El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Cuenta contable predefinida por cliente, producto o proveedor
Evidence ERP permite asociar cuentas contables a registros operativos. En el catálogo de clientes hay una Cuenta contable del cliente y una Cuenta contable del anticipo; productos y proveedores también admiten cuentas relacionadas. En la póliza generada, la cuenta configurada para el cliente aparece como parte del asiento.
Catálogo de clientesCliente
- Cuenta contable del cliente
- 1005-0001-0078—
- Cuenta contable del anticipo
- 0206-001-002—
Póliza de la venta
1005-0001-0078 Capturar cuenta Cliente $1,116.00
Ingresos $1,000.00
Concepto $100.00
IVA $16.00
Sumas iguales$1,116.00$1,116.00
La cuenta del catálogo llega al asiento de la venta. La cuenta del anticipo queda aparte: esta venta no la usa. Sin asociación, alguien debe decidir la cuenta en cada póliza.
¿Por qué predefinir cuentas contables desde los catálogos?
Cuando cada póliza exige decidir de nuevo qué cuenta utilizar para un mismo cliente, proveedor o concepto, aumenta la variación entre usuarios y la carga de revisión. Asociar la cuenta desde el catálogo convierte una decisión repetitiva en una configuración reutilizable, sin eliminar la necesidad de revisar el asiento antes del cierre.
Problemas que ayuda a resolver
-
Capturar manualmente la misma cuenta para operaciones recurrentes del mismo tercero o concepto.
-
Usar cuentas diferentes para operaciones equivalentes por falta de una asociación estándar.
-
Detectar hasta el cierre que la cuenta del cliente o proveedor no corresponde al tratamiento esperado.
-
Mezclar la cuenta ordinaria del tercero con la cuenta destinada a anticipos.
Configura la cuenta una vez y reutilízala en la operación
| Elemento | Qué muestra Evidence | Uso operativo |
|---|---|---|
| Cliente | Cuenta contable del cliente | Relaciona el tercero con una cuenta específica. |
| Anticipo | Cuenta contable del anticipo | Permite separar el tratamiento contable del anticipo. |
| Póliza | La cuenta configurada aparece en el asiento generado | Reduce recaptura y mantiene la asociación del catálogo. |
Alcance en Evidence
En el registro de cliente se configuran la Cuenta contable del cliente, por ejemplo 1005-0001-0078, y una Cuenta contable del anticipo, por ejemplo 0206-001-002. En la póliza de una venta a ese cliente aparece la cuenta 1005-0001-0078 con un cargo de $1,116.00, junto con cuentas de ingresos, concepto e IVA. Así, la asociación del catálogo se utiliza en el asiento generado. Productos y proveedores también admiten cuentas relacionadas.
| Capacidad | Aplicación |
|---|---|
| Cuenta por cliente | El catálogo de clientes muestra una sección Cuenta contable del cliente. |
| Cuenta de anticipo | El mismo registro permite definir una cuenta contable específica para anticipos. |
| Asociaciones en catálogos | Productos y proveedores también admiten cuentas relacionadas. |
| Uso en póliza | La cuenta del cliente configurada aparece en la póliza de la venta. |
| Edición posterior | La pantalla de póliza ofrece acciones para actualizar, volver a generar o editar según permisos y flujo. |
Ejemplo práctico
Un cliente tiene configurada la cuenta 1005-0001-0078. En la póliza de su venta, Evidence utiliza esa misma cuenta por $1,116.00 en el Debe. El asiento se equilibra con movimientos en el Haber por $1,000.00, $100.00 y $16.00, para un total de $1,116.00. Así, la cuenta del cliente configurada en catálogo forma parte de la póliza.
Cómo funciona una cuenta contable predefinida
-
1
Configura catálogoAsigna la cuenta contable correspondiente al cliente, producto o proveedor.
ResultadoLa asociación queda disponible para operaciones futuras.
-
2
Registra operaciónGenera la venta, compra o movimiento correspondiente.
ResultadoEl documento conserva la relación con el tercero o concepto.
-
3
Genera pólizaEjecuta el flujo contable configurado.
ResultadoLa cuenta relacionada puede incorporarse al asiento.
-
4
Revisa debe/haberValida cuenta, importe, centro contable y notas.
ResultadoCompruebas que la póliza refleje la operación real.
-
5
Corrige si procedeEdita o vuelve a generar conforme a permisos y reglas internas.
ResultadoMantienes control antes de autorizar o cerrar el periodo.
Catálogos operativos conectados con contabilidad
La asociación entre catálogos y cuentas permite que Ventas, Compras y otros movimientos compartan una lógica contable más consistente. En Evidence, clientes pueden tener cuenta ordinaria y cuenta de anticipo; productos y proveedores también pueden contar con cuentas relacionadas según su configuración. Las pólizas resultantes permanecen consultables y editables conforme a permisos y estado.
Contexto de control contable
La práctica de asociar cuentas por cliente, proveedor o producto es común en ERPs porque reduce decisiones repetitivas y facilita pólizas detalladas por tercero. Evidence aplica este enfoque al conservar la cuenta configurada en el cliente y utilizarla en el asiento de la venta.
Qué debe controlar una empresa al predefinir cuentas
- Cuenta ordinaria y cuenta de anticipo separadas cuando aplique.
- Asociaciones consistentes para clientes, proveedores y productos.
- Revisión del asiento generado antes de autorizarlo.
- Actualización de asociaciones cuando cambia el catálogo contable.
- Permisos para editar o regenerar pólizas sin perder trazabilidad.
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Preguntas frecuentes sobre cuentas predefinidas
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