El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Reporte de existencias por almacén
Saber qué tienes, dónde está y qué puedes usar.
Una cifra total puede ocultar un problema operativo
Una cifra total de inventario puede verse saludable y aun así ocultar un problema operativo. La empresa puede tener 500 piezas en conjunto, pero solo 20 en la sucursal que debe surtir hoy; o puede mostrar existencia física que ya está reservada para otros pedidos. Por eso, controlar inventario por almacén es una necesidad distinta a conocer el total general.
El reporte de existencias por almacén responde una pregunta básica para Ventas, Compras y Operaciones: ¿cuánto producto hay en cada ubicación y bajo qué condición se encuentra? Cuando la respuesta está disponible en el ERP, disminuye la dependencia de llamadas al almacén y archivos paralelos.
Dos formas de revisar existencias en Evidence
Evidence permite consultar la información desde la “Consulta de productos”, donde cada producto puede mostrar cantidades por almacén, y también mediante el reporte específico “Existencias por almacén”. Ambas vistas permiten acercarse al inventario desde necesidades diferentes: buscar un producto concreto o analizar la situación de un almacén.
| Vista | Cuándo usarla |
|---|---|
| Consulta de productos | Útil cuando el usuario parte de un producto y necesita saber cuántas unidades existen en los distintos almacenes. |
| Reporte Existencias por almacén | Útil cuando la revisión parte de una ubicación y se requiere analizar el inventario que contiene. |
| Kardex por producto y almacén | Ayuda a investigar cómo llegó la existencia al saldo actual y localizar movimientos que expliquen una diferencia. |
El almacén correcto importa tanto como la cantidad
En una operación multialmacén, el inventario no es intercambiable automáticamente. Un producto puede existir en otra sucursal, estar en tránsito o necesitar un traspaso antes de poder surtirse. Por eso, una promesa comercial o una decisión de reabastecimiento debe considerar la ubicación desde la que realmente se operará.
La consulta por almacén ayuda a evitar dos errores frecuentes: vender basándose en existencia que está lejos del punto de entrega y comprar de más porque no se revisó inventario disponible en otra ubicación que sí podría utilizarse mediante el proceso correspondiente.
Existencia física, reservada y comprometida
La cantidad física es solo una parte de la disponibilidad. En Evidence, los documentos comerciales pueden comprometer o reservar existencias según su estatus y configuración. Antes de prometer un producto conviene validar cuánto está disponible y qué parte ya está ligada a otras operaciones.
El total por almacén no siempre equivale a inventario libre
Una ubicación puede tener mercancía físicamente registrada y, al mismo tiempo, una parte reservada, comprometida, en cuarentena o sujeta a otra condición. La decisión debe considerar el estado operativo del producto, no solo el saldo.
Lotes, ubicaciones y caducidad: cuando el producto necesita más contexto
Para ciertos giros no basta con saber que hay 40 unidades. También importa qué lote puede utilizarse, en qué ubicación física está, si tiene fecha de caducidad, si se encuentra reservado o si está en cuarentena. Evidence contempla la revisión de existencia por lote, almacén, ubicación, caducidad, reserva, cuarentena y unidad.
- Lote
- Permite distinguir partidas del mismo producto cuando la trazabilidad lo requiere.
- Ubicación
- Ayuda a saber dónde se encuentra físicamente la mercancía dentro de la operación.
- Caducidad
- Permite considerar la vigencia del producto antes de surtir.
- Reserva o compromiso
- Separa cantidades que ya tienen un destino operativo.
- Cuarentena
- Evita interpretar como libre mercancía que todavía no debería utilizarse.
- Unidad
- Ayuda a leer correctamente la cantidad cuando el producto se maneja bajo distintas presentaciones o unidades.
Cómo investigar cuando el reporte y el conteo físico no coinciden
Una diferencia de inventario no siempre se corrige con un ajuste. Antes de modificar el saldo conviene identificar qué movimiento produjo la desviación. Evidence permite revisar movimientos pendientes, ventas sin salida, compras sin entrada, traspasos, devoluciones, ajustes, kits, lotes y stock inicial.
La comparación debe hacerse con fechas equivalentes. Si el conteo físico corresponde al cierre de ayer y el kardex incluye movimientos de hoy, la diferencia puede ser aparente. El análisis correcto compara el kardex por producto y almacén contra un conteo físico realizado a la misma fecha.
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Selecciona el producto y almacén que presentan la diferencia.
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Revisa el saldo actual y la secuencia del kardex.
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Busca ventas sin salida o compras sin entrada que todavía estén pendientes.
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Valida traspasos entre almacenes, devoluciones y ajustes.
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Revisa lotes, kits y stock inicial cuando apliquen.
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Compara el saldo del kardex contra un conteo físico hecho en la misma fecha y corrige la causa, no solo el resultado.
Qué decisiones mejora un reporte de existencias por almacén
| Área | Decisión que puede mejorar |
|---|---|
| Ventas | Confirmar si la sucursal o almacén desde el que se surtirá tiene disponibilidad suficiente. |
| Compras | Evitar reabastecer sin revisar primero qué existe en otras ubicaciones y qué está pendiente de entrar. |
| Almacén | Detectar diferencias, movimientos pendientes y necesidades de conteo. |
| Dirección | Entender cómo está distribuido el capital de inventario entre ubicaciones y dónde se concentran riesgos operativos. |
| Servicio al cliente | Dar respuestas más confiables sobre disponibilidad y tiempos de surtido. |
Señales de que tu control multialmacén necesita más detalle
- El equipo llama constantemente a cada sucursal para confirmar existencias.
- Ventas toma decisiones con un total consolidado y después descubre que el producto está en otra ubicación.
- Se realizan compras urgentes mientras existe inventario sin utilizar en otro almacén.
- Los traspasos pendientes dificultan saber dónde se encuentra realmente la mercancía.
- Las diferencias físicas se corrigen con ajustes sin revisar el movimiento que las originó.
- Los lotes o ubicaciones internas se controlan en hojas externas al ERP.
Inventario confiable es inventario explicable
El objetivo de un reporte de existencias no es únicamente mostrar una cifra. Un inventario confiable debe poder explicarse: de dónde vino el saldo, qué movimientos lo modificaron, en qué almacén está, qué parte puede utilizarse y qué condiciones aplican al producto. Esa trazabilidad es la que permite que el dato se convierta en una decisión operativa.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
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