El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Importación masiva de productos y precios
Cuando el catálogo contiene cientos o miles de artículos, la captura manual no solo consume tiempo: aumenta la probabilidad de duplicados, claves inconsistentes y datos incompletos. Una importación estructurada permite empezar con una base más limpia.
catalogo-productos.csvPlantilla CSV editable en Excel
| Clave | Descripción | Unidad | Precio |
|---|---|---|---|
| TOR-014 | Tornillo hexagonal 1/4" | Pieza | $1.80 |
| tor14 | TORNILLO HEX 1/4Duplicado | pza | $1.80 |
| TUE-014 | Tuerca hexagonal 1/4" | Pieza | $0.90 |
| ARA-014 | Arandela plana 1/4"Precio sin validar | Pieza | —$0.60 |
| TAQ-008 | Taquete 8 mmDescontinuado | Caja | $45.00 |
| BRO-010 | Broca 10 mm | Pieza | $38.50 |
6 registros, 3 con observaciones4 productos con clave única
Así, la carga trasladaría el desorden al ERP en segundos Listo para una prueba con un grupo pequeño
Se importa en
Almacenes Catálogos Productos
Importación masiva de productos y precios: carga tu catálogo sin capturar uno por uno
La carga masiva es especialmente útil al implementar un ERP, migrar desde hojas de cálculo o actualizar un catálogo que cambia con frecuencia. El reto no está únicamente en subir un archivo: está en preparar la información para que los productos queden identificados de manera consistente y después puedan encontrarse, comprarse, venderse y consultarse correctamente.
En Evidence ERP, la carga masiva del catálogo se realiza desde Almacenes > Catálogos > Productos mediante la opción Exportar/Importar. El proceso utiliza una plantilla con guía de llenado y también contempla la importación de productos mediante archivo CSV editable en Excel.
Qué preparar antes de importar un catálogo
La calidad del archivo de origen determina gran parte del resultado. Si el Excel contiene descripciones duplicadas, claves inconsistentes o columnas mezcladas, la carga masiva puede trasladar el desorden al ERP en segundos.
También conviene hacer una prueba con un grupo pequeño de registros. La práctica común en procesos de migración es validar primero el formato, revisar el resultado y después escalar al resto del catálogo.
Checklist previo a la carga
Cómo se realiza la importación en Evidence ERP
El proceso se encuentra en Almacenes > Catálogos > Productos. Desde ahí se utiliza la opción de importación, identificada por el botón de flechas Exportar/Importar, junto con la plantilla y su guía de llenado.
Plantilla CSV editable en Excel
Evidence contempla la importación de productos por medio de una plantilla CSV que puede trabajarse en Excel. Este formato permite preparar múltiples registros fuera del sistema y cargarlos en conjunto en lugar de dar de alta cada artículo de forma individual.
Consulta después de la carga
Una vez que los productos forman parte del catálogo, pueden localizarse en Almacenes > Listado > Consulta de productos mediante filtros por nombre o código. Esta verificación es útil para confirmar que las referencias principales quedaron disponibles para la operación.
La importación es el inicio del proceso. Después de cargar, revisa una muestra de productos y confirma que las claves, nombres y datos críticos coincidan con la fuente original.
Importar productos y precios sin contaminar el catálogo
Las búsquedas sobre carga masiva suelen centrarse en la velocidad, pero el riesgo principal está en la consistencia. Un archivo puede subirse rápidamente y aun así generar problemas si mezcla formatos o criterios.
Errores que conviene evitar
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Usar claves diferentes para el mismo producto en archivos sucesivos.
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Cambiar la forma de nombrar marcas, categorías o unidades sin una regla definida.
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Importar productos obsoletos junto con el catálogo vigente.
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Actualizar precios sin validar qué productos están afectados.
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Modificar la plantilla sin respetar el formato esperado.
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Subir todo el catálogo sin realizar una prueba previa.
Migración inicial vs. actualización periódica
En una implementación, la carga masiva sirve para construir el catálogo inicial. En la operación cotidiana, el mismo principio puede ayudar a mantener información que cambia por volumen. En ambos casos, la empresa necesita conservar control de versiones y saber quién preparó y validó el archivo.
Cuando el catálogo crece
A medida que aumenta el número de productos, el valor de una estructura consistente también aumenta. Búsquedas, reportes y análisis posteriores dependen de que el dato base siga una lógica común.
Casos de uso de la importación masiva
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Migrar desde Excel
Si la empresa ya administra su catálogo en hojas de cálculo, la plantilla permite preparar la información para llevarla al ERP sin recapturar artículo por artículo.
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Arranque de una nueva operación
Una sucursal, almacén o línea de negocio puede requerir incorporar un volumen importante de referencias al inicio. La carga masiva reduce el tiempo de alta y permite concentrar el esfuerzo en validar los datos.
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Catálogos de proveedores
Cuando un proveedor entrega listas extensas, la empresa puede utilizar esos archivos como fuente de trabajo, siempre que antes normalice la información al formato y criterios propios del catálogo.
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Actualización de precios
Los cambios de precios en catálogos amplios requieren control para evitar capturas dispersas. Antes de aplicar una actualización masiva, conviene validar la versión del archivo, las claves afectadas y una muestra del resultado.
Qué revisar después de importar
- Productos localizables por nombre y código.
- Ausencia de duplicados evidentes.
- Datos críticos coincidentes con el archivo fuente.
- Precios y descripciones validados en una muestra representativa.
- Catálogo listo para utilizarse en los procesos operativos que correspondan.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes sobre importación masiva
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