L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Regroupements de projet
Structurez postes, tâches, budget et coûts pour comprendre où la marge se gagne ou se perd.
Du projet global au détail qui explique le coût
Lorsqu’un projet est suivi comme un seul chiffre, il est difficile de savoir quelle partie a consommé le budget ou où un écart est apparu. Les regroupements permettent de le structurer en postes, sous-postes ou tâches et de relier les mouvements pertinents à cette structure. Dans Evidence ERP, le projet peut réunir budget, achats, heures et coûts pour faciliter l’analyse de la rentabilité.
Un projet peut intégrer plusieurs postes ou tâches. Le bon de commande doit être rattaché au projet et, le cas échéant, au poste ou sous-poste à l’origine de la dépense. Ce lien donne du contexte au coût et à la rentabilité.
Quel problème cela résout
- Des budgets qui existent, mais n’expliquent pas sur quel poste l’argent a été dépensé.
- Des bons de commande enregistrés sans lien clair avec le projet à l’origine de la dépense.
- Des coûts dispersés entre achats, paie, stocks et heures de travail.
- Des rapports qui montrent le total du projet, mais pas le détail des postes et tâches.
Comment un projet se structure dans Evidence ERP
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Niveau: Projet
Rôle dans le contrôle: Réunit l’opération globale et son budget.
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Niveau: Postes / tâches
Rôle dans le contrôle: Divisent le projet en composantes qui peuvent être examinées séparément.
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Niveau: Sous-postes
Rôle dans le contrôle: Précisent l’origine d’un coût le cas échéant.
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Niveau: Bons de commande
Rôle dans le contrôle: Sont rattachés au projet et au poste/sous-poste à l’origine de la dépense.
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Niveau: Résumé
Rôle dans le contrôle: Permet de visualiser les postes du projet sous forme de résumé général.
Exemple illustratif : retrouver l’origine d’un écart
| Poste | Budget illustratif | Mouvement associé | Lecture |
|---|---|---|---|
| Installation | 180 000 $ | Bon de commande de 72 000 $ | La dépense reste associée au poste qui l’a générée. |
| Configuration | 120 000 $ | Heures et coûts de l’équipe affectée | L’analyse se concentre sur le même projet. |
| Mise en service | 80 000 $ | Achat/service de 25 000 $ | Le responsable peut examiner l’impact dans le total. |
Les montants sont un exemple pour expliquer la logique de regroupement ; ils ne représentent ni les résultats d’un client ni des chiffres calculés automatiquement.
Budget et rentabilité : ce qu’il faut examiner
- Le budget enregistré dans le projet et sa répartition par postes ou tâches.
- Les bons de commande rattachés au projet et, le cas échéant, au poste à l’origine de la dépense.
- Les coûts et heures qui alimentent la lecture économique du projet.
- Le résumé général des postes pour comprendre quelle partie explique le résultat.
Cloner un projet lorsque la structure se répète
Evidence permet de cloner des projets déjà enregistrés avec les mêmes informations. C’est utile lorsque l’entreprise répète une structure de travail et veut partir d’une base existante au lieu de la reconstruire de zéro. Ensuite, chaque projet doit être tenu avec les données et mouvements qui lui correspondent réellement.
Les questions auxquelles le contrôle par projet doit répondre
- Quels postes ou tâches composent le projet et quel est leur budget ?
- Quel bon de commande a généré un coût et à quel poste a-t-il été rattaché ?
- Quelle partie du budget a déjà des mouvements associés ?
- Quels postes concentrent la plus grande partie du coût observé ?
- Le résumé du projet permet-il d’expliquer le résultat sans le reconstruire dans des tableurs externes ?
Quand détailler davantage le projet
Si deux responsables peuvent interpréter différemment l’origine d’une dépense, ou si le total du projet ne permet pas d’expliquer un écart, il convient de vérifier si la structure a besoin de plus de postes, tâches ou sous-postes. L’objectif n’est pas d’ajouter des niveaux pour le principe, mais de garder un lien clair entre budget, opération et coût.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
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