La justification des dépenses est le processus par lequel une entreprise documente et justifie l’utilisation d’une somme remise pour couvrir une dépense. Elle peut impliquer des factures, des tickets, des pièces internes ou des enregistrements administratifs, selon le type d’opération et les politiques de l’entreprise. Dans Evidence ERP, la justification s’intègre aux Petites caisses et aux Dépenses simples pour enregistrer des opérations avec un fournisseur facultatif, joindre plusieurs factures à une même dépense et définir un bénéficiaire différent du fournisseur lorsque l’opération l’exige.
Découvrez comment vos justificatifs, la petite caisse et la comptabilité sont reliés dans Evidence ERP.
Voyez avec un conseiller comment organiser la justification des dépenses dans Evidence ERP.
Justifier une dépense signifie laisser une preuve suffisante d’une sortie d’argent : qui a reçu la somme, à quoi elle a servi, quels documents appuient l’opération et comment elle doit être enregistrée dans le contrôle administratif et comptable. L’objectif est d’éviter les sorties sans justificatif, les dépenses en double et les enregistrements dispersés dans des feuilles de calcul, des e-mails ou des dossiers séparés.
Assurer la traçabilité des sorties de petite caisse et des autres petites dépenses.
Regrouper un ou plusieurs justificatifs associés à une même dépense.
Documenter qui reçoit le paiement lorsque le bénéficiaire ne correspond pas au fournisseur.
Éviter de créer des fournisseurs qui ne seront utilisés qu’une seule fois.
Faciliter le passage de l’opération vers la Comptabilité.
| Concept | Justification des dépenses | Frais de déplacement |
|---|---|---|
| Portée | Peut couvrir les petites dépenses et les frais généraux | Se concentre sur les dépenses liées aux déplacements ou missions |
| Documents | Peut intégrer des factures et d’autres justificatifs | Intègre généralement factures, tickets et justificatifs du déplacement |
| Lien avec la petite caisse | Peut être directement liée | Peut utiliser ou non la petite caisse |
Repérez l’argent ou la ressource remise qui nécessite une justification administrative.
Regroupez les factures, tickets, pièces internes ou enregistrements qui appuient l’opération.
Déterminez s’il faut utiliser un fournisseur enregistré ou s’il suffit de saisir un nom manuellement.
Conservez les documents liés dans l’enregistrement correspondant à la dépense.
Distinguez la personne qui reçoit le paiement du fournisseur qui figure dans la documentation de l’opération.
Rattachez la justification à la sortie de petite caisse depuis le flux correspondant.
Gardez disponibles les informations que l’administration et la Comptabilité devront consulter ensuite.
Evidence ERP permet de gérer la justification des dépenses depuis un flux relié aux Petites caisses et à la Comptabilité.
Dépenses simples avec fournisseur facultatif : il est possible de saisir un nom manuellement ou de laisser le fournisseur sans création formelle.
Joindre plusieurs factures à un même enregistrement de dépense.
Définir un bénéficiaire différent du fournisseur d’origine pour recevoir le paiement.
Justifier une sortie de petite caisse depuis le bouton dédié « Justification de dépense ».
Une entreprise remet 5 000 MXN de petite caisse pour couvrir plusieurs petites dépenses. Au cours de la période, trois achats sont effectués : papeterie, coursier et produits d’entretien. Deux opérations disposent d’une facture et une est enregistrée avec un nom saisi manuellement, car il n’est pas nécessaire de créer le fournisseur de façon récurrente. Dans Evidence ERP, les justificatifs peuvent être regroupés dans l’enregistrement correspondant, associés à la sortie de petite caisse et conserver la traçabilité du bénéficiaire et de la dépense sans créer de fournisseurs inutiles.
Une entreprise remet 5 000 MXN de petite caisse pour couvrir plusieurs petites dépenses.
Au cours de la période, trois achats sont effectués : papeterie, coursier et produits d’entretien.
Deux opérations disposent d’une facture et une est enregistrée avec un nom saisi manuellement, car il n’est pas nécessaire de créer le fournisseur de façon récurrente.
Les justificatifs peuvent être regroupés dans l’enregistrement correspondant, associés à la sortie de petite caisse et conserver la traçabilité du bénéficiaire et de la dépense sans créer de fournisseurs inutiles.
| Aspect | Contrôle séparé | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Fournisseur occasionnel | Oblige souvent à créer un enregistrement à part | Peut être géré avec un fournisseur facultatif |
| Plusieurs factures | Dispersées entre fichiers ou registres | Peuvent être jointes à la même dépense |
| Bénéficiaire | Difficile à distinguer du fournisseur | Peut être enregistré séparément |
| Petite caisse | Souvent suivie dans une autre feuille | Intégrée grâce à la justification de la sortie |
| Comptabilité | Nécessite un rapprochement ultérieur | Fait partie du flux de l’ERP |
Entreprises ayant de fréquentes petites dépenses.
Entreprises qui gèrent une ou plusieurs petites caisses.
Organisations qui reçoivent plusieurs factures pour justifier une même dépense.
Entreprises qui effectuent des paiements à des bénéficiaires différents du fournisseur enregistré.
Équipes administratives qui veulent cesser de suivre les justifications dans Excel et par e-mail.
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Evidence ERP permet de gérer la justification des dépenses depuis un flux relié aux Petites caisses et à la Comptabilité. Dépenses simples permet d’enregistrer des opérations avec un fournisseur facultatif, de joindre plusieurs factures à un même enregistrement de dépense et de définir un bénéficiaire différent du fournisseur d’origine.
Avec Evidence ERP, vous pouvez relier petite caisse, Dépenses simples, justificatifs et bénéficiaires dans un même flux administratif.
Petites caisses → Justification des dépenses → Comptabilité
Découvrez comment relier petite caisse, Dépenses simples, justificatifs et bénéficiaires dans un même flux administratif.