El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Punto de reorden y stock mínimo
Cuándo revisar una reposición antes de quedarte sin inventario.
Qué son el punto de reorden y el stock mínimo
El punto de reorden es el nivel de existencia que sirve como referencia para saber cuándo conviene iniciar una reposición. El stock mínimo, por su parte, marca el nivel por debajo del cual la operación comienza a quedar expuesta a faltantes. Usados correctamente, ambos ayudan a sustituir decisiones por intuición por criterios consistentes de inventario.
En Evidence ERP puedes registrar y gestionar el punto de reorden y el stock mínimo, importar puntos de reorden de forma masiva y consultar el stock disponible por producto. Antes de tomar una decisión de reposición, el sistema también permite revisar el contexto del inventario mediante movimientos pendientes, ventas sin salida, compras sin entrada, traspasos, devoluciones, ajustes, lotes, stock inicial y Kardex.
Esta función no contempla cálculo automático del punto de reorden, alertas automáticas ni creación automática de órdenes de compra.
¿Qué problema busca resolver el punto de reorden?
En inventarios aparecen dos riesgos opuestos: comprar demasiado pronto y acumular existencias innecesarias, o comprar demasiado tarde y enfrentar faltantes. El punto de reorden ayuda a definir un momento de revisión antes de llegar a una situación crítica.
- Evita depender únicamente de la memoria del comprador o de una revisión visual del almacén.
- Da un criterio común para decidir cuándo revisar la reposición de cada producto.
- Ayuda a distinguir entre una existencia baja que requiere atención y una diferencia causada por movimientos pendientes o datos incompletos.
Punto de reorden, stock mínimo y stock de seguridad: no son lo mismo
| Concepto | Qué representa | Cómo interpretarlo |
|---|---|---|
| Punto de reorden | Nivel que indica cuándo revisar o iniciar una reposición. | Responde principalmente: ¿cuándo debo actuar? |
| Stock mínimo | Piso operativo definido para no trabajar por debajo de una cantidad considerada crítica. | Ayuda a reconocer una existencia que ya requiere atención. |
| Stock de seguridad | Reserva adicional que una empresa decide mantener para cubrir variabilidad de demanda o retrasos. | Es un concepto de planeación; esta función no contempla su cálculo automático. |
¿Cómo se calcula un punto de reorden?
En administración de inventarios se utiliza comúnmente una fórmula que combina la demanda esperada durante el tiempo de entrega con un inventario de seguridad. La fórmula sirve como referencia educativa para definir el parámetro que después puede utilizarse en la operación.
Punto de reorden = (demanda promedio por día × tiempo de entrega en días) + stock de seguridad
Ejemplo
Supongamos un producto con una demanda promedio de 12 unidades diarias, un proveedor que tarda 5 días en entregar y una reserva de seguridad definida por la empresa de 30 unidades.
Interpretación: al llegar a 90 unidades, la empresa debería revisar la reposición para cubrir el consumo esperado durante los cinco días de entrega y conservar la reserva definida. Este cálculo es un ejemplo metodológico; no significa que Evidence lo calcule automáticamente.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Demanda promedio | 12 unidades/día |
| Tiempo de entrega | 5 días |
| Demanda durante el plazo | 60 unidades |
| Stock de seguridad | 30 unidades |
| Punto de reorden | 90 unidades |
Cuándo el dato necesita contexto
Retomando el ejemplo anterior, imagina que un producto tiene un punto de reorden definido en 90 unidades y la consulta muestra 84 unidades disponibles. La lectura superficial sería “hay que comprar”. Sin embargo, antes de decidir conviene verificar si existe una compra pendiente de entrada, un traspaso en proceso o una venta sin salida. Si una compra de 60 unidades ya está pendiente de recepción, la decisión operativa puede ser distinta a la de un producto que realmente quedó en 84 unidades sin reposición en camino.
Cómo utilizar el punto de reorden dentro de un proceso de inventarios
-
Define el parámetro por producto con base en la demanda, el tiempo de entrega y la política de inventario de tu empresa.
-
Carga o actualiza los puntos de reorden; Evidence permite la importación masiva para evitar capturas una por una en catálogos amplios.
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Consulta el stock disponible del producto y compáralo con el parámetro definido.
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Antes de comprar, revisa si la existencia está afectada por movimientos pendientes, ventas sin salida, compras sin entrada, traspasos, devoluciones, ajustes o stock inicial.
-
Si aparece una diferencia o un saldo negativo, consulta el Kardex desde la fecha en que comenzó la inconsistencia.
-
Con esa información, el responsable de inventarios o compras decide la acción de reposición que corresponda.
Qué revisar antes de interpretar un “stock bajo”
| Revisión | Pregunta operativa |
|---|---|
| Stock disponible | ¿La cantidad consultada representa la existencia que realmente debe usarse para decidir? |
| Ventas sin salida | ¿Existe una venta registrada cuyo movimiento de almacén todavía no se refleja? |
| Compras sin entrada | ¿Hay mercancía comprada que aún no ha ingresado al inventario? |
| Traspasos | ¿Hay existencias en movimiento entre almacenes? |
| Devoluciones y ajustes | ¿Algún movimiento reciente explica la diferencia? |
| Stock inicial | ¿La carga inicial quedó completa y corresponde a la fecha de análisis? |
| Kardex | ¿Desde qué movimiento cambió el saldo y, si existe inventario negativo, desde qué fecha comenzó? |
Errores comunes al trabajar con punto de reorden y stock mínimo
- Usar el mismo punto de reorden para todos los productos sin considerar demanda y tiempos de entrega.
- Confundir punto de reorden con cantidad a comprar.
- Tomar una decisión únicamente con el saldo actual sin revisar movimientos pendientes.
- No actualizar parámetros cuando cambia el consumo o el plazo del proveedor.
- Corregir un saldo negativo sin investigar desde qué movimiento comenzó la diferencia.
- Asumir que cargar un punto de reorden significa que el sistema genera automáticamente alertas u órdenes de compra.
Control manual vs. un criterio integrado al ERP
| Aspecto | Control manual | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Parámetro de reposición | Puede vivir en hojas de cálculo separadas. | Punto de reorden y stock mínimo se administran dentro del entorno de inventarios. |
| Carga de parámetros | Captura uno por uno o archivos externos. | Importación masiva de puntos de reorden. |
| Lectura de existencias | El saldo puede quedar separado de los movimientos. | Stock disponible se consulta junto con información del producto. |
| Investigación de diferencias | Requiere reconstruir entradas y salidas manualmente. | Kardex y revisión de movimientos ayudan a explicar el saldo. |
| Decisión de compra | Puede basarse en intuición o memoria. | El equipo puede utilizar parámetros definidos y contexto del inventario. |
¿Cómo puedes llevar tu proceso en Evidence ERP?
¿Para qué empresas resulta especialmente útil?
- Comercializadoras y distribuidoras con catálogos amplios de productos.
- Empresas que hoy definen mínimos en hojas de cálculo o dependen de revisiones manuales.
- Operaciones donde los tiempos de entrega del proveedor hacen riesgoso esperar hasta que el producto casi se agote.
- Organizaciones con movimientos frecuentes de almacén que necesitan revisar el contexto antes de reponer.
- Equipos de compras e inventarios que necesitan criterios consistentes para priorizar productos.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes sobre punto de reorden y stock mínimo
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