relation avec un fournisseur clé et, par conséquent, son activité.
Le paiement des fournisseurs est connecté aux autres services de l’ERP afin que les informations n’aient pas à être saisies plusieurs fois. Lorsqu’un achat est enregistré, le système peut identifier ce qui doit être payé au fournisseur ; lors du paiement, celui-ci est lié aux Banques et à la Trésorerie et se reflète également en Comptabilité. Si l’opération comprend des factures ou des compléments de paiement, les informations sont aussi liées au service Fiscal. Ainsi, Achats, Paiements, Banques et Comptabilité travaillent avec les mêmes données et le suivi de chaque opération est plus simple.
L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
Sans maîtrise des paiements fournisseurs, apparaissent des erreurs détectées trop tard, des informations qui ne concordent pas entre les services, des décisions prises avec des données obsolètes et, selon le cas, des amendes, des pertes ou des créances non recouvrées.
Paiements fournisseurs
Des paiements fournisseurs ordonnés et efficaces, avec le contrôle de la trésorerie et une identification détaillée de leurs mouvements.
Un champ pour classer et réviser les transactions économiques de l’entreprise, par folio ou par date.
Une ventilation claire des impôts générés par chaque paiement.
Un format Excel détaillé qui présente les mouvements par type.
