El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Requisiciones con autorización por responsable
Controla quién revisa cada requisición, qué monto puede autorizar y cuándo una orden está lista para confirmarse.
Orden de compra OC-00842Requisición de Mantenimiento: refacciones
Importe de la orden$48,500.00
Rango del responsable
$48,500.00
$0$100,000.00
Dentro de su rango: puede autorizar El importe supera su rango
- RequisiciónLa necesidad se registra
- AutorizaciónSe valida el rango de monto
- Orden de compraLa compra puede continuarNo puede confirmarse sin autorización
Requisiciones de compra con autorización: control antes de comprometer el gasto
Una requisición de compra sirve para formalizar una necesidad interna antes de convertirla en una orden. En Evidence ERP, una orden pendiente debe pasar primero por autorización; en ese momento se valida el rango de monto permitido para el usuario responsable y la orden no puede confirmarse sin haber sido autorizada. El sistema también permite limitar la visibilidad a requisiciones asignadas o creadas por el usuario y agregar campos de firma al PDF de la orden de compra.
Una empresa pierde control de compras mucho antes de recibir una factura. El problema comienza cuando alguien solicita un material, servicio o insumo y la petición avanza directamente a compra sin que quede claro quién la pidió, quién debía revisarla y bajo qué límite podía aprobarse. La requisición ayuda a separar dos decisiones que conviene no mezclar: “necesitamos comprar esto” y “la empresa autoriza comprometer este gasto”. Cuando ambas etapas quedan documentadas, Compras puede trabajar con solicitudes que ya pasaron por la revisión correspondiente en lugar de convertirse en el área que decide, ejecuta y justifica al mismo tiempo.
Requisición y orden de compra no son lo mismo
Separar la necesidad interna de la aprobación y de la compra formal ayuda a que cada etapa tenga un responsable claro.
| Etapa | Papel dentro del proceso |
|---|---|
| Requisición de compra | Expresa una necesidad interna: qué se requiere y quién la solicita. Todavía no implica que la compra pueda confirmarse. |
| Autorización | Valida que la solicitud puede avanzar de acuerdo con las facultades y el rango de monto del responsable. |
| Orden de compra | Formaliza la adquisición con el proveedor una vez que el proceso interno permite continuar. |
La autorización ocurre antes de confirmar la orden
En Evidence, una orden pendiente debe autorizarse primero. Es en ese paso donde aplica el rango por monto definido para el usuario responsable. Si, por ejemplo, una persona tiene facultad de autorización hasta determinado importe, esa condición se valida al autorizar; una orden no puede confirmarse sin pasar antes por la autorización.
Qué conviene definir antes de digitalizar requisiciones
Un sistema ayuda a aplicar reglas, pero primero la empresa necesita reglas comprensibles. Antes de configurar el proceso conviene dejar claro quién puede solicitar, quién puede autorizar y hasta qué monto puede hacerlo cada responsable. También debe definirse qué sucursales o requisiciones necesita consultar cada usuario.
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Qué áreas pueden generar requisiciones y qué información mínima deben capturar.
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Quién es responsable de autorizar antes de que la orden se confirme.
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Qué rango de monto corresponde a cada usuario con facultad de autorización.
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Qué usuarios deben ver todas las requisiciones y cuáles solo necesitan consultar las que les fueron asignadas o crearon.
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Cómo se documentará la autorización cuando la orden de compra se comparta o imprima.
Visibilidad: ver lo que corresponde sin llenar el listado de ruido
A medida que aumenta el número de requisiciones, encontrar lo que necesita atención se vuelve tan importante como registrar la solicitud. Evidence guarda las requisiciones en su listado y permite revisar elementos como el filtro “Solo asignadas”, el estatus, la sucursal y las facultades del usuario cuando una requisición no aparece en la consulta esperada.
La facultad “Solo asignadas” permite que un usuario vea únicamente las requisiciones que le fueron asignadas y las que él mismo creó. Esta forma de trabajo puede ser útil para responsables que solo necesitan atender su universo de solicitudes y no todo el volumen de la empresa.
Requisiciones de compra
Estatus Sucursal 5 requisiciones 3 requisiciones
- REQ-0311 RefaccionesMantenimiento Asignada a mí Pendiente
- REQ-0312 Material de limpiezaServicios generales Creada por mí En revisión
- REQ-0313 PapeleríaAdministración Otra área Pendiente
- REQ-0314 Equipo de cómputoSistemas Otra área En revisión
- REQ-0315 HerramientaMantenimiento Asignada a mí Pendiente
Catálogos compartidos: evitar capturas distintas para la misma información
El proceso de requisiciones no vive aislado de los demás módulos. En Evidence, cada catálogo se administra en el área responsable: clientes en CRM, proveedores en Compras y productos o servicios en Almacenes. Esta separación permite reutilizar la información en distintas operaciones y evita crear versiones distintas del mismo dato solo para una requisición.
Autorización visible también en el documento
Cuando la empresa necesita conservar una evidencia visible de aprobación en el documento impreso o compartido, Evidence cuenta con la opción “Mostrar campos de firmas”, que agrega espacios para firmas de autorización al final del PDF de la orden de compra. Esto resulta útil en procesos donde el PDF forma parte del expediente, se comparte con otras áreas o debe conservarse con espacios definidos para responsables de autorización. No sustituye la regla del sistema: la orden sigue necesitando autorización antes de confirmarse.
Qué problemas ayuda a prevenir un flujo de requisiciones autorizado
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Órdenes que se confirman sin una revisión previa del responsable.
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Compras que exceden el monto que un usuario puede aprobar.
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Solicitudes que se pierden porque viven en mensajes o correos sin un estatus común.
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Dudas sobre quién debía autorizar una compra antes de enviarla al proveedor.
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Listados saturados con requisiciones que no corresponden al usuario que las consulta.
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Documentos impresos sin espacio para dejar evidencia de autorización cuando la política interna lo requiere.
Un ejemplo sencillo de operación
Supongamos que Mantenimiento necesita refacciones.
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El usuario registra la requisición y la solicitud queda disponible dentro del listado.
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El responsable revisa lo solicitado y, antes de que la orden pueda confirmarse, autoriza la operación dentro del rango de monto que tiene permitido.
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A partir de ahí, Compras puede continuar con una solicitud que ya atravesó el punto de control interno.
La misma lógica funciona en compras administrativas, materiales, servicios o necesidades de sucursal: la requisición organiza la necesidad; la autorización valida que puede avanzar; la orden formaliza la compra.
Indicadores operativos que conviene observar
Aunque la aprobación es el punto central, el proceso también se beneficia de revisar cuánto tiempo permanecen las requisiciones pendientes, qué áreas generan más solicitudes y cuántas órdenes se detienen por falta de autorización. Estos indicadores pueden construirse a partir de la operación y ayudan a distinguir control de burocracia: si todas las requisiciones se frenan, la política quizá necesita ajustes; si ninguna se revisa, el control puede ser insuficiente.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes
Lleva una requisición real de tu empresa a una demostración
Revisa cómo quedaría tu flujo de solicitud, autorización por responsable y confirmación de orden dentro de Evidence ERP. Una demostración con un caso real ayuda a validar montos, visibilidad y responsabilidades antes de cambiar el proceso.
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