Control operativo de inventario
Control de caducidades en inventario con Evidence ERP
Evita que la fecha de vencimiento sea un dato aislado. Define desde el inicio cómo se manejará la caducidad de cada producto y conecta ese criterio con el control por lotes, los movimientos de almacén y la operación diaria.
En Evidence ERP puedes definir, antes de inventariar un producto, si su fecha de caducidad será solo informativa o si tendrá efecto directo en el inventario. Esto evita cambiar el criterio a mitad de la operación y facilita mantener un control consistente por producto y marca.
Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). En esta función, el criterio de caducidad se establece antes de inventariar el producto y se conecta con su operación.
Revisa cómo definir el criterio de caducidad antes de inventariar productos y cómo se relaciona con lotes y movimientos de almacén.
Agenda una demostración
Agenda una demostración de Evidence ERP y conoce cómo configurar el criterio de caducidad de tus productos antes de inventariarlos.
Criterio definido desde el origen
¿Qué es el control de caducidades?
La caducidad no es solo una fecha: es una regla que ayuda a interpretar qué ocurre con un producto cuando se acerca o alcanza su vencimiento.
El control de caducidades consiste en registrar y administrar la fecha de vencimiento de productos cuya vigencia afecta su comercialización, uso o rotación. Es especialmente relevante en empresas que manejan alimentos, medicamentos, cosméticos, químicos, insumos médicos u otros productos con vida útil definida.
En una operación sin sistema, la fecha de caducidad puede quedar dispersa entre etiquetas, hojas de cálculo o registros manuales. Esto dificulta saber qué producto está por vencer y qué criterio debe seguir el inventario cuando llega su fecha límite.
¿Qué problema resuelve Evidence ERP?
- Evita que el criterio de caducidad se defina después de que el producto ya quedó inventariado.
- Permite distinguir entre una caducidad únicamente informativa y una caducidad que afecta directamente el inventario.
- Facilita organizar el control por marca mediante un catálogo configurable.
- Conecta la caducidad con el control por lotes, las entradas y salidas de almacén y la contabilidad.
Un flujo definido antes de operar
¿Cómo funciona el control de caducidades en Evidence ERP?
La configuración ocurre antes de que el producto quede inventariado y después guía su operación dentro del inventario por lotes y los movimientos de almacén.
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Define si la caducidad será informativa o inventariable.
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Registra y opera el producto bajo ese criterio.
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Consulta y controla el producto dentro del flujo de inventario por lotes y movimientos de almacén.
Caducidad informativa vs. caducidad inventariable
Las dos opciones parten del mismo momento de definición, pero expresan una forma distinta de usar la fecha dentro de la operación.
| Criterio | Caducidad informativa | Caducidad inventariable |
|---|---|---|
| Uso | La fecha se conserva como información de referencia para la operación. | La caducidad forma parte del criterio con el que el producto se controla en inventario. |
| Momento de definición | Antes de que el producto quede inventariado. | Antes de que el producto quede inventariado. |
Una decisión que acompaña la operación
Ejemplo práctico
Una distribuidora maneja un producto perecedero de una marca específica. Antes de incorporarlo al inventario, el responsable define en Evidence si la fecha de caducidad será únicamente informativa o si deberá afectar el inventario. Una vez que el producto comienza a operar, el criterio ya quedó establecido desde el origen y puede integrarse con el control por lotes y los movimientos de almacén.
¿Por qué importa definir el criterio antes?
Porque cambiar la lógica después de tener existencias puede generar inconsistencias entre lo que el sistema considera disponible y la forma en que el negocio interpreta un producto vencido. Definirlo desde el inicio crea una regla operativa más estable.
Integración con el resto del ERP
El criterio de caducidad no queda aislado: puede relacionarse con los procesos que siguen dentro del control operativo y administrativo.
Flujo
Control de caducidades → Control de inventario por lotes → Entradas y salidas de almacén → Contabilidad
Visibilidad del inventario
Control manual vs. control dentro del ERP
Cuando la información se reparte entre archivos y registros, el criterio puede variar por persona o cambiar durante el proceso. La configuración en el producto ayuda a establecer una regla desde el origen.
| Aspecto | Control manual / Excel | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Criterio de caducidad | Puede variar por persona o archivo. | Se define para el producto antes de inventariarlo. |
| Organización por marca | Requiere filtros o catálogos externos. | Catálogo de marcas configurable. |
| Relación con lotes | Puede quedar en archivos separados. | Se integra con el control de inventario por lotes. |
| Continuidad operativa | Es común cambiar criterios a mitad del proceso. | El criterio se establece desde el origen. |
Rotación con criterio
Control de caducidades y FEFO: no son lo mismo
El control de caducidades registra y administra fechas de vencimiento. FEFO (First Expired, First Out o “primero en caducar, primero en salir”) es una estrategia de rotación que prioriza la salida de los productos que vencerán antes. Son conceptos relacionados, pero no equivalentes.
Perfil de operación
¿Para qué empresas es ideal?
El control de caducidades es especialmente relevante cuando la vigencia del producto influye en su comercialización, uso, rotación o disponibilidad dentro del inventario.
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Empresas con productos perecederos o con fecha de vencimiento relevante.
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Distribuidoras de alimentos, insumos médicos, cosméticos, químicos o productos regulados por vigencia.
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Operaciones que necesitan definir desde el origen cómo impactará la caducidad en el control de inventario.
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Empresas con varias marcas que requieren organizar productos con criterios de caducidad consistentes.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
¿Qué es Evidence ERP para el control de caducidades?
Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) orientado a centralizar información operativa y administrativa. Para el control de caducidades, permite definir antes de inventariar si la fecha será informativa o inventariable y relacionar ese criterio con marcas, lotes, entradas y salidas de almacén y contabilidad.
Respuestas para planear la operación
Preguntas frecuentes
Estas respuestas resumen cómo se define la caducidad y cómo se relaciona con el inventario por lotes y los movimientos de almacén.
Siguiente paso para tu operación
Controla la caducidad desde el origen
Agenda una demostración de Evidence ERP y conoce cómo configurar el criterio de caducidad de tus productos antes de inventariarlos.
Durante la demostración puedes revisar cómo definir la caducidad informativa o inventariable y cómo conectarla con el control por lotes y los movimientos de almacén.
Controla la caducidad desde el origen
Agenda una demostración de Evidence ERP y conoce cómo configurar el criterio de caducidad de tus productos antes de inventariarlos.
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