El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Pólizas automáticas
Del movimiento operativo al registro contable, sin volver a capturar la misma operación.
Pólizas automáticas: registra la operación una vez y continúa hacia contabilidad
Una póliza automática convierte un movimiento operativo registrado en el ERP en su representación contable de acuerdo con la configuración definida. El objetivo no es “hacer contabilidad sin control”, sino evitar que ventas, compras, pagos, inventarios u otras operaciones tengan que volver a capturarse manualmente para llegar a las cuentas contables.
En Evidence ERP, las pólizas automáticas forman parte del mismo entorno donde se originan las operaciones. Las cuentas utilizadas en este flujo deben configurarse como subcuentas y las operaciones relacionadas con una sucursal pueden conservar el centro contable correspondiente.
¿Qué problema resuelven?
- Recapturar en contabilidad operaciones que ya existen en otros módulos.
- Perder tiempo reconstruyendo el origen de una póliza al revisar una diferencia.
- Aplicar criterios distintos cuando varias personas contabilizan operaciones similares.
- Separar el registro operativo del análisis posterior en balanza y estados financieros.
Cómo funciona el flujo en Evidence ERP
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La operación se registra en el módulo que corresponde.
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La configuración contable determina las cuentas aplicables al movimiento.
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Las cuentas asignadas a pólizas automáticas se trabajan como subcuentas.
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Cuando la operación está relacionada con una sucursal, el centro contable puede heredarse desde esa estructura.
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La póliza queda conectada con el flujo contable para su consulta y análisis posterior.
Ejemplo ilustrativo: una venta que ya no se recaptura en contabilidad
| Momento | Dato de ejemplo | Qué se busca controlar |
|---|---|---|
| 1.Operación | Venta registrada por $10,000 + impuestos aplicables | El dato nace en la operación comercial. |
| 2.Configuración | Cuentas contables previamente definidas | El asiento sigue el criterio configurado. |
| 3.Póliza | Cargos y abonos de acuerdo con la configuración | No se vuelve a capturar la operación desde cero. |
| 4.Revisión | Póliza relacionada con el movimiento de origen | El contador puede seguir el rastro de la operación. |
Los importes anteriores son únicamente ilustrativos. La cuenta, tratamiento fiscal y asiento concreto dependen de la configuración y naturaleza de cada operación.
Póliza automática vs. captura manual
| Aspecto | Captura separada | Con pólizas automáticas |
|---|---|---|
| Origen | La operación y la póliza se registran por separado. | La póliza parte del movimiento ya registrado. |
| Criterio contable | Puede depender de la captura del usuario. | Se apoya en la configuración contable definida. |
| Trazabilidad | Hay que reconstruir el vínculo entre documentos. | El flujo permanece conectado dentro del ERP. |
| Análisis | La revisión puede requerir cruces adicionales. | La póliza alimenta el proceso contable posterior. |
Cómo se conecta con el proceso contable
- Operación de ventas, compras, pagos, inventarios
- Póliza contable
- Balanza de comprobación
- Estados financieros / contabilidad electrónica según corresponda
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes
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