El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Balance general: conoce qué tiene, qué debe y cuánto capital tiene tu empresa
El balance general, también llamado estado de situación financiera, muestra la posición financiera de una empresa a una fecha determinada. Organiza la información contable en activos, pasivos y capital contable para responder una pregunta esencial: ¿con qué recursos cuenta la empresa, qué obligaciones mantiene y qué parte corresponde a sus propietarios?
El Balance General de Evidence ERP permite revisar la posición financiera desde la misma contabilidad que alimenta pólizas, balanza y otros estados financieros. El reporte puede filtrarse por ejercicio, periodo, fecha específica, centro contable, tipo de póliza y cuenta; muestra saldo inicial y saldo actual por cuenta y puede exportarse a Excel.
Balance general
Activo $950,000$1,200,000
- Bancos $180,000$120,000
- Documentos por cobrar $70,000$130,000
- Inventarios $700,000$950,000
Pasivo + Capital contable $950,000$1,200,000
- Pasivo $400,000$500,000
- Capital contable $550,000$700,000
$950,000 = $400,000 + $550,000$1,200,000 = $500,000 + $700,000 Cuadra
Punto de partida de la comparación.Inventarios subió $250,000 desde el saldo inicial.
¿Qué es un balance general?
Es un estado financiero que presenta los recursos, obligaciones y capital de una entidad en un momento específico. A diferencia del Estado de Resultados, que explica lo ocurrido durante un periodo, el Balance General funciona como una fotografía financiera tomada a una fecha determinada.
La ecuación que debe mantener el equilibrio
La lectura clásica parte de la ecuación:
Activo
Representa los recursos y derechos controlados por la empresa. En la práctica se revisan cuentas como efectivo, bancos, clientes, inventarios, impuestos acreditables, pagos anticipados y otros rubros según el catálogo contable de la organización.
Pasivo
Agrupa las obligaciones de la empresa con terceros. Su análisis ayuda a entender qué compromisos existen y cómo se relacionan con los recursos disponibles.
Capital contable
Representa la participación residual de los propietarios después de considerar los pasivos. Para dirección financiera, analizarlo junto con activos y pasivos ayuda a entender la estructura financiera y no solamente el saldo de caja.
Si el total de activos no corresponde con la suma de pasivos y capital, el equipo contable debe revisar clasificación, saldos, pólizas y cuentas antes de utilizar el reporte para análisis o cierre.
Cómo se consulta el Balance General en Evidence ERP
En Evidence ERP, el Balance General se genera desde la contabilidad registrada. La vista permite consultar las cuentas con su código y nombre, comparar saldo inicial contra saldo actual, aplicar filtros contables y exportar el reporte a Excel. La información puede segmentarse por centro contable cuando la empresa necesita analizar una sucursal, proyecto, unidad de negocio u otra división de control.
En el reporte se observan cuatro columnas principales: Código, Nombre, Saldo inicial y Saldo actual. Las cuentas aparecen agrupadas dentro de categorías contables; por ejemplo, la vista muestra el bloque de Activo circulante con cuentas como Caja Chica Mayor, Bancos, Compras Nacionales, Documentos por Cobrar, Inventarios e Impuestos Acreditables.
Filtros disponibles
El reporte puede acotarse para analizar únicamente la información que interesa en una revisión contable o gerencial. Los filtros disponibles son:
- Ejercicio
- Periodo
- Fecha específica
- Centro contable
- Tipo de póliza
- Cuenta contable
La configuración de fechas permite trabajar tanto con saldos actuales como con saldos iniciales. En la vista de saldos actuales se puede elegir ejercicio, uno o más periodos o una fecha específica; para saldos iniciales puede definirse una fecha de referencia.
Análisis por centro contable
El filtro por centro contable permite revisar la situación financiera de una unidad específica sin duplicar la contabilidad. Esto resulta útil cuando la organización necesita separar el análisis por sucursal, proyecto, unidad de negocio, área u otro centro de control definido en su operación.
Exportación a Excel
El Balance General puede exportarse a Excel. Esta salida es útil cuando dirección, contabilidad o auditoría necesitan conservar una versión del análisis, trabajar comentarios adicionales o compartir la información fuera del ERP.
Ejemplo numérico: cómo leer el equilibrio del balance
El siguiente ejemplo es ilustrativo y sirve para explicar la lógica contable; no corresponde a datos reales de la vista de Evidence.
| Concepto | Importe | Lectura |
|---|---|---|
| Activo total | $1,200,000 | Recursos y derechos de la empresa. |
| Pasivo total | $500,000 | Obligaciones con terceros. |
| Capital contable | $700,000 | Participación residual de los propietarios. |
| Comprobación | $1,200,000 = $500,000 + $700,000 | El balance mantiene la ecuación contable. |
Ahora imagina que el saldo inicial de Inventarios era $700,000 y el saldo actual es $950,000. El dato por sí solo no explica si el incremento es positivo o negativo: la lectura financiera debe considerar rotación, ventas, compras y necesidades operativas. El Balance General identifica el cambio; la investigación posterior explica su causa.
Qué revisar cuando un saldo no parece correcto
-
CorteConfirmar que el ejercicio, periodo y fecha seleccionados correspondan al corte que se desea analizar.
-
Saldo inicialRevisar si el saldo inicial está tomando la fecha correcta como punto de partida.
-
PólizasValidar que las pólizas del periodo estén registradas y autorizadas conforme al proceso contable de la empresa.
-
Cambios atípicosRevisar cuentas que hayan cambiado de forma atípica entre saldo inicial y saldo actual.
-
Centro contableUsar el filtro por centro contable cuando la diferencia pueda pertenecer a una sucursal, proyecto o unidad específica.
-
ClasificaciónConfirmar la correcta clasificación de la cuenta dentro del catálogo contable antes de interpretar el resultado.
Balance general vs. Estado de Resultados
| Aspecto | Balance General | Estado de Resultados |
|---|---|---|
| Pregunta principal | ¿Cuál es la posición financiera a una fecha? | ¿Cómo fue el desempeño durante un periodo? |
| Componentes | Activo, pasivo y capital contable. | Ingresos, costos, gastos y resultado. |
| Tiempo | Fotografía a una fecha determinada. | Movimiento acumulado entre fechas. |
| Uso | Liquidez, estructura financiera y obligaciones. | Rentabilidad y comportamiento operativo. |
| En Evidence | Consulta saldos iniciales y actuales por cuenta. | Analiza rubros y movimientos que explican el resultado. |
Del registro contable al análisis financiero
-
1
Operación
Ventas, compras, pagos y demás movimientos generan información contable.
-
2
Pólizas
La afectación contable se registra en las cuentas correspondientes.
-
3
Balanza
Se revisan saldos y movimientos antes de interpretar estados financieros.
-
4
Balance General
Se analiza la posición financiera a la fecha seleccionada.
-
5
Centro contable
Cuando corresponde, se segmenta el análisis por unidad de operación.
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Preguntas frecuentes sobre Balance General
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