L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Pré-écritures et autorisation des écritures
Une étape de révision avant que l’enregistrement comptable n’ait un effet définitif sur les soldes.
Vérifiez avant d’affecter les soldes comptables
Une pré-écriture permet de conserver un enregistrement comptable à une étape préalable à son imputation définitive. L’autorisation ajoute un point de contrôle pour que le mouvement n’affecte pas les soldes avant la fin de la révision correspondante. Cette approche est utile lorsque le service comptable doit valider l’information avant de clôturer l’enregistrement.
- Pré-écriture
- Enregistrement préalable sans effet sur les soldes.
- Écriture autorisée
- Enregistrement qui peut désormais poursuivre avec l’effet comptable correspondant, à condition que la période soit ouverte et que la configuration le permette.
Pré-écriture, écriture et autorisation : ce n’est pas la même chose
-
Étape: Pré-écriture
- Ce qu’elle représente
- Enregistrement préalable à l’écriture définitive.
- Ce qu’il faut vérifier
- Comptes, montants, référence et période.
-
Étape: Autorisation
- Ce qu’elle représente
- Point de contrôle avant l’imputation.
- Ce qu’il faut vérifier
- Que l’enregistrement soit correct et prêt à continuer.
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Étape: Écriture
- Ce qu’elle représente
- Enregistrement comptable imputé dans la période correspondante.
- Ce qu’il faut vérifier
- Équilibre, classification et lien avec l’opération.
Comment fonctionne le contrôle dans Evidence ERP
-
Configurez l’utilisation du flux de pré-écritures lorsque l’opération l’exige.
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Enregistrez ou générez le mouvement qui doit passer en révision.
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Vérifiez comptes, montants et classification avant d’autoriser.
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Autorisez l’enregistrement pour qu’il poursuive vers l’imputation comptable.
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Confirmez que la période comptable de la date est ouverte ; une période clôturée bloque l’imputation des écritures.
Exemple pratique : révision avant la clôture mensuelle
| Situation | Avant d’autoriser | Après autorisation |
|---|---|---|
| Ajustement comptable de 25 000 $ | On vérifie le compte, le centre comptable et les pièces justificatives. | L’enregistrement peut poursuivre avec son effet comptable dans la période ouverte. |
| Période clôturée | L’écriture ne peut pas être imputée sur ce mois. | L’ouverture/la clôture de la période correspondante doit être respectée. |
Le montant est illustratif. Le compte et les pièces applicables dépendent du mouvement réel et de la politique comptable de l’entreprise.
Quel problème ce flux résout-il ?
- Éviter qu’un enregistrement en révision n’affecte les soldes trop tôt.
- Séparer saisie, révision et autorisation lorsque le contrôle interne l’exige.
- Réduire les corrections après clôture dues à des écritures imputées sans révision suffisante.
- Respecter l’ouverture et la clôture des périodes comptables.
Liste de contrôle avant d’autoriser une écriture
- Confirmez que la date correspond à la bonne période comptable et que cette période est ouverte.
- Vérifiez que débits et crédits correspondent à l’enregistrement que vous souhaitez imputer.
- Validez les comptes et, le cas échéant, le centre comptable lié à l’opération.
- Conservez les pièces ou la référence qui permettent d’expliquer l’origine du mouvement.
- N’autorisez que lorsque l’enregistrement ne nécessite plus de corrections de saisie ou de classification.
Que vérifier lorsqu’une écriture ne peut pas continuer
| Point à vérifier | Question de contrôle |
|---|---|
| Période | La date tombe-t-elle dans une période ouverte ? |
| Compte | Le compte utilisé correspond-il à la configuration comptable ? |
| Équilibre | Les débits et crédits sont-ils cohérents ? |
| Origine | Existe-t-il une opération ou une pièce qui explique l’enregistrement ? |
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Questions fréquentes
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