Comptes fournisseurs

Comptes fournisseurs : contrôlez échéances, fournisseurs et paiements depuis votre ERP

Centralisez ce que vous devez à vos fournisseurs, définissez quand naît chaque engagement et enregistrez les paiements avec un meilleur contrôle opérationnel. Avec Evidence ERP, vous pouvez fixer la date d’une dette fournisseur à partir de l’achat, de la réception réelle de la marchandise ou d’une date libre selon ce qui a été convenu.

ERP signifie planification des ressources d’entreprise : un système qui relie les informations et les processus de l’entreprise.

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Définissez quand naît chaque obligation, reliez le paiement à l’achat réel et évitez de gérer les échéances dans des fichiers séparés.

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Découvrez comment définir les échéances, regrouper les paiements et relier les achats à la comptabilité.

Vos données seront traitées conformément à l’Avis de confidentialité d’Evidence Technology.

Que sont les comptes fournisseurs ?

Les comptes fournisseurs sont les obligations qu’une entreprise doit encore régler à ses fournisseurs pour des biens ou des services acquis et non encore payés. Bien les gérer permet de savoir combien est dû, à qui, depuis quand et à quelle date le paiement doit être effectué.

Une bonne gestion des comptes fournisseurs aide à protéger la trésorerie, à éviter les paiements anticipés inutiles, à entretenir une relation ordonnée avec les fournisseurs et à relier chaque obligation à l’achat qui l’a générée.

Pourquoi est-il important de contrôler les comptes fournisseurs ?

  • Cela évite de manquer des échéances et des engagements envers les fournisseurs.
  • Cela permet de distinguer les obligations nées d’achats déjà reçus de celles dont la marchandise est encore en attente.
  • Cela facilite la planification des sorties de trésorerie en fonction d’engagements réels.
  • Cela réduit le travail administratif lorsque plusieurs achats peuvent être réglés en un seul mouvement.
  • Cela maintient la traçabilité entre bon de commande, réception, dette fournisseur, paiement et comptabilité.

La traçabilité consiste à pouvoir suivre une obligation du bon de commande jusqu’à l’enregistrement comptable, sans séparer chaque étape dans des fichiers ou des systèmes différents.

Comment fonctionne le processus des comptes fournisseurs ?

  1. L’achat est à l’origine

    L’obligation découle d’un achat ou d’une commande enregistrés au préalable.

  2. Le moment de la dette fournisseur est défini

    La date peut se baser sur l’achat, sur la réception réelle de la marchandise ou sur une date libre selon les conditions convenues.

  3. Le fournisseur et, le cas échéant, le bénéficiaire sont identifiés

    Celui qui vend et celui qui reçoit le paiement ne sont pas forcément la même personne ou entité.

  4. Le paiement est programmé ou effectué

    Le système permet de régler un ou plusieurs achats en un même mouvement.

  5. L’opération se poursuit en Comptabilité

    Le flux reste relié aux paiements et à l’enregistrement comptable.

Date d’achat vs réception réelle vs date libre

Critère Quand l’utiliser Avantage opérationnel
Date d’achat Lorsque l’engagement doit commencer dès l’enregistrement de l’achat. Maintient le calendrier aligné sur le document d’achat.
Date de réception Lorsque l’entreprise souhaite que l’engagement ne s’active qu’une fois la marchandise effectivement entrée en entrepôt. Aide à éviter de programmer des paiements avant que le fournisseur ait effectué la livraison.
Date libre Lorsque des conditions de paiement négociées exigent une date différente. Permet d’adapter l’échéance à l’accord commercial.

Achat avec réception ultérieure

Une entreprise enregistre un achat le 5 septembre, mais la marchandise est reçue le 12 septembre. Si sa politique est de payer à partir de la réception réelle, Evidence ERP peut prendre cette date comme référence pour générer la dette fournisseur. L’engagement financier s’aligne ainsi sur l’exécution effective du fournisseur.

Quel problème Evidence ERP résout-il ?

Situations que vous pouvez éviter

  • Programmer des paiements avant l’arrivée de la marchandise.
  • Suivre les échéances dans des feuilles de calcul séparées.
  • Payer les achats un par un alors qu’ils pourraient être regroupés.
  • Perdre la distinction entre le fournisseur d’origine et le bénéficiaire du paiement.
  • Séparer achats, comptes fournisseurs, paiements et comptabilité dans des systèmes différents.

Que fait la fonctionnalité Comptes fournisseurs d’Evidence ERP ?

Définit le début de l’engagement

Permet de fixer la date de la dette fournisseur à partir de la date d’achat.

Utilise la réception réelle comme référence

Permet de générer la dette fournisseur en prenant comme référence la réception réelle de la marchandise.

Adapte la date à l’accord

Permet de choisir librement la date selon le paiement convenu.

Regroupe les paiements

Permet de payer plusieurs achats en un seul mouvement.

Distingue fournisseur et bénéficiaire

Distingue le fournisseur du bénéficiaire lorsque la personne qui reçoit le paiement n’est pas le fournisseur d’origine.

Comptes fournisseurs dans Excel vs Evidence ERP

Aspect Contrôle manuel / Excel Evidence ERP
Date de l’engagement Généralement saisie manuellement Peut être définie par l’achat, la réception ou une date libre
Réception réelle Nécessite un suivi à part Peut déclencher la dette fournisseur
Paiements groupés Dépend d’un rapprochement manuel Plusieurs achats peuvent être payés en un mouvement
Fournisseur / bénéficiaire Peuvent être confondus dans des registres séparés Distingués au sein du processus
Intégration Fichiers et systèmes séparés Commandes → Fournisseurs → Paiements → Comptabilité

Pour quelles entreprises est-ce idéal ?

  • Entreprises qui achètent fréquemment à crédit.
  • Entreprises qui reçoivent la marchandise à des dates différentes de celle de l’achat.
  • Entreprises qui gèrent de nombreux fournisseurs et échéances.
  • Organisations qui doivent regrouper les paiements pour réduire la charge opérationnelle.
  • Équipes financières qui veulent relier achats, paiements et comptabilité dans le même ERP.

Intégration dans Evidence ERP

Flux recommandé

  1. Bons de commande
  2. Comptes fournisseurs
  3. Paiements
  4. Comptabilité

Le flux relie l’achat à l’obligation, au paiement et à l’enregistrement comptable.

Fonctions associées

Paiement à des tiers et bénéficiaires Gérez les paiements à des tiers et bénéficiaires, les comptes bancaires, le taux de change et les paiements en attente depuis Evidence ERP.

Témoignages clients

Des cas réels d’entreprises qui ont réduit les frictions opérationnelles et commencé à prendre des décisions plus claires.

Bolt

L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.

Premelsa

Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.

Enrique Castro
Directeur général de PREMELSA
Comdata

Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.

Mallabesa

Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.

José Arturo Zambrano
Directeur de Mallabesa
Carlos Sanchez

Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.

Carlos Sánchez
Fiscaliste
INGESSA Lutte antiparasitaire, Nettoyage et Jardinage

Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.

ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE

Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour les comptes fournisseurs ?

Evidence ERP est un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui aide à centraliser les informations opérationnelles et administratives. Dans ce flux, il relie bons de commande, comptes fournisseurs, paiements et comptabilité, tout en permettant de définir le moment de l’engagement, de regrouper les paiements et de distinguer le bénéficiaire le cas échéant.

Questions fréquentes

Ce sont les obligations en attente d’une entreprise envers ses fournisseurs pour des biens ou des services acquis et non encore payés.

Elle peut être définie par la date d’achat, par la réception réelle de la marchandise ou au moyen d’une date libre.

Oui. Evidence ERP permet de payer plusieurs achats en un seul mouvement.

Non. Evidence ERP distingue le fournisseur du bénéficiaire : la personne qui reçoit le paiement peut donc être différente.

Cela aide à éviter de programmer des paiements avant que le fournisseur ait effectué la livraison.

Le flux principal est le suivant : Bons de commande → Comptes fournisseurs → Paiements → Comptabilité.

Contrôlez vos comptes fournisseurs avec plus de précision

Définissez quand naît chaque obligation, reliez le paiement à l’achat réel et évitez de gérer les échéances dans des fichiers séparés.

Reliez chaque étape du flux

  1. Bons de commande
  2. Comptes fournisseurs
  3. Paiements
  4. Comptabilité

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