El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Prepólizas y autorización de pólizas
Una etapa de revisión antes de que el registro contable tenga efecto definitivo en los saldos.
Revisa antes de afectar los saldos contables
Una prepóliza permite conservar un registro contable en una etapa previa a su aplicación definitiva. La autorización agrega un punto de control para que el movimiento no afecte los saldos hasta completar la revisión correspondiente. Este enfoque es útil cuando el área contable necesita validar información antes de cerrar el registro.
- Prepóliza
- Registro previo sin afectación de saldos.
- Póliza autorizada
- Registro que ya puede continuar con el efecto contable correspondiente, siempre que el periodo se encuentre abierto y la configuración lo permita.
Prepóliza, póliza y autorización: no son lo mismo
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Etapa: Prepóliza
- Qué representa
- Registro previo a la póliza definitiva.
- Qué revisar
- Cuentas, importes, referencia y periodo.
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Etapa: Autorización
- Qué representa
- Punto de control antes de la afectación.
- Qué revisar
- Que el registro sea correcto y esté listo para continuar.
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Etapa: Póliza
- Qué representa
- Registro contable aplicado dentro del periodo correspondiente.
- Qué revisar
- Cuadre, clasificación y relación con la operación.
Cómo funciona el control en Evidence ERP
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Configura el uso del flujo de prepólizas cuando la operación lo requiera.
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Registra o genera el movimiento que debe pasar por revisión.
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Revisa cuentas, importes y clasificación antes de autorizar.
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Autoriza el registro para que continúe hacia la afectación contable.
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Confirma que el periodo contable de la fecha esté abierto; un periodo cerrado bloquea la aplicación de pólizas.
Ejemplo práctico: revisión antes del cierre mensual
| Situación | Antes de autorizar | Después de autorizar |
|---|---|---|
| Ajuste contable de $25,000 | Se revisa la cuenta, el centro contable y la documentación de soporte. | El registro puede continuar con su efecto contable dentro del periodo abierto. |
| Periodo cerrado | La póliza no puede aplicarse en ese mes. | Debe respetarse la apertura/cierre del periodo correspondiente. |
El importe es ilustrativo. La cuenta y documentación aplicables dependen del movimiento real y de la política contable de la empresa.
¿Qué problema resuelve este flujo?
- Evitar que un registro en revisión impacte saldos antes de tiempo.
- Separar captura, revisión y autorización cuando el control interno lo requiere.
- Reducir correcciones posteriores al cierre por pólizas aplicadas sin revisión suficiente.
- Respetar la apertura y cierre de periodos contables.
Checklist antes de autorizar una póliza
- Confirma que la fecha corresponde al periodo contable correcto y que dicho periodo está abierto.
- Revisa que cargos y abonos correspondan al registro que se pretende aplicar.
- Valida las cuentas y, cuando aplique, el centro contable relacionado con la operación.
- Conserva la documentación o referencia que permita explicar el origen del movimiento.
- Autoriza únicamente cuando el registro ya no requiera correcciones de captura o clasificación.
Qué revisar cuando una póliza no puede continuar
| Situación a revisar | Pregunta de control |
|---|---|
| Periodo | ¿La fecha cae en un periodo abierto? |
| Cuenta | ¿La cuenta utilizada corresponde a la configuración contable? |
| Cuadre | ¿Los cargos y abonos están consistentes? |
| Origen | ¿Existe una operación o soporte que explique el registro? |
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EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes
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