Investigar diferencias de inventario sin un historial ordenado de movimientos.
Historial de movimientos y saldos de inventario
Kardex de productos: historial y saldos
El Kardex concentra la historia de movimientos de un producto: qué entró, qué salió, cuándo ocurrió y cómo fue cambiando el saldo. Ese historial permite investigar diferencias, seguir el comportamiento de las existencias y dar contexto a decisiones de almacén, compras, ventas y contabilidad.
Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que conecta esta consulta con la operación de inventarios.
En Evidence ERP, la consulta puede localizar productos por nombre o código y mostrar su costo por almacén. Además, el sistema identifica desde qué fecha existe un saldo negativo cuando la operación ha generado ventas sin existencia, fechas anteriores o un stock inicial incompleto.
Diferenciador Evidence ERP: el Kardex no solo ayuda a revisar movimientos; también permite identificar desde qué fecha existe un saldo negativo y se integra con entradas/salidas, costeo y cotizaciones.
Revisa qué ocurrió para llegar al saldo actual y dónde comenzó una diferencia.
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El saldo necesita contexto
Investigar una diferencia empieza por saber qué ocurrió
El Kardex concentra la historia de movimientos de un producto: qué entró, qué salió, cuándo ocurrió y cómo fue cambiando el saldo. Ese historial permite investigar diferencias, seguir el comportamiento de las existencias y dar contexto a decisiones de almacén, compras, ventas y contabilidad.
En Evidence ERP, la consulta puede localizar productos por nombre o código y mostrar su costo por almacén. Además, el sistema identifica desde qué fecha existe un saldo negativo cuando la operación ha generado ventas sin existencia, fechas anteriores o un stock inicial incompleto.
No saber en qué momento comenzó un saldo negativo de un producto.
Detener una cotización porque el producto todavía no ha sido dado de alta en el catálogo.
Recapturar manualmente un catálogo amplio cuando llegan muchos productos nuevos.
Capacidades de consulta
Consulta movimientos, costos y altas de productos desde un mismo flujo
| Función confirmada | Aplicación operativa |
|---|---|
| Búsqueda por nombre o código | Localiza el producto que necesitas revisar dentro de la consulta. |
| Costo visible por almacén | Permite consultar el costo del producto según el almacén correspondiente. |
| Detección de saldo negativo | Identifica desde qué fecha existe el saldo negativo cuando hay ventas sin existencia, fechas anteriores o stock inicial incompleto. |
| Nuevo concepto en cotizaciones | Permite cotizar un producto aún no registrado y formalizar su alta posteriormente. |
| Carga masiva de productos | Permite incorporar un catálogo mediante plantilla desde Almacenes > Catálogos > Productos. |
Una consulta responde más de una pregunta
La existencia responde “cuánto hay”. El Kardex agrega la dimensión histórica: “qué ocurrió para llegar a ese saldo”.
| Consulta | Qué responde |
|---|---|
| Existencia actual | ¿Cuánto tengo disponible o registrado en este momento? |
| Kardex | ¿Qué movimientos explican cómo llegué al saldo actual? |
| Costo por almacén | ¿A qué costo aparece el producto en un almacén determinado? |
La existencia responde “cuánto hay”. El Kardex agrega la dimensión histórica: “qué ocurrió para llegar a ese saldo”.
Revisión paso a paso
Cómo revisar un Kardex de productos hasta ubicar la causa de una diferencia
Paso
Objetivo
-
1. Localiza el producto
Busca por nombre o código para centrar la revisión en el artículo correcto.
-
2. Revisa el historial
Consulta la secuencia de entradas, salidas y saldo que explica el comportamiento de la existencia.
-
3. Ubica el punto de quiebre
Si existe saldo negativo, identifica desde qué fecha comenzó para acotar la investigación.
-
4. Contrasta con la operación
Relaciona la revisión con entradas y salidas de almacén, ventas, stock inicial u otros movimientos que correspondan.
-
5. Corrige la causa
El objetivo no es solo modificar una cifra, sino entender qué movimiento o dato originó la diferencia.
Ejemplo de investigación
Ubica el inicio de un saldo negativo
Situación
Supongamos que el producto EQUIPO-X aparece hoy con -2 unidades. Ver únicamente el saldo actual indica que existe un problema, pero no cuándo empezó. Al revisar el Kardex en Evidence ERP, el usuario puede ubicar la fecha desde la cual el saldo se volvió negativo y concentrar la revisión en las operaciones cercanas a ese momento.
Qué muestra la revisión
Esto ayuda a distinguir si la diferencia está relacionada con ventas realizadas sin existencia, documentos con fechas anteriores o un stock inicial incompleto, que son escenarios expresamente contemplados en la función.
Alcance del control
No. El Kardex explica el historial registrado; el conteo físico verifica lo que realmente existe. Ambos controles se complementan.
Del control manual a una consulta integrada
Kardex de productos frente al control manual
| Aspecto | Control manual / hojas separadas | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Historial de movimientos | Puede quedar distribuido entre archivos o reportes. | La consulta se integra al ecosistema de inventarios. |
| Búsqueda de producto | Depende de filtros o archivos separados. | Búsqueda por nombre o código. |
| Saldo negativo | Requiere reconstrucción manual. | Identifica desde qué fecha existe el saldo negativo. |
| Costo por almacén | Puede requerir cruces adicionales. | Costo visible por almacén. |
| Alta de productos nuevos | Puede frenar una cotización. | “Nuevo concepto” permite cotizar y registrar después. |
| Catálogo amplio | Altas una por una consumen tiempo. | Carga masiva mediante plantilla. |
Flujo conectado
Kardex de productos → Entradas y salidas de almacén → Costeo de inventario → Cotizaciones
La utilidad del Kardex crece cuando el historial no se trata como un reporte aislado. En Evidence ERP forma parte del flujo de almacenes y se conecta con el costeo; al mismo tiempo, la función “Nuevo concepto” evita frenar el frente comercial cuando un producto todavía no está registrado.
Perfiles de operación
Organizaciones que necesitan consultar el inventario con contexto
- Empresas con un catálogo amplio de productos y movimientos frecuentes de almacén.
- Organizaciones que necesitan investigar diferencias o saldos negativos por producto.
- Negocios con varios almacenes que requieren visualizar costos por ubicación.
- Equipos comerciales que cotizan productos nuevos antes de terminar su alta formal.
- Empresas que reciben catálogos completos y necesitan realizar altas masivas.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
El Kardex de productos como registro cronológico del inventario
Un Kardex es un registro cronológico que permite seguir el movimiento de un artículo a través del inventario. En términos operativos, sirve para reconstruir la secuencia que explica un saldo: entradas, salidas y ajustes que modificaron la existencia del producto.
En soluciones de inventario actuales, el historial de movimientos suele incluir fecha, producto, cantidades, ubicaciones de origen y destino y, cuando aplica, lote o serie. Esa estructura convierte al Kardex en una herramienta de consulta y auditoría del inventario.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre el Kardex de productos
Es el historial de movimientos que permite entender las entradas, salidas y el saldo del artículo a lo largo del tiempo.
Sí. Se confirma ambos criterios de búsqueda.
Sí. La consulta muestra el costo visible por almacén.
Permite identificar desde qué fecha existe el saldo negativo para orientar la revisión de las operaciones que lo originaron.
Sí. Mediante “Nuevo concepto” se puede incluir en la cotización y registrarlo formalmente después.
Sí. La carga masiva mediante plantilla desde Almacenes > Catálogos > Productos.
No. El Kardex explica el historial registrado; el conteo físico verifica lo que realmente existe. Ambos controles se complementan.
Siguiente paso
Consulta el historial de tus productos
Consulta el historial de tus productos, detecta desde cuándo existe un saldo negativo y conecta inventario, costeo y cotizaciones en Evidence ERP. Agenda una demostración.
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Revisa cómo el Kardex puede acompañar la consulta de tus productos, saldos y costos.