L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Journal de projet avec preuves et suivi
Evidence ERP intègre un journal par projet qui réunit les messages du système et des utilisateurs, les changements de statut, les responsables, la date et l’heure de chaque entrée, les images et les références de localisation. La vue permet de rechercher des messages et d’exporter le journal en PDF pour conserver un historique consultable du projet.
Journal du projetPRY-0142Bâtiment industriel Apodaca
Exporter en PDF
Rechercher des messages
5 entrées 2 entrées 1 entrée 2 entrées
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Début des travaux sur le front nord : implantation et nivellement.
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Changement de statut du projet.
En révisionAccepté -
Avancement des fondations sur l’axe 3.
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Localisation de l’entrée.
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Le fournisseur confirme la livraison de l’acier pour lundi.
Qu’est-ce qu’un journal de projet numérique ?
Un journal de projet est l’historique chronologique de ce qui se passe pendant l’exécution : avancées, instructions, changements, preuves et événements importants. Quand ces informations sont réparties entre WhatsApp, des e-mails et des photos isolées, reconstituer ce qui s’est passé et quand prend du temps et produit des versions différentes. Un journal intégré à l’ERP conserve le contexte à côté du projet qui l’a généré.
Quel problème résout-il ?
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Des avancées et des accords dispersés dans des conversations qui ne font pas partie du dossier du projet.
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Des changements de statut sans contexte sur qui les a faits et à quel moment.
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Des photos ou des localisations qui perdent leur lien avec l’événement qu’elles devaient documenter.
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La difficulté de remettre un historique ordonné à la direction, à la supervision ou au client.
Ce qu’enregistre le journal de projet d’Evidence
Le journal est rattaché à un projet identifié, avec un superviseur, des types de messages et un historique chronologique qui combine l’activité humaine et les événements du système. Il offre aussi la recherche et l’export en PDF.
| Élément | Ce qu’il apporte au suivi |
|---|---|
| Projet et identifiant | Maintiennent chaque entrée dans le bon dossier. |
| Superviseur | Affiche le responsable de la supervision associé au projet. |
| Messages du système et utilisateur créateur | Distingue les communications et les événements générés pendant l’activité. |
| Utilisateurs affectés aux tâches | Donne le contexte des participants liés au travail du projet. |
| Recherche et filtre des messages | Facilitent la localisation d’événements dans l’historique. |
| Auteur | Identifie l’utilisateur lié à chaque message ou preuve. |
| Date et heure | Situent chaque événement sur la chronologie. |
| Changement de statut | Le système peut enregistrer des changements opérationnels, par exemple le passage au statut Accepté. |
| Images / preuves | Permettent de conserver des preuves visuelles dans le journal. |
| Localisation / carte | La vue peut afficher une référence visuelle de localisation avec accès à une carte. |
| Export PDF | Permet de générer une sortie documentaire du journal. |
Utiliser le journal pour suivre le projet
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1
Ouvrez le journal depuis le projet à revoir.
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2
Identifiez le superviseur et les participants liés aux activités du projet.
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3
Enregistrez les messages ou avancées importants au fil de l’exécution.
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4
Conservez les preuves visuelles ou les références de localisation lorsqu’elles font partie du suivi.
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5
Consultez les changements de statut enregistrés par le système et leur date/heure.
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6
Utilisez la recherche pour retrouver des messages précis et exportez l’historique en PDF lorsque vous devez le partager ou l’archiver.
Exemple pratique
Sur un chantier, l’équipe enregistre le début des travaux et Evidence conserve l’auteur et la date/heure. Ensuite, le système consigne un changement de statut à « Accepté ». Plus tard, une preuve visuelle associée à une localisation est ajoutée. Au lieu de reconstituer l’histoire à partir de messages externes, le responsable consulte la séquence dans le journal et peut l’exporter en PDF.
Processus dispersé ou Evidence ERP
| Processus dispersé | Evidence ERP |
|---|---|
| Avancées réparties entre messageries et e-mails. | Messages et événements conservés dans le projet. |
| Photos sans date ni contexte suffisant. | Preuve visuelle liée à une entrée avec auteur et horodatage. |
| Changements de statut difficiles à reconstituer. | Événements du système visibles sur la chronologie. |
| Rapport monté à la main à la fin. | Journal consultable et exportable en PDF. |
Son intégration avec le reste d’Evidence ERP
Le journal se trouve dans le module Projets et complète les activités, les responsables et les statuts du projet. La page officielle Projets d’Evidence documente aussi les activités internes, les utilisateurs affectés, les statuts et l’accès aux journaux d’activité.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur le journal de projet
Transformez chaque avancée en un historique consultable du projet
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