Historique des coûts d’achat

Historique des coûts d’achat : suivez l’évolution réelle du coût de chaque produit

Savoir combien a coûté un produit lors du dernier achat ne suffit pas pour prendre de bonnes décisions. Un historique des coûts d’achat permet d’observer comment le coût a évolué dans le temps et de conserver une trace de ce qui a réellement été reçu et enregistré lors de chaque opération.

ERP signifie système de planification des ressources d’entreprise : il relie les processus et les données de l’entreprise dans des modules connectés.

Le Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) est la facture électronique mexicaine ; il est mentionné ici pour distinguer le moment où l’achat est enregistré de son rapprochement ultérieur.

Dans Evidence ERP, l’historique des coûts est alimenté par le processus d’achat et peut refléter les réceptions partielles, les achats enregistrés avant de disposer du CFDI et les ajustements ultérieurs lorsque le reste de la marchandise arrive. L’analyse se rapproche ainsi de l’activité réelle et pas seulement de ce qui était initialement prévu.

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Différenciateur d’Evidence ERP : si vous achetez 10 pièces et n’en recevez que 5, le système peut refléter la réception partielle et permettre l’ajustement ultérieur à l’arrivée du reste, en maintenant la continuité entre achat, stock et comptabilité.

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Qu’est-ce qu’un historique des coûts d’achat ?

C’est l’enregistrement des coûts qu’une entreprise a payés pour ses produits ou ses intrants au fil du temps. Son principal intérêt est de comparer les achats précédents, d’identifier les variations, de comprendre l’évolution du coût et de disposer d’une référence objective pour négocier avec les fournisseurs ou revoir les marges.

Dans les solutions ERP, ce type d’historique se consulte généralement par produit, fournisseur et date. Cette structure permet de détecter quand un coût a changé et de comparer des périodes ou des fournisseurs. Le service Achats peut ainsi repérer les hausses récurrentes par article, appuyer ses négociations sur des données et anticiper l’effet d’un nouveau coût sur les marges.

Dans ce contexte, la marge est la différence entre le prix de vente et les coûts enregistrés ; l’observer aide à vérifier comment une variation du coût d’achat peut affecter le résultat.

À quoi sert-il ?

  • Identifier les hausses ou les baisses de coût par produit.
  • Comparer les coûts d’achat dans le temps.
  • Disposer d’une référence pour négocier avec les fournisseurs.
  • Analyser l’impact des variations de coût sur les stocks et les marges.
  • Distinguer ce qui était prévu dans un bon de commande de ce qui a réellement été reçu.
  • Conserver la traçabilité lorsqu’un achat est enregistré avant la réception du CFDI.

Produit, fournisseur et date

Consulter ces données permet de détecter quand un coût a changé et de comparer des périodes ou des fournisseurs, au lieu de dépendre uniquement d’une référence ponctuelle.

Produit

Coût par article

Fournisseur

Comparaison des achats

Date

Évolution par période

La traçabilité consiste à pouvoir suivre le parcours d’une opération : ce qui a été acheté, ce qui a été reçu, quand cela a été enregistré et à quelles informations cela a été rattaché.

Comment cela fonctionne-t-il dans Evidence ERP ?

Rapprocher signifie relier l’enregistrement de l’achat à la facture lorsqu’elle est disponible.

Une écriture comptable (póliza) est l’enregistrement qui documente le mouvement en Comptabilité.

  1. 01

    Le bon de commande ou l’enregistrement d’achat correspondant est généré.

    L’opération commence par le bon de commande ou l’enregistrement correspondant à l’achat.

  2. 02

    Si la facture n’est pas encore disponible, l’achat peut être saisi manuellement et rapproché ultérieurement.

    L’enregistrement peut être conservé en attendant le reste de la documentation.

  3. 03

    Si la marchandise arrive partiellement, seule la quantité reçue est enregistrée.

    La réception réelle n’est pas confondue avec la quantité initialement prévue.

  4. 04

    Lorsque le reste arrive, l’achat peut être ajusté, ainsi que son écriture comptable.

    L’ajustement permet de compléter l’opération à l’arrivée de la marchandise en attente.

  5. 05

    Le coût reste relié aux Stocks et à la Comptabilité pour assurer la continuité de l’opération.

    Le coût n’est isolé ni du stock ni de l’enregistrement comptable associé.

Exemple de réception partielle et de coût réel

Situation de l’achat

Une entreprise achète 10 unités d’un produit à 500 MXN l’unité, mais le fournisseur n’en livre d’abord que 5. Au lieu de traiter l’opération comme si les 10 unités avaient déjà été reçues, Evidence ERP permet de refléter la réception partielle. Lorsque les 5 autres unités arrivent, l’achat peut être ajusté pour compléter l’opération.

Ce que ce flux évite

Cela évite que l’historique des coûts et le stock reposent uniquement sur l’intention d’achat initiale et aide à garder une vision plus fidèle de ce qui s’est réellement passé.

Historique des coûts vs dernier coût d’achat

Comparaison entre le dernier coût enregistré et l’historique des coûts.
Concept Dernier coût Historique des coûts
Ce qu’il montre Le coût le plus récent enregistré L’évolution des coûts dans le temps
Usage principal Référence rapide du coût en vigueur Analyse des variations et des tendances
Contexte Un seul achat Plusieurs achats et périodes
Valeur pour les achats Savoir combien a coûté le dernier achat Comparer, négocier et comprendre les changements

Quels problèmes aide-t-il à éviter ?

Lorsque le coût ne reflète pas l’opération complète

  • Enregistrer le coût total alors que seule une partie de la marchandise a été reçue.
  • Perdre la traçabilité lorsqu’un achat est saisi avant de disposer de son CFDI.
  • Analyser des coûts avec des données qui ne reflètent pas ce qui a réellement été reçu.
  • Ne pas pouvoir ajuster ultérieurement un achat partiel.
  • Confondre achats déductibles et non déductibles dans le même flux opérationnel.

Fonctionnalités d’Evidence ERP

  • Enregistrement d’achats sans facture, avec rapprochement ultérieur.
  • Rattachement de plusieurs bons de commande à une seule facture.
  • Réception partielle et ajustement ultérieur de l’achat et de son écriture comptable.
  • Indication des achats comme déductibles ou non déductibles depuis le formulaire.
  • Intégration avec les bons de commande, les stocks et la comptabilité.

L’indication déductible ou non déductible est une classification enregistrée dans le formulaire d’achat ; elle ne remplace pas la revue fiscale applicable.

Historique des coûts manuel vs Evidence ERP

Comparaison entre le contrôle manuel ou dans Excel et Evidence ERP.
Aspect Contrôle manuel / Excel Evidence ERP
Réceptions partielles Nécessitent des ajustements manuels L’achat peut être ajusté à mesure que la marchandise arrive
Achat sans CFDI Peut rester hors du contrôle formel Peut être enregistré puis rapproché
Commandes et facture Rattachement manuel Plusieurs commandes peuvent être rattachées à une facture
Comptabilité Rapprochement ultérieur L’opération est reliée à l’écriture comptable correspondante
Traçabilité Dépend de fichiers séparés Maintenue dans le flux de l’ERP

Pour quel type d’entreprise est-ce particulièrement utile ?

  • Entreprises qui reçoivent la marchandise en livraisons partielles.
  • Entreprises dont les coûts des matières premières ou des produits varient fortement.
  • Entreprises qui doivent comparer l’évolution du coût d’achat.
  • Activités où la marchandise peut être reçue avant de disposer du CFDI.
  • Équipes achats qui ont besoin d’une meilleure traçabilité entre commandes, stock et comptabilité.

Intégration dans Evidence ERP

Bons de commande

Historique des coûts d’achat

Stocks

Comptabilité

L’avantage de garder l’historique dans l’ERP est que le coût n’est pas isolé de l’opération. L’achat, la réception réelle de la marchandise, le stock et l’enregistrement comptable peuvent conserver une séquence cohérente.

L’historique permet de consulter les coûts d’achat par produit, y compris en cas de réceptions partielles et d’achats enregistrés avant la réception du CFDI.

Fonctions associées

Rapport annuel comparatif des achats Comparez vos achats mois par mois avec les 12 mois précédents, analysez la dépense par fournisseur, revoyez les coûts et repérez les réceptions en attente dans Evidence ERP.

Témoignages clients

Des cas réels d’entreprises qui ont réduit les frictions opérationnelles et commencé à prendre des décisions plus claires.

Bolt

L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.

Premelsa

Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.

Enrique Castro
Directeur général de PREMELSA
Comdata

Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.

Mallabesa

Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.

José Arturo Zambrano
Directeur de Mallabesa
Carlos Sanchez

Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.

Carlos Sánchez
Fiscaliste
INGESSA Lutte antiparasitaire, Nettoyage et Jardinage

Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.

ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE

Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour l’historique des coûts d’achat ?

Evidence ERP pour l’historique des coûts d’achat est un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui relie le processus d’achat à l’historique des coûts, aux réceptions, aux Stocks et à la Comptabilité. Dans ce flux, il peut enregistrer des achats sans facture pour les rapprocher ultérieurement, refléter les réceptions partielles et ajuster l’achat et son écriture comptable à l’arrivée du reste de la marchandise.

Questions fréquentes

Ces réponses résument les fonctionnalités et les différences de l’historique des coûts d’achat dans Evidence ERP.

Oui. Evidence ERP permet de saisir l’achat manuellement et de le rapprocher ultérieurement.

L’achat peut refléter la réception partielle et être ajusté ultérieurement à l’arrivée du reste.

Oui. Evidence ERP permet ce rattachement.

Oui. Cela peut être indiqué depuis le formulaire d’achat et enregistré sans taxes le cas échéant.

Non. Le dernier coût donne une référence ponctuelle ; l’historique permet d’analyser l’évolution des coûts dans le temps.

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Découvrez comment Evidence ERP peut vous aider à tenir un historique réel des coûts d’achat, même lorsque vous recevez la marchandise partiellement ou enregistrez des achats avant de recevoir le CFDI.

Achat enregistré

Réception réelle

Évolution du coût

Continuité comptable

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