L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Écritures comptables automatiques
Du mouvement opérationnel à l’enregistrement comptable, sans ressaisir la même opération.
Écritures comptables automatiques : enregistrez l’opération une fois et poursuivez vers la comptabilité
Une écriture comptable automatique transforme un mouvement opérationnel enregistré dans l’ERP en sa représentation comptable selon la configuration définie. L’objectif n’est pas de « faire de la comptabilité sans contrôle », mais d’éviter que les ventes, achats, paiements, stocks ou autres opérations doivent être ressaisis manuellement pour arriver aux comptes comptables.
Dans Evidence ERP, les écritures comptables automatiques font partie du même environnement où naissent les opérations. Les comptes utilisés dans ce flux doivent être configurés comme sous-comptes et les opérations liées à une agence peuvent conserver le centre comptable correspondant.
Quel problème résolvent-elles ?
- Ressaisir en comptabilité des opérations qui existent déjà dans d’autres modules.
- Perdre du temps à reconstituer l’origine d’une écriture lors de l’analyse d’un écart.
- Appliquer des critères différents lorsque plusieurs personnes comptabilisent des opérations similaires.
- Séparer l’enregistrement opérationnel de l’analyse ultérieure dans la balance et les états financiers.
Comment fonctionne le flux dans Evidence ERP
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L’opération est enregistrée dans le module correspondant.
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La configuration comptable détermine les comptes applicables au mouvement.
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Les comptes affectés aux écritures automatiques sont gérés comme sous-comptes.
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Lorsque l’opération est liée à une agence, le centre comptable peut être hérité de cette structure.
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L’écriture reste reliée au flux comptable pour sa consultation et son analyse ultérieure.
Exemple illustratif : une vente qui n’est plus ressaisie en comptabilité
| Étape | Donnée d’exemple | Ce que l’on cherche à contrôler |
|---|---|---|
| 1.Opération | Vente enregistrée pour 10 000 $ + taxes applicables | La donnée naît dans l’opération commerciale. |
| 2.Configuration | Comptes comptables définis au préalable | L’écriture suit le critère configuré. |
| 3.Écriture | Débits et crédits selon la configuration | L’opération n’est pas ressaisie depuis zéro. |
| 4.Révision | Écriture liée au mouvement d’origine | Le comptable peut suivre la trace de l’opération. |
Les montants ci-dessus sont uniquement illustratifs. Le compte, le traitement fiscal et l’écriture concrète dépendent de la configuration et de la nature de chaque opération.
Écriture automatique ou saisie manuelle
| Aspect | Saisie séparée | Avec les écritures automatiques |
|---|---|---|
| Origine | L’opération et l’écriture sont enregistrées séparément. | L’écriture part du mouvement déjà enregistré. |
| Critère comptable | Il peut dépendre de la saisie de l’utilisateur. | Il s’appuie sur la configuration comptable définie. |
| Traçabilité | Il faut reconstituer le lien entre les documents. | Le flux reste connecté dans l’ERP. |
| Analyse | La révision peut nécessiter des rapprochements supplémentaires. | L’écriture alimente le processus comptable ultérieur. |
Comment cela se relie au processus comptable
- Opérations de ventes, achats, paiements, stocks
- Écriture comptable
- Balance de vérification
- États financiers / comptabilité électronique selon le cas
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
Voyez comment les écritures naissent de vos opérations
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Planifier une démonstration
Voyez avec un conseiller comment une vente, un achat, un paiement ou un mouvement de stock génère son écriture comptable.