L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Paiements fournisseurs par chèque avec références
Evidence ERP permet d’enregistrer un paiement à un fournisseur ou à un bénéficiaire en sélectionnant la date, la succursale, le mode de paiement, la devise, le compte, le libellé et la référence, puis de le lier aux documents à payer sélectionnés. La référence reste la donnée d’identification de l’opération et le montant s’applique aux documents choisis.
Nouveau paiement
- Fournisseur / bénéficiaire
- Laminados del Norte, S.A. de C.V.
- Date
- 27/10/2026
- Succursale
- Siège
- Devise
- MXN
- Compte du fournisseur
- Banorte ****3307
- Libellé
- Paiement des achats d’octobre
Référence CHQ-004512 SPEI 2610-77812 DEP-118204
- Montant maximal des documents
- 0,00 $118 461,12 $42 630,00 $161 091,12 $9 860,40 $128 321,52 $52 490,40 $171 951,52 $
- Total à payer
- 0,00 $118 461,12 $42 630,00 $161 091,12 $9 860,40 $128 321,52 $52 490,40 $171 951,52 $
Paiement à Laminados del Norte Chèque Virement Dépôt
Référence CHQ-004512 SPEI 2610-77812 DEP-118204
Couvre COM-2291 COM-2305 COM-2318 Sélectionnez au moins un document à payer.
Comment enregistrer des paiements fournisseurs avec référence dans un ERP ?
Un paiement fournisseur demande plus qu’un montant : il doit conserver qui a reçu le paiement, quels documents ont été couverts, quel mode de paiement a été utilisé et quelle référence permet de retrouver l’opération plus tard. Dans Evidence ERP, ces données sont saisies dans le même flux de Paiements, ce qui évite de disperser la preuve de l’opération dans des tableurs ou des notes externes.
Quel problème résout-elle ?
-
Des paiements identifiés uniquement par leur montant, sans référence claire pour les retrouver ensuite.
-
Des factures ou des achats payés qu’il faut rechercher manuellement pour savoir quel document l’opération a couvert.
-
Des écarts entre la Trésorerie et les Comptes fournisseurs lorsque le mode de paiement et les documents liés sont enregistrés séparément.
-
La difficulté de vérifier le fournisseur, la date, la devise et le montant appliqué lorsqu’un paiement est revu longtemps après.
Les informations que réunit l’enregistrement du paiement
L’écran de création du paiement réunit les données de l’opération et permet, en même temps, de sélectionner les documents qui seront couverts. Le mode de paiement se choisit dans le catalogue configuré, et un champ de référence distinct permet d’identifier l’opération.
| Donnée | Usage opérationnel |
|---|---|
| Fournisseur / bénéficiaire | Identifie qui recevra le paiement et permet de payer un bénéficiaire le cas échéant. |
| Date et succursale | Situent l’opération dans le temps et dans l’activité correspondante. |
| Mode de paiement | Permet de sélectionner le moyen configuré pour enregistrer l’opération. |
| Devise | Conserve la devise dans laquelle le paiement est enregistré. |
| Compte du fournisseur | Rattache le compte applicable au fournisseur lorsque l’opération l’exige. |
| Libellé | Décrit le motif ou l’identifiant opérationnel du paiement. |
| Référence | Conserve une donnée de suivi distincte pour localiser ou rapprocher l’opération. |
| Documents à payer | Permet de sélectionner les documents que le paiement couvrira. |
| Montant maximal / total à payer | Affiche la limite issue des documents sélectionnés et le total qui sera enregistré. |
| Détail du document | Affiche le n° d’achat, la date, le fournisseur et le montant maximal applicable au document sélectionné. |
Le flux pour enregistrer un paiement et conserver sa référence
-
1
Sélectionnez le fournisseur ou le bénéficiaire qui recevra le paiement.
-
2
Définissez la date, la succursale, le mode de paiement et la devise de l’opération.
-
3
Saisissez le libellé et une référence qui permette de retrouver l’opération.
-
4
Sélectionnez un ou plusieurs documents à payer dans la liste disponible.
-
5
Vérifiez le montant maximal des documents et saisissez le montant à appliquer.
-
6
Enregistrez le paiement pour que l’opération reste liée à ses documents d’origine.
Exemple pratique
La Trésorerie doit régler un achat en attente de 118 461,12 $ MXN. L’utilisateur sélectionne le fournisseur, définit le mode de paiement correspondant, enregistre une référence pour identifier l’opération et sélectionne le document d’achat. Evidence affiche le montant maximal applicable et le total à payer, de sorte que le paiement reste lié au document à l’origine de l’obligation.
Processus dispersé ou Evidence ERP
| Processus dispersé | Evidence ERP |
|---|---|
| Référence notée dans un e-mail, la banque en ligne ou Excel. | Référence saisie dans le même enregistrement du paiement. |
| Paiement séparé des achats qu’il couvre. | Documents à payer sélectionnés dans le flux. |
| Les montants appliqués sont reconstitués à la main. | Montant maximal et total à payer visibles avant d’enregistrer. |
| Le mode de paiement et la devise se consultent dans des sources différentes. | Le mode de paiement et la devise font partie de l’enregistrement opérationnel. |
Son intégration avec le reste d’Evidence ERP
L’enregistrement fait partie du module Paiements et se connecte aux Achats / Fournisseurs et aux Banques. La page publique du module Paiements d’Evidence documente aussi l’usage des modes de paiement, des références, des comptes bancaires et du suivi des paiements fournisseurs, ce qui renforce un flux achat → compte fournisseur → paiement → consultation ultérieure.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur les paiements par chèque avec références
Enregistrez des paiements avec référence et documents liés
Demandez une démonstration d’Evidence ERP et voyez comment chaque paiement fournisseur conserve son mode de paiement, sa référence, sa devise et les documents qu’il couvre.
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Voyez avec vos propres paiements comment le mode de paiement, la référence et les documents couverts restent réunis.