L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Clonage des documents de vente
Evidence propose des fonctions pour réutiliser et relier les documents commerciaux : le clonage des notes de crédit et la visualisation des liens entre devis, commande, vente, facture et encaissements.
Regrouper dans une vente
Vérifié avant de regrouper
- Client
- Devise différente
- Taxes
- Succursale
- Entrepôt
- Prix
- Quantités
Nouvelle vente
- Vanne à bille 2"40De OV-1021
- Coude 90° 2"120De OV-1021
- Tube série 4018De OV-1024
- Bride 2"25De OV-1030
Lignes compatibles : prêtes à être regroupées.
OV-1030 est dans une autre devise : vérifiez-la avant de regrouper.
Cochez les documents à regrouper.
En quoi consiste-t-il et quel problème résout-il ?
Quand chaque document commercial est saisi à partir de zéro, le temps opérationnel et le risque d’incohérences augmentent. Le clonage et la liaison des documents aident à conserver le contexte et à réduire la ressaisie.
Fonctions dans Evidence
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Cloner les notes de crédit des clients.
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Consulter la colonne « Liés » pour repérer les documents dérivés.
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Utiliser le visualiseur pour parcourir les documents commerciaux liés.
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Sélectionner les documents compatibles dans les processus de liaison avancée.
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Regrouper des lignes dans une seule vente lorsque le flux et la compatibilité le permettent.
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Vérifier client, devise, taxes, succursale, entrepôt, prix et quantités avant de regrouper.
Avantages pour l’opération
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Moins de ressaisie dans les opérations répétitives.
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Aide à conserver la traçabilité entre les documents commerciaux.
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Permet de repérer plus facilement les éléments en attente dans le flux de vente.
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Moins d’erreurs en réutilisant des informations déjà enregistrées.
Exemple pratique
Un utilisateur part de documents commerciaux existants et consulte leurs liens avant de poursuivre le processus. Le cas échéant, il utilise les fonctions de clonage ou de liaison pour éviter de ressaisir l’information et garder la traçabilité du flux.
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L’utilisateur part de documents commerciaux existants.
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Il consulte leurs liens avant de poursuivre le processus.
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Le cas échéant, il utilise les fonctions de clonage ou de liaison.
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Il évite de ressaisir l’information et garde la traçabilité du flux.
Comment il s’intègre à l’ERP
Le clonage des documents de vente fait partie de Ventes / CRM et se relie à la Facturation / Fiscalité, aux Finances / Recouvrement, aux Stocks / Entrepôts, à la Direction / BI et aux Achats / Fournisseurs : les documents liés se parcourent du devis aux encaissements.
Comparaison des approches
| Thème | Processus isolé | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Saisie | Refaire les documents à partir de zéro | Réutilisation d’informations déjà enregistrées |
| Traçabilité | Le lien se perd entre les fichiers | Documents liés visibles |
| Contrôle | Regroupement manuel | Vérification préalable de la compatibilité et des lignes |
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
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