L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Compte comptable prédéfini par client, produit ou fournisseur
Evidence ERP permet d'associer des comptes comptables aux enregistrements opérationnels. Le catalogue clients comporte un Compte comptable du client et un Compte comptable des acomptes ; les produits et les fournisseurs acceptent aussi des comptes associés. Dans l'écriture générée, le compte configuré pour le client fait partie de l'écriture.
Catalogue clientsClient
- Compte comptable du client
- 1005-0001-0078—
- Compte comptable des acomptes
- 0206-001-002—
Écriture de la vente
1005-0001-0078 Saisir le compte Client 1 116,00 $
Produits 1 000,00 $
Article 100,00 $
TVA 16,00 $
Totaux équilibrés1 116,00 $1 116,00 $
Le compte du catalogue arrive dans l'écriture de la vente. Le compte des acomptes reste à part : cette vente ne l'utilise pas. Sans association, quelqu'un doit choisir le compte à chaque écriture.
Pourquoi prédéfinir les comptes comptables depuis les catalogues ?
Quand chaque écriture oblige à décider à nouveau quel compte utiliser pour un même client, fournisseur ou article, la variation entre utilisateurs et la charge de contrôle augmentent. Associer le compte depuis le catalogue transforme une décision répétitive en un paramétrage réutilisable, sans supprimer le besoin de vérifier l'écriture avant la clôture.
Problèmes qu'il aide à résoudre
-
Saisir à la main le même compte pour les opérations récurrentes d'un même tiers ou article.
-
Utiliser des comptes différents pour des opérations équivalentes faute d'association standard.
-
Découvrir seulement à la clôture que le compte du client ou du fournisseur ne correspond pas au traitement attendu.
-
Mélanger le compte ordinaire du tiers avec le compte destiné aux acomptes.
Configurez le compte une fois et réutilisez-le dans les opérations
| Élément | Ce qu'affiche Evidence | Usage opérationnel |
|---|---|---|
| Client | Compte comptable du client | Relie le tiers à un compte précis. |
| Acompte | Compte comptable des acomptes | Permet de séparer le traitement comptable de l'acompte. |
| Écriture | Le compte configuré apparaît dans l'écriture générée | Réduit la ressaisie et conserve l'association du catalogue. |
Périmètre dans Evidence
La fiche client contient le Compte comptable du client, par exemple 1005-0001-0078, et un Compte comptable des acomptes, par exemple 0206-001-002. Dans l'écriture d'une vente à ce client apparaît le compte 1005-0001-0078 avec un débit de 1 116,00 $, ainsi que des comptes de produits, d'article et de TVA. L'association du catalogue est ainsi utilisée dans l'écriture générée. Les produits et les fournisseurs acceptent aussi des comptes associés.
| Fonctionnalité | Application |
|---|---|
| Compte par client | Le catalogue clients affiche une section Compte comptable du client. |
| Compte des acomptes | La même fiche permet de définir un compte comptable spécifique pour les acomptes. |
| Associations dans les catalogues | Les produits et les fournisseurs acceptent aussi des comptes associés. |
| Utilisation dans l'écriture | Le compte du client configuré apparaît dans l'écriture de la vente. |
| Modification ultérieure | L'écran de l'écriture propose des actions pour mettre à jour, régénérer ou modifier selon les droits et le parcours. |
Exemple pratique
Un client a le compte 1005-0001-0078 configuré. Dans l'écriture de sa vente, Evidence utilise ce même compte pour 1 116,00 $ au Débit. L'écriture s'équilibre avec des mouvements au Crédit de 1 000,00 $, 100,00 $ et 16,00 $, soit un total de 1 116,00 $. Le compte du client configuré dans le catalogue fait ainsi partie de l'écriture.
Comment fonctionne un compte comptable prédéfini
-
1
Configurez le catalogueAffectez le compte comptable correspondant au client, au produit ou au fournisseur.
RésultatL'association est disponible pour les opérations futures.
-
2
Enregistrez l'opérationGénérez la vente, l'achat ou le mouvement correspondant.
RésultatLe document conserve le lien avec le tiers ou l'article.
-
3
Générez l'écritureExécutez le parcours comptable configuré.
RésultatLe compte associé peut être intégré à l'écriture.
-
4
Vérifiez débit/créditValidez le compte, le montant, le centre de coûts et les notes.
RésultatVous vérifiez que l'écriture reflète l'opération réelle.
-
5
Corrigez si besoinModifiez ou régénérez selon les droits et les règles internes.
RésultatVous gardez le contrôle avant d'autoriser ou de clôturer la période.
Des catalogues opérationnels reliés à la comptabilité
L'association entre catalogues et comptes permet aux ventes, aux achats et aux autres mouvements de partager une logique comptable plus cohérente. Dans Evidence, les clients peuvent avoir un compte ordinaire et un compte des acomptes ; les produits et les fournisseurs peuvent aussi avoir des comptes associés selon leur paramétrage. Les écritures obtenues restent consultables et modifiables selon les droits et leur statut.
Contexte de contrôle comptable
Associer des comptes par client, fournisseur ou produit est une pratique courante dans les ERP, car elle réduit les décisions répétitives et facilite des écritures détaillées par tiers. Evidence applique cette approche en conservant le compte configuré sur le client et en l'utilisant dans l'écriture de la vente.
Ce qu'une entreprise doit contrôler en prédéfinissant des comptes
- Des comptes ordinaire et des acomptes séparés le cas échéant.
- Des associations cohérentes pour les clients, les fournisseurs et les produits.
- La revue de l'écriture générée avant de l'autoriser.
- La mise à jour des associations quand le plan comptable change.
- Des droits pour modifier ou régénérer les écritures sans perdre la traçabilité.
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ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur les comptes prédéfinis
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