El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Control de productos comprometidos
Un producto comprometido es mercancía que todavía existe físicamente, pero ya está vinculada a una operación y por eso no debería tratarse como inventario completamente libre. En Evidence ERP, los documentos comerciales pueden comprometer o reservar existencias de acuerdo con su estatus y configuración, y la consulta de inventario permite revisar cantidades por almacén para tomar decisiones con una visión más realista de la disponibilidad.
Producto 0450Existencia registrada en el almacén
100Existencia física
- Comprometidas
- 30Ligadas a pedidos
- Disponibles
- 70
Pedido nuevo: 80 piezas
Con la existencia física parece que alcanza Disponibilidad potencial: 70. El pedido de 80 no alcanza
Control de productos comprometidos: saber qué inventario realmente puedes prometer
Ver 100 piezas en existencia no siempre significa que haya 100 piezas disponibles para una nueva venta. Parte de ese inventario puede estar reservado para pedidos ya capturados, ligado a otra operación o sujeto a una condición que impide tratarlo como libre. Ahí aparece el concepto de producto comprometido.
El problema es frecuente en distribuidoras, comercializadoras y empresas con varios vendedores: dos personas consultan la misma existencia física y ambas creen que pueden ofrecerla. Si el sistema no distingue lo que ya está comprometido, el conflicto se descubre tarde, normalmente cuando llega el momento de surtir.
Existencia física y disponibilidad comercial son preguntas diferentes
| Concepto | Qué responde |
|---|---|
| Existencia física | Cuánto producto está registrado en el inventario o almacén. |
| Comprometido o reservado | Qué cantidad ya está vinculada a documentos u operaciones que deben considerarse antes de prometerla de nuevo. |
| Disponible | La cantidad que operativamente puede evaluarse para nuevas necesidades después de considerar los compromisos aplicables. |
| En tránsito o pendiente | Mercancía que puede formar parte de compras o traspasos, pero que todavía no necesariamente está disponible para surtir. |
La forma exacta en que cada empresa interpreta la disponibilidad depende de su proceso y de qué documentos considera como compromiso. Lo importante es que la decisión de venta o surtido no se base únicamente en el número físico del almacén.
En Evidence, el compromiso depende del estatus y la configuración
Dentro de Evidence, los documentos comerciales pueden comprometer o reservar existencias según su estatus y configuración. Esto permite que la empresa defina el momento operativo en el que una cantidad debe dejar de considerarse completamente libre y empiece a formar parte de una obligación comercial.
Antes de prometer una cantidad adicional, conviene validar la existencia disponible, reservada y comprometida asociada al producto. Esa revisión ayuda a reducir sobreventa, cambios de última hora y negociaciones comerciales basadas en inventario que ya tenía destino.
Ejemplo práctico: por qué 100 piezas pueden no ser 100 piezas disponibles
Imagina un producto con 100 piezas físicamente registradas. Si 30 ya están ligadas a pedidos que deben surtirse, el equipo comercial no debería tomar una decisión como si las 100 siguieran libres. Como ejemplo de gestión, podría analizarse una disponibilidad potencial de 70 piezas antes de considerar otras reservas, ubicaciones o condiciones del inventario.
Este ejemplo es deliberadamente simple. En una operación real también pueden intervenir almacenes distintos, lotes, mercancía en cuarentena, fechas de caducidad, traspasos o documentos pendientes. Por eso la consulta debe hacerse con el mismo criterio con el que la empresa realmente surte.
Control por almacén: el compromiso necesita ubicación
Cuando la empresa maneja más de un almacén, el total consolidado puede ocultar un problema. Tener existencia en otra sucursal no significa necesariamente que la mercancía esté disponible en el almacén desde el que se realizará la entrega.
Evidence permite consultar cantidades por almacén desde la consulta de productos y cuenta con el reporte de Existencias por almacén. Esta vista ayuda a revisar no solo cuánto existe en total, sino dónde está el inventario que se pretende comprometer o surtir.
Lote, ubicación, caducidad y condición también importan
En operaciones con mayor control, dos unidades del mismo producto pueden no ser equivalentes para efectos de surtido. Un lote puede estar reservado, otro en cuarentena, otro próximo a caducar o ubicado en un almacén distinto. Evidence contempla la revisión de existencia por lote, almacén, ubicación, caducidad, reserva, cuarentena y unidad.
- Valida el almacén desde el que realmente se surtirá la operación.
- Revisa si el producto trabaja con lotes o condiciones que restrinjan su uso.
- Considera la existencia reservada o comprometida antes de prometer nuevas cantidades.
- Confirma que el documento comercial que estás utilizando sea el que debe generar el compromiso según tu configuración.
- Evita tomar decisiones con una cifra consolidada cuando el producto necesita surtirse desde una ubicación específica.
Qué señales indican que tu empresa necesita controlar mejor el stock comprometido
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Ventas que se confirman y después deben reprogramarse por falta de producto disponible.
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Dos vendedores prometen la misma mercancía a clientes distintos.
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El almacén reporta existencias, pero una parte ya estaba destinada a pedidos anteriores.
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El equipo usa hojas de cálculo paralelas para “apartar” producto porque no confía en la disponibilidad del sistema.
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Se revisa el inventario total, pero no el almacén, lote o condición desde donde debe surtirse.
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La cantidad física coincide, pero la operación sigue sin poder usar todo el stock por reservas o compromisos.
Cómo revisar una diferencia antes de culpar al inventario
Cuando la disponibilidad no coincide con lo que el usuario esperaba, conviene revisar primero el proceso completo. Evidence permite consultar movimientos y existencias por almacén; en el análisis también deben considerarse ventas sin salida, compras sin entrada, traspasos, devoluciones, ajustes, kits, lotes y stock inicial. El kardex por producto y almacén ayuda a seguir la secuencia de movimientos.
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Confirma el producto y el almacén correctos.
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Revisa qué documentos están reservando o comprometiendo existencia según la configuración vigente.
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Consulta movimientos pendientes que todavía no se reflejan como una entrada o salida concluida.
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Valida lotes, ubicaciones y condiciones especiales del producto.
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Si existe una diferencia física, compara el kardex con un conteo realizado a la misma fecha.
De inventario “en sistema” a inventario confiable para ventas
El objetivo del control de productos comprometidos no es complicar la venta, sino darle al equipo comercial una cifra más útil. Cuando la disponibilidad considera compromisos y ubicación, las promesas al cliente se apoyan en una realidad operativa más cercana a lo que Almacén podrá surtir.
En empresas con rotación alta, múltiples sucursales o productos de disponibilidad limitada, esta diferencia puede evitar sobreventa, urgencias de traslado y compras de emergencia que erosionan el margen.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes
Comprueba cuánto inventario está realmente disponible para comprometer
Solicita una demostración de Evidence ERP y revisa un escenario con tus propios almacenes, productos y documentos comerciales. El objetivo es validar disponibilidad antes de prometerla, no después de que aparezca el faltante.
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Revisa con un asesor cuánto inventario está realmente disponible en tus almacenes antes de prometerlo.