El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Requisiciones de compra
Requisiciones de compra: controla solicitudes, autorizaciones y órdenes desde tu ERP
Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que ayuda a centralizar el proceso de compras.
Una requisición de compra es la solicitud interna con la que un área formaliza una necesidad antes de emitir una orden de compra. Bien gestionada, ayuda a validar qué se necesita, quién lo solicita, qué puede autorizarse y qué debe quedar pendiente. Con Evidence ERP, las requisiciones forman parte del flujo de compras y se controlan mediante permisos y estatus antes de convertirse en órdenes de compra.
Controla las requisiciones antes de que se conviertan en compras.
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¿Qué es una requisición de compra?
Es un documento interno utilizado para solicitar la adquisición de bienes o servicios antes de formalizar la compra con un proveedor. Su objetivo es dejar evidencia de la necesidad y someterla al control interno correspondiente. La requisición ocurre antes que la orden de compra: primero se solicita y valida internamente; después, cuando procede, se genera la orden.
Requisición de compra vs. orden de compra
| Criterio | Requisición de compra | Orden de compra |
|---|---|---|
| Objetivo | Solicitar y validar internamente una necesidad | Formalizar la compra con el proveedor |
| Momento | Antes de comprar | Después de aprobar la requisición |
| Uso | Interno | Externo / proveedor |
| Resultado esperado | Autorización para continuar | Compra formalizada |
| En Evidence ERP | Primer paso del proceso | Documento posterior a la requisición |
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¿Cómo funciona el proceso de requisición de compra?
Un estatus es la etapa en la que se encuentra una requisición. Sus permisos determinan qué usuarios pueden crearla, editarla o continuar el proceso.
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El área solicitante identifica el bien o servicio que necesita.
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Un usuario con permiso de Crear registra una nueva requisición.
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La requisición avanza por los estatus definidos en el proceso.
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Los usuarios autorizados pueden editarla únicamente cuando el estatus y sus permisos lo permiten.
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Si el presupuesto no cubre toda la cantidad solicitada, puede atenderse solo una parte y conservar el resto pendiente.
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Cuando corresponde continuar, la requisición se convierte en una orden de compra y mantiene la referencia del proceso.
El problema de gestionar requisiciones fuera del ERP
Cuando las solicitudes llegan por correo, mensajes, hojas de cálculo o autorizaciones verbales, la empresa pierde visibilidad sobre quién pidió qué, qué fue autorizado y qué quedó pendiente. Esto puede generar compras repetidas, modificaciones después de una autorización, gastos sin respaldo y necesidades olvidadas cuando el presupuesto solo permite comprar una parte.
Cómo lo resuelve Evidence ERP
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Activa la creación de nuevas requisiciones según el permiso de Crear.
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Controla la edición de requisiciones de acuerdo con el estatus y el permiso de Editar.
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Integra la requisición como paso previo a la orden de compra.
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Permite dar seguimiento a cantidades pendientes cuando solo se compra una parte de lo solicitado.
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Permite filtrar, buscar y exportar información a Excel y PDF.
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Conecta el proceso con órdenes de compra, proveedores e inventarios.
Ejemplo práctico: compra parcial sin perder el pendiente
Un área solicita 10 piezas de un insumo. El presupuesto disponible solo permite comprar 6. En lugar de cerrar el proceso y volver a capturar una nueva solicitud más adelante, la requisición permite conservar las 4 piezas restantes como pendiente para retomarlas cuando exista disponibilidad. Así se mantiene la trazabilidad de la necesidad original y se reduce el riesgo de duplicar o perder la solicitud.
Control de permisos por estatus
Uno de los diferenciadores de Evidence ERP es separar el permiso para crear una requisición del permiso para editarla en cada etapa. Esto ayuda a evitar que cualquier usuario modifique una requisición que ya fue enviada o que está en un estatus sujeto a control interno.
| Situación | Sin control por estatus | Con Evidence ERP |
|---|---|---|
| Creación | Puede quedar dispersa entre usuarios | Solo usuarios con permiso de Crear |
| Edición | Riesgo de cambios posteriores sin control | Depende del estatus y permiso de Editar |
| Compra parcial | El pendiente puede perderse | Puede conservarse para retomarlo después |
| Continuidad | Requisición y orden pueden quedar separadas | La requisición precede a la orden de compra |
Desliza horizontalmente para consultar la tabla completa.
¿Qué datos conviene definir en una requisición?
La información exacta depende de la política interna de cada empresa, pero una requisición bien estructurada normalmente identifica la necesidad, el solicitante, los artículos o servicios requeridos, cantidades, fechas y referencias necesarias para que Compras pueda revisar y continuar el proceso. En la publicación de Evidence ERP conviene describir solo los campos que efectivamente existan en la configuración del sistema.
¿Para qué empresas es especialmente útil?
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Empresas que requieren autorización antes de comprometer una compra.
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Organizaciones con varias áreas solicitantes y un departamento central de Compras.
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Negocios que necesitan mantener control sobre modificaciones de requisiciones ya enviadas.
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Empresas que frecuentemente compran cantidades parciales por restricciones presupuestales.
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Operaciones que necesitan conectar requisiciones con órdenes de compra e inventarios.
Integración con el resto del ERP
- Requisición de compra
- Orden de compra
- Proveedor
- Inventario
La ventaja de trabajar dentro del ERP es que la requisición no queda aislada como un archivo o correo: forma parte del flujo que después continúa hacia la orden de compra, la relación con proveedores y el control de inventarios.
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Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
¿Qué es Evidence ERP para controlar requisiciones de compra?
Evidence ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que integra las requisiciones de compra con órdenes de compra, proveedores e inventarios. Permite centralizar solicitudes, permisos por estatus, cantidades pendientes, filtros, búsquedas y exportaciones a Excel y PDF dentro del proceso de compras. La configuración y los permisos de cada empresa determinan los campos y acciones disponibles.
Preguntas frecuentes sobre requisiciones de compra
Es una solicitud interna que documenta una necesidad de compra antes de generar una orden de compra.
La requisición solicita y valida internamente la compra; la orden de compra formaliza la adquisición con el proveedor.
Un usuario que tenga habilitado el permiso de Crear.
Solo cuando el estatus sea editable y el usuario tenga el permiso correspondiente.
Se puede comprar una parte y mantener el resto pendiente en la misma requisición para retomarlo posteriormente.
Cuando procede continuar, la requisición se convierte en una orden de compra.
Sí. Al exigir que la compra parta de una requisición sujeta a control interno, se reduce el riesgo de iniciar compras fuera del proceso establecido.
Sí. La funcionalidad contempla filtros, búsqueda y exportación de reportes a Excel y PDF.
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Revisa cómo puede organizarse el proceso de requisición de acuerdo con los permisos, estatus y políticas internas de tu empresa.
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