Control de inventarios

Evidence ERP para control operativo

Control de inventarios en ERP para conciliar existencias, ventas y contabilidad

Controlar inventarios no significa únicamente saber cuántas piezas hay en existencia. También implica conocer dónde están, cómo se mueven, con qué valor se reportan y si los datos coinciden con lo vendido y con lo registrado contablemente.

ERP significa sistema de planificación de recursos empresariales: un sistema en el que compras, almacenes, ventas y contabilidad pueden trabajar sobre información conectada.

En Evidence ERP, el control de inventarios se apoya en reportes que pueden filtrarse por sucursal, almacén y moneda, e incluyen información financiera útil para conciliar inventario, ventas y contabilidad sin depender de cruces externos en hojas de cálculo.

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Información conectada para revisar el inventario

¿Qué es el control de inventarios?

El control de inventarios es el conjunto de procesos y registros utilizados para saber qué productos tiene una empresa, dónde se encuentran, qué movimientos han tenido y cómo impactan las operaciones comerciales y contables. En un ERP, el objetivo es que compras, almacenes, ventas y contabilidad trabajen sobre información conectada.

¿Por qué es importante?

  • Permite detectar diferencias entre existencias, ventas y registros contables.
  • Ayuda a identificar en qué sucursal o almacén se encuentra la mercancía.
  • Facilita el análisis de inventario sin depender de múltiples archivos separados.
  • Mejora la trazabilidad de la información utilizada por compras, almacenes, ventas y contabilidad.
  • Aporta información más consistente para revisar costos y movimientos posteriores.

Reportes para revisar el inventario

Control de inventarios en Evidence ERP

La funcionalidad documentada en FN043 se concentra en la conciliación y lectura del inventario desde reportes integrados. Evidence ERP permite consultar información por sucursal, almacén y moneda, así como contar con columnas financieras que ayudan a contrastar inventario contra ventas y contabilidad.

Funciones documentadas y su aporte al control de inventarios
Función Cómo aporta control
Reportes conciliables
Incluyen subtotal, impuestos, total, sucursal y almacén para facilitar el cruce entre inventarios, ventas y contabilidad.
Filtros operativos
Permiten analizar la información considerando sucursal, almacén y moneda.
Catálogo de marcas
Permite organizar los productos por marca y dar seguimiento específico a esa clasificación.
Integración ERP
El control de inventarios se conecta con entradas y salidas de almacén, costeo de inventario y contabilidad.

Del movimiento a la conciliación

Proceso de control de inventarios dentro del ERP

  1. 1. Registrar movimientos:

    Las operaciones de almacén alimentan el inventario mediante entradas y salidas.

  2. 2. Consultar el inventario:

    El usuario revisa el reporte aplicando los filtros relevantes de sucursal, almacén y moneda.

  3. 3. Revisar valores:

    Subtotal, impuestos y total ayudan a contrastar la información financiera relacionada.

  4. 4. Conciliar áreas:

    La información puede revisarse frente a ventas y contabilidad desde el mismo entorno.

  5. 5. Continuar con costeo y contabilidad:

    El flujo se integra con costeo de inventario y registros contables.

Ejemplo práctico

Contexto

Una empresa tiene mercancía distribuida en varias sucursales y almacenes. Al cierre del periodo, el área administrativa necesita comprobar que el valor reportado por inventarios coincide con ventas y con contabilidad. En lugar de exportar tres reportes distintos y conciliarlos en Excel, consulta el reporte de inventario en Evidence ERP, aplica los filtros de sucursal, almacén y moneda, y revisa las columnas de subtotal, impuestos y total para identificar diferencias.

Cómo se revisa

En lugar de exportar tres reportes distintos y conciliarlos en Excel, se consulta el reporte de inventario en Evidence ERP, se aplican los filtros de sucursal, almacén y moneda y se revisan las columnas de subtotal, impuestos y total para identificar diferencias.

Resultado esperado

Menos cruces manuales, más claridad sobre el origen de las diferencias y un punto común de revisión para las áreas involucradas.

Una misma revisión frente a archivos separados

Control manual vs. control integrado en ERP

Diferencias entre trabajar con archivos separados y consultar Evidence ERP
Aspecto Control manual / archivos separados Evidence ERP
Conciliación Cruces entre varios reportes o archivos Un mismo reporte incorpora datos útiles para inventario, ventas y contabilidad
Sucursales y almacenes Filtros pueden variar entre archivos Consulta por sucursal y almacén
Moneda Puede requerir validaciones manuales El reporte puede filtrarse por moneda
Clasificación por marca Puede mantenerse en catálogos aislados Catálogo de marcas dentro del ERP
Seguimiento Mayor dependencia de hojas de cálculo Información integrada al flujo del ERP

Alcance del módulo

Control de inventarios vs. gestión de almacenes

Aunque están relacionados, no son exactamente lo mismo. El control de inventarios se enfoca en las existencias, su valor y su conciliación. La gestión de almacenes suele profundizar en operaciones físicas como recepción, ubicación, surtido, transferencias o conteos. Para SEO conviene explicar ambos conceptos, pero atribuir a Evidence ERP únicamente las funciones documentadas para cada módulo.

¿Cómo se integra con el resto de Evidence ERP?

  • Control de inventarios
  • Entradas y salidas
  • Costeo de inventario
  • Contabilidad

Esta integración permite que la lectura del inventario no quede aislada del resto de la operación administrativa y financiera.

Perfil de empresa

¿Para qué tipo de empresas es ideal?

Empresas con varias sucursales o almacenes que necesitan analizar inventario por ubicación.

Comercializadoras y distribuidoras que buscan conciliar inventarios con ventas y contabilidad.

Negocios que hoy dependen de exportaciones a Excel para encontrar diferencias entre áreas.

Empresas que requieren clasificar productos por marca para facilitar seguimiento y análisis.

Historias de éxito

Casos reales de empresas que dejaron de operar con fricción y comenzaron a tomar decisiones con más claridad.

Bolt

El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.

Premelsa

Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.

Enrique Castro
Director General de PREMELSA
Comdata

Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.

Mallabesa

Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.

José Arturo Zambrano
Director de Mallabesa
Carlos Sanchez

Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.

Carlos Sánchez
Fiscalista
INGESSA Control de Plagas, Limpieza y Jardinería

En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.

EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE

Definición de la solución

¿Qué es Evidence ERP para el control de inventarios?

Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que conecta la lectura del inventario con entradas y salidas de almacén, costeo de inventario y contabilidad. Para el control de inventarios, permite consultar reportes por sucursal, almacén y moneda e incluye columnas financieras para contrastar existencias, ventas y contabilidad, de acuerdo con las funciones documentadas.

Respuestas sobre el módulo

Preguntas frecuentes sobre control de inventarios

Revisa la información conectada

Controla tu inventario con información conectada

Centraliza la revisión de inventarios y facilita la conciliación con ventas y contabilidad desde Evidence ERP.

  • Consulta inventarios por sucursal, almacén y moneda.

  • Concilia existencias, ventas y contabilidad desde un mismo reporte.

  • Relaciona entradas y salidas, costeo de inventario y contabilidad.

Conoce el control de inventarios en Evidence ERP

Cuéntanos qué información necesitas revisar por sucursal, almacén, moneda o marca.

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