L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Rapport annuel comparatif des achats
Un rapport annuel comparatif des achats montre comment la dépense de l’entreprise a évolué au fil des mois et la compare aux 12 mois précédents. Dans Evidence ERP, l’analyse peut se consulter par fournisseur et se compléter avec l’historique des coûts, les achats en attente de réception en entrepôt et le suivi des utilisateurs qui enregistrent les achats.
Achats par fournisseur, mois par mois
- Période actuelle
- 12 mois précédents
- Période actuelle
- 3,48 M $
- 12 mois précédents
- 3,24 M $
- Variation
- +7,3 %
- Période actuelle
- 1,65 M $
- 12 mois précédents
- 1,52 M $
- Variation
- +9,0 %
- Période actuelle
- 1,11 M $
- 12 mois précédents
- 0,99 M $
- Variation
- +11,6 %
- Période actuelle
- 0,72 M $
- 12 mois précédents
- 0,74 M $
- Variation
- −2,0 %
Voir les données en tableau
| Mois | Période actuelle | 12 mois précédents |
|---|---|---|
| Janvier | 263 k$ | 260 k$ |
| Février | 257 k$ | 255 k$ |
| Mars | 268 k$ | 270 k$ |
| Avril | 343 k$ | 271 k$ |
| Mai | 357 k$ | 275 k$ |
| Juin | 334 k$ | 262 k$ |
| Juillet | 259 k$ | 256 k$ |
| Août | 267 k$ | 267 k$ |
| Septembre | 275 k$ | 277 k$ |
| Octobre | 286 k$ | 282 k$ |
| Novembre | 275 k$ | 273 k$ |
| Décembre | 297 k$ | 296 k$ |
| Janvier | 122 k$ | 120 k$ |
| Février | 118 k$ | 115 k$ |
| Mars | 131 k$ | 130 k$ |
| Avril | 165 k$ | 125 k$ |
| Mai | 172 k$ | 128 k$ |
| Juin | 160 k$ | 122 k$ |
| Juillet | 120 k$ | 118 k$ |
| Août | 126 k$ | 124 k$ |
| Septembre | 128 k$ | 130 k$ |
| Octobre | 138 k$ | 135 k$ |
| Novembre | 130 k$ | 128 k$ |
| Décembre | 142 k$ | 140 k$ |
| Janvier | 82 k$ | 80 k$ |
| Février | 79 k$ | 78 k$ |
| Mars | 80 k$ | 82 k$ |
| Avril | 118 k$ | 85 k$ |
| Mai | 124 k$ | 84 k$ |
| Juin | 115 k$ | 80 k$ |
| Juillet | 81 k$ | 79 k$ |
| Août | 80 k$ | 81 k$ |
| Septembre | 84 k$ | 83 k$ |
| Octobre | 88 k$ | 86 k$ |
| Novembre | 86 k$ | 85 k$ |
| Décembre | 91 k$ | 90 k$ |
| Janvier | 59 k$ | 60 k$ |
| Février | 60 k$ | 62 k$ |
| Mars | 57 k$ | 58 k$ |
| Avril | 60 k$ | 61 k$ |
| Mai | 61 k$ | 63 k$ |
| Juin | 59 k$ | 60 k$ |
| Juillet | 58 k$ | 59 k$ |
| Août | 61 k$ | 62 k$ |
| Septembre | 63 k$ | 64 k$ |
| Octobre | 60 k$ | 61 k$ |
| Novembre | 59 k$ | 60 k$ |
| Décembre | 64 k$ | 66 k$ |
Qu’est-ce qu’un rapport annuel des achats et pourquoi est-il important ?
Acheter ne s’arrête pas à l’émission d’une commande. Pour savoir si le service achète mieux, il faut regarder le comportement complet : combien a été acheté, à qui, sur quels mois la dépense s’est concentrée, comment les coûts ont évolué et quels achats restent en attente avant de devenir du stock disponible.
Un rapport annuel comparatif ordonne ces informations dans le temps. Au lieu de revoir des opérations isolées, il permet de lire l’année comme une tendance et de la comparer aux 12 mois précédents. Cette comparaison aide à distinguer un changement ponctuel d’un schéma qui se répète déjà.
Pour un responsable des achats, la différence compte. Savoir que la dépense a augmenté n’est qu’un début ; l’utile est de comprendre où le changement s’est produit, avec quels fournisseurs, sur quels mois et quels processus demandent une revue supplémentaire.
Ce qu’une comparaison annuelle aide à détecter
Des hausses ou des baisses d’achats qui se répètent certains mois.
Les fournisseurs qui concentrent une part importante du volume acheté sur l’année.
Les périodes où la dépense s’accélère et demande une explication opérationnelle.
Des changements de coût des produits à revoir avant une nouvelle négociation.
Des achats enregistrés dont les produits ne sont pas encore entrés formellement en stock.
Des écarts entre le rythme d’achat et la réception réelle des marchandises.
De la donnée historique à une décision d’achat
La valeur du rapport apparaît quand la comparaison mène à une action concrète. Une variation importante peut devenir une revue de prix, une négociation avec le fournisseur, un ajustement de la planification des achats ou une enquête sur des marchandises pas encore reçues. Le rapport ne remplace pas le jugement de l’acheteur ; il lui donne une base plus ordonnée.
Ce que vous pouvez analyser dans Evidence ERP
Evidence regroupe les informations d’achat dans le même environnement opérationnel. Le rapport annuel permet de consulter le total acheté à chaque fournisseur sur une période annuelle et de le voir réparti par mois, pour que la lecture ne se limite pas à un total cumulé.
| Analyse | Ce qu’elle apporte |
|---|---|
| Comparatif annuel | Revoir le comportement de la période actuelle face aux 12 mois précédents et repérer les variations qui méritent une analyse. |
| Achats par fournisseur | Consulter combien a été acheté à chaque fournisseur sur l’année et voir comment ce montant se répartit par mois. |
| Historique des coûts | Revoir l’évolution du coût des produits dans le temps à partir des achats réalisés. |
| Achats en attente de réception | Identifier les achats enregistrés dont les produits ne sont pas encore entrés formellement en entrepôt. |
| Rendement des acheteurs | Consulter les utilisateurs qui ont enregistré des achats pour suivre l’activité de l’équipe. |
| Contexte des stocks | Relier la lecture des achats à la réception des marchandises et à la situation des stocks. |
Achats par fournisseur : une lecture qui va au-delà du total
Quand la dépense annuelle est présentée par fournisseur et par mois, il est plus facile de reconnaître les concentrations et les changements de comportement. Un fournisseur peut garder un volume stable pendant une grande partie de l’année puis montrer une hausse brutale sur une période précise ; un autre peut perdre des parts progressivement. Voir le détail mensuel aide à poser de meilleures questions avant de renégocier ou de modifier une stratégie d’approvisionnement.
Cette lecture est aussi utile quand l’entreprise travaille avec plusieurs fournisseurs pour une même famille de produits. L’historique permet de revoir la répartition de la dépense et de préparer une conversation commerciale avec plus de contexte, sans dépendre de tableurs reconstitués à la dernière minute.
Historique des coûts : comprendre ce qui a changé derrière la dépense
Une hausse annuelle des achats ne signifie pas toujours qu’on a acheté davantage. Une partie de la variation peut venir du coût des produits. C’est pourquoi il convient de compléter le comparatif annuel avec l’historique des coûts et de revoir l’évolution des prix enregistrés dans les achats. Evidence prévoit aussi le type de produit dans ce rapport, ce qui aide à ordonner l’analyse quand le catalogue est large.
Des achats enregistrés ne sont pas toujours des marchandises reçues
L’une des erreurs les plus fréquentes dans l’analyse des achats est de supposer que tout ce qui est enregistré est déjà disponible en entrepôt. En pratique, il peut exister un écart entre le document d’achat et la réception physique des produits. Si cet écart n’est pas revu, le service peut croire que l’approvisionnement est assuré alors que la marchandise est encore attendue.
Evidence dispose d’un rapport pour identifier les achats dont des produits restent à entrer en stock. Cela permet de séparer l’engagement d’achat de la réception effective et de concentrer le suivi sur les cas qui demandent encore une action de l’entrepôt ou des achats.
Pourquoi revoir les réceptions en attente avec le comparatif annuel ?
Parce qu’un mois avec un fort volume d’achats peut ne pas encore refléter le même niveau d’entrées en stock.
Parce que cela permet de détecter des opérations qui mettent plus de temps que prévu à finaliser leur réception.
Parce que cela évite que l’analyse de l’approvisionnement repose uniquement sur des documents enregistrés.
Parce que cela facilite la coordination entre Achats et Entrepôt lorsqu’il y a des livraisons en attente.
Le suivi de l’équipe achats
L’analyse peut aussi être complétée par le rapport Rendement des acheteurs, qui montre les utilisateurs ayant enregistré des achats. Cela donne du contexte sur l’activité opérationnelle de l’équipe et permet de savoir qui est intervenu dans les enregistrements quand une opération doit être revue.
L’intérêt n’est pas de transformer le nombre d’enregistrements en une note automatique de l’acheteur. Le volume, à lui seul, ne prouve ni la qualité ni les économies. C’est une référence opérationnelle à lire avec le type d’achat, les fournisseurs traités et les besoins réels de l’entreprise.
Comment lire un rapport annuel comparatif des achats
Une bonne analyse ne commence pas par chercher des anomalies au hasard. Il vaut mieux suivre un ordre pour passer de la vue d’ensemble au détail et éviter les conclusions hâtives.
-
Comparez le total annuel. Vérifiez si la période actuelle a augmenté, diminué ou s’est maintenue face aux 12 mois précédents.
-
Descendez au niveau mensuel. Repérez les mois où naît l’écart et s’il existe un schéma saisonnier ou une concentration ponctuelle.
-
Identifiez les fournisseurs. Observez quels fournisseurs expliquent une part importante de la variation.
-
Revoyez les coûts. Consultez l’historique des coûts pour savoir si le changement est lié aux prix enregistrés dans les achats.
-
Validez la réception. Vérifiez s’il existe des achats dont les produits restent à entrer en stock.
-
Définissez une action. Transformez le constat en tâche : négocier, revoir la réception, ajuster la planification ou enquêter sur une variation.
Exemple pratique
Une entreprise constate que les achats du deuxième trimestre sont supérieurs à ceux de la même période de l’exercice précédent. Le total annuel confirme la variation, sans en expliquer l’origine. En revoyant le rapport par fournisseur, le responsable observe que la hausse se concentre sur deux fournisseurs. Il consulte ensuite l’historique des coûts et trouve des changements importants sur plusieurs produits achetés pendant ces mois.
Avant de conclure que la hausse tient uniquement aux prix, il revoit les achats en attente de réception. Il y trouve des opérations encore ouvertes du point de vue de l’entrepôt. Avec ces informations, il peut séparer trois sujets différents : la variation des coûts, le volume acheté et les réceptions en attente. Chacun demande une décision distincte.
D’un rapport opérationnel à une conversation d’affaires
Le service Achats se trouve souvent au milieu de plusieurs pressions : maintenir l’approvisionnement, surveiller les coûts, répondre aux urgences, négocier avec les fournisseurs et fournir des informations à la Finance et aux Opérations. Un rapport annuel comparatif aide ces conversations à partir de la même histoire de données.
| Domaine | Comment il peut l’utiliser |
|---|---|
| Direction des achats | Peut revoir l’évolution de la dépense, la concentration par fournisseur et le comportement mensuel avant de fixer les priorités de négociation. |
| Acheteurs | Peuvent consulter l’historique pour comprendre comment on a acheté et suivre les enregistrements et les fournisseurs. |
| Entrepôt | Peut se concentrer sur les achats dont des produits sont en attente de réception et valider les opérations qui ne sont pas encore devenues du stock. |
| Finance | Peut observer le comportement de la dépense d’achat et le relier aux périodes où les acquisitions se concentrent. |
| Direction générale | Peut disposer d’une lecture plus structurée du comportement des achats avant de demander des explications ou des changements de stratégie. |
Ce qu’il convient d’analyser avec le rapport annuel
Le comparatif annuel est une excellente porte d’entrée, mais il répond rarement à tout à lui seul. Si une variation importante apparaît, l’étape suivante consiste à en chercher la cause avec des informations associées. L’historique des coûts aide à revoir les prix ; les achats en attente de réception aident à valider l’avancement de l’approvisionnement ; et le détail par fournisseur permet de situer où se concentre le changement.
L’avantage de mener ces consultations dans l’ERP est que l’analyse peut rester reliée aux stocks, aux comptes fournisseurs et aux autres processus qui suivent l’achat, sans reconstituer le contexte à partir de fichiers séparés.
Les indicateurs que vous pouvez construire à partir d’une discipline d’analyse
Au-delà des rapports disponibles, une entreprise mature peut utiliser l’information historique pour définir ses propres indicateurs de gestion : variation de la dépense entre périodes, concentration des achats par fournisseur, évolution des coûts par produit ou nombre de réceptions en attente. L’essentiel est d’établir une définition cohérente et de la mesurer de la même manière à chaque période.
Variation de la dépense entre périodes
Concentration des achats par fournisseur
Évolution des coûts par produit
Nombre de réceptions en attente
Les erreurs qui réduisent la valeur d’un rapport d’achats
| Erreur | Pourquoi elle nuit à l’analyse |
|---|---|
| Ne regarder que le cumul annuel | Un total peut cacher des mois avec de fortes variations. Il vaut toujours mieux descendre au comportement mensuel. |
| Supposer que plus de dépense signifie plus de volume | Le coût des produits peut expliquer une partie du changement. Revoyez l’historique avant de conclure. |
| Ignorer les achats en attente de réception | Enregistrer un achat et recevoir le produit sont deux moments distincts du processus. |
| Comparer des périodes non équivalentes | Une lecture annuelle fonctionne mieux quand les périodes couvrent des horizons comparables et un contexte opérationnel similaire. |
| Évaluer un fournisseur uniquement selon ce qu’on lui achète | Le montant mesure la concentration, mais une évaluation fournisseur demande plus de critères que la dépense totale. |
| N’utiliser le rapport qu’à la clôture de l’année | Le revoir pendant la période permet de détecter les changements avant qu’ils ne deviennent une surprise de clôture. |
À quelle fréquence revoir les achats ?
Même si le rapport a une perspective annuelle, il n’est pas nécessaire d’attendre la clôture de l’exercice. Une revue mensuelle permet d’observer la tendance et de la comparer aux mois précédents ; une revue trimestrielle peut servir à préparer des décisions de négociation ou d’approvisionnement ; et la clôture annuelle aide à consolider les enseignements pour la période suivante.
La bonne fréquence dépend du volume d’achats et de la sensibilité des coûts. L’important est que l’entreprise établisse une routine et utilise toujours des critères comparables.
Une base plus solide pour négocier
Avant de parler à un fournisseur, il est utile de savoir combien on lui a acheté, comment cette dépense s’est répartie sur l’année et ce qui est arrivé aux coûts des produits achetés. L’historique ne remplace pas la négociation, mais il évite d’y arriver avec de simples impressions ou des souvenirs partiels.
Il permet aussi de mieux préparer une conversation interne. Si la direction demande pourquoi les achats ont augmenté, le service peut séparer la variation par mois, revoir les fournisseurs concernés et compléter l’explication avec l’évolution des coûts et l’état des réceptions.
Avant de parler à un fournisseur
- Combien on lui a acheté.
- Comment cette dépense s’est répartie sur l’année.
- Ce qui est arrivé aux coûts des produits achetés.
Si la direction demande pourquoi les achats ont augmenté
- La variation séparée par mois.
- Les fournisseurs concernés.
- L’évolution des coûts.
- L’état des réceptions.
Faites de l’historique des achats un outil de décision
Quand les achats augmentent, revoir les factures et les commandes une par une ne suffit plus pour comprendre ce qui se passe. L’entreprise a besoin d’une vue qui relie le comportement annuel au détail mensuel et qui permette d’approfondir les fournisseurs, les coûts et les réceptions en attente lorsqu’un écart apparaît.
Evidence ERP regroupe cette analyse dans le processus d’achat pour que l’information historique ne reste pas isolée des stocks, des comptes fournisseurs et de l’activité. L’objectif est que les Achats puissent répondre plus clairement à ce qui a changé, où cela a changé et ce qui demande de l’attention.
Ce à quoi vous devriez pouvoir répondre après avoir revu vos achats
- Avons-nous acheté plus que l’année précédente ?Total annuel
- Sur quels mois le comportement a-t-il changé ?Détail mensuel
- Quels fournisseurs expliquent la variation ?Par fournisseur
- Les coûts des produits ont-ils bougé ?Historique des coûts
- Y a-t-il des marchandises achetées pas encore reçues ?En attente de réception
Si vous avez aujourd’hui besoin de plusieurs tableurs et de recoupements manuels pour y répondre, il vaut la peine de voir comment centraliser cette analyse.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur le rapport annuel des achats
Demandez une démonstration d’Evidence ERP
Découvrez comment consulter le rapport annuel comparatif des achats et le relier aux fournisseurs, à l’historique des coûts et aux réceptions en attente. Nous pouvons revoir le flux avec un scénario proche de l’activité de votre entreprise pour que vous évaluiez les informations dont vous disposeriez avant une décision d’approvisionnement.
Demander une démonstration
Revoyez vos achats avec une vue annuelle, mensuelle et par fournisseur dans le même ERP.