Voie
Liste des acomptes
Quand l’utiliser
Lorsque l’équipe Crédit et Recouvrement doit enregistrer l’acompte dans le cadre de son activité administrative.
Acomptes clients
Acomptes clients intégrés aux ventes, au recouvrement et à la facturation
Les acomptes clients peuvent être gérés dans un ERP, un progiciel de gestion intégré qui relie les processus associés et conserve le contexte de l’opération.
Un acompte est de l’argent reçu avant de facturer la vente complète. Evidence ERP permet de l’enregistrer de trois façons selon le contexte opérationnel : depuis la liste dédiée des acomptes, directement depuis la vente en cours ou par import en masse pour les migrations et les chargements historiques.
Trois voies d’enregistrement pour un même objectif : saisir l’acompte là où c’est le plus naturel pour l’activité, sans imposer à l’équipe un processus unique et rigide.
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Découvrez les trois voies d’enregistrement et identifiez celle qui correspond à chaque contexte de votre activité.
Contexte opérationnel
Quel problème Evidence ERP résout-il ?
Évite de dépendre d’une seule voie pour enregistrer les acomptes, quel que soit le contexte de l’opération.
Permet de saisir l’acompte directement pendant le travail sur la vente.
Réduit la saisie une par une lors de la migration d’acomptes historiques.
Relie l’acompte au flux des comptes clients, de la facturation et de la comptabilité.
Voies selon le contexte
La saisie peut se faire là où l’opération a lieu
-
Vente en cours
Lorsque l’acompte est reçu pendant le traitement de l’opération commerciale.
-
Liste des acomptes
Lorsque l’équipe Crédit et Recouvrement doit enregistrer l’acompte dans le cadre de son activité administrative.
-
Import en masse
Lorsque des soldes ou des acomptes historiques sont migrés depuis un autre système ou un suivi antérieur.
Capacité confirmée
Que fait la fonctionnalité d’acomptes clients d’Evidence ERP ?
| Capacité confirmée | Application opérationnelle |
|---|---|
|
Liste dédiée
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Enregistre un nouvel acompte depuis Crédit et Recouvrement > Listes > Liste des acomptes. |
|
Depuis la vente
|
Permet d’ajouter l’acompte directement depuis la vente en cours. |
|
Import en masse
|
Permet de migrer ou de charger des acomptes historiques sans les saisir un par un. |
|
Intégration ERP
|
Relie Comptes clients → Acomptes clients → Facturation des ventes → Comptabilité. |
Intégration ERP
Relie Comptes clients → Acomptes clients → Facturation des ventes → Comptabilité.
Enregistrement selon le contexte
Trois façons d’enregistrer un acompte
Voie
Vente en cours
Quand l’utiliser
Lorsque l’acompte est reçu pendant le traitement de l’opération commerciale.
Voie
Import en masse
Quand l’utiliser
Lorsque des soldes ou des acomptes historiques sont migrés depuis un autre système ou un suivi antérieur.
Cas d’usage
Exemple pratique
Une entreprise reçoit un paiement anticipé d’un client avant de facturer l’opération complète. Si l’acompte est reçu pendant que le vendeur travaille sur la vente, il peut être enregistré directement depuis cette opération. S’il est reçu par un processus administratif séparé, il peut être saisi depuis la liste des acomptes. Et si l’entreprise migre des informations historiques, elle peut utiliser l’import en masse.
Atout opérationnel : la fonctionnalité couvre à la fois l’enregistrement quotidien et la migration des informations historiques.
Acompte vs paiement partiel
Il ne faut pas utiliser ces deux termes comme des synonymes. Un acompte est reçu avant que l’opération soit entièrement déterminée ou facturée ; un paiement partiel correspond à une opération déjà facturée dont le montant est réglé en plusieurs échéances. Cette distinction est particulièrement importante dans le contexte fiscal mexicain.
Le CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) est le justificatif fiscal électronique auquel se réfère le flux de facturation.
| Concept | Moment | Traitement général |
|---|---|---|
| Acompte | Avant de facturer entièrement l’opération | Doit être identifié puis relié à la facturation applicable. |
| Paiement partiel | Après l’émission du CFDI de l’opération | Se documente au moyen du schéma de paiement en plusieurs échéances et, le cas échéant, du Complément de réception des paiements. |
Acomptes et CFDI au Mexique : la précision nécessaire
Le SAT (Servicio de Administración Tributaria) est l’autorité fiscale mexicaine à laquelle se réfère la procédure citée pour les acomptes.
Le SAT prévoit une procédure spécifique pour les acomptes. De manière générale, à la réception d’un acompte, un CFDI est émis pour la valeur reçue, puis il est relié à la facture de l’opération conformément à la procédure applicable.
Flux connecté
Comment s’intègre-t-il au reste de l’ERP ?
Étape
Rôle dans le flux
-
Comptes clients
Conserve le contexte des soldes et des opérations en attente.
-
Acomptes clients
Enregistre le montant reçu avant la facturation complète.
-
Facturation des ventes
Relie l’acompte à l’opération correspondante.
-
Comptabilité
Reçoit l’effet comptable découlant du flux documenté.
Les comptes clients sont la référence opérationnelle pour suivre les soldes et les opérations en attente.
Pour quels types d’entreprises est-il idéal ?
- Entreprises qui reçoivent des dépôts ou des acomptes avant de facturer la vente complète.
- Entreprises dont les processus commerciaux permettent de recevoir l’acompte directement pendant la vente.
- Entreprises qui migrent des soldes ou des acomptes historiques depuis un autre système.
- Organisations qui veulent garder ventes, crédit et recouvrement, facturation et comptabilité connectés dans un même ERP.
Alternative opérationnelle
Contrôle manuel vs Evidence ERP
| Contrôle manuel | Avec Evidence ERP |
|---|---|
| Une seule voie de saisie | Trois voies selon le contexte opérationnel |
| Saisie historique une par une | Import en masse des acomptes |
| Séparation entre vente et acompte | Enregistrement direct depuis la vente en cours |
| Suivi dispersé | Intégration aux comptes clients, à la facturation et à la comptabilité |
L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour les acomptes clients ?
Evidence ERP est un progiciel de gestion intégré (ERP) qui permet d’enregistrer les acomptes clients depuis une liste, une vente en cours ou un import en masse, et de relier cet enregistrement aux comptes clients, à la facturation des ventes et à la comptabilité.
Que sont les acomptes clients ?
En termes opérationnels, un acompte représente un montant reçu avant de conclure ou de facturer entièrement l’opération commerciale. Son traitement doit rester identifié pour pouvoir ensuite être correctement relié à la vente et à la facturation correspondante.
Réponses sur l’enregistrement des acomptes
Questions fréquentes
Dans Crédit et Recouvrement > Listes > Liste des acomptes, avec le bouton « Nouvel acompte ».
Oui. Evidence ERP permet de l’ajouter directement depuis la vente en cours.
Oui. Avec l’import en masse des acomptes.
Pas nécessairement. Sur le plan fiscal et opérationnel, ce sont des notions différentes : l’acompte est reçu avant la facturation complète, tandis que le paiement partiel correspond à une opération déjà facturée.
Oui. Le flux documenté relie Comptes clients → Acomptes clients → Facturation des ventes → Comptabilité.
Prochaine étape
Planifiez une démonstration d’Evidence ERP pour les acomptes clients
Enregistrez les acomptes depuis les ventes, depuis Crédit et Recouvrement ou par chargement en masse, et gardez le processus connecté à la facturation et à la comptabilité. Planifiez une démonstration d’Evidence ERP.
- Ventes
- Crédit et Recouvrement
- Chargement en masse
Reliez l’acompte à l’activité commerciale et administrative
Enregistrez les acomptes depuis les ventes, depuis Crédit et Recouvrement ou par chargement en masse, et gardez le processus connecté à la facturation et à la comptabilité.
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