L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Contrôle des produits engagés
Un produit engagé est une marchandise qui existe encore physiquement, mais qui est déjà liée à une opération et ne devrait donc pas être traitée comme un stock entièrement libre. Dans Evidence ERP, les documents commerciaux peuvent engager ou réserver des stocks selon leur statut et leur configuration, et la consultation des stocks permet de vérifier les quantités par entrepôt pour décider avec une vision plus réaliste de la disponibilité.
Produit 0450Stock enregistré dans l’entrepôt
100Stock physique
- Engagées
- 30Liées à des commandes
- Disponibles
- 70
Nouvelle commande : 80 pièces
D’après le stock physique, cela semble suffire Disponibilité potentielle : 70. La commande de 80 ne passe pas
Contrôle des produits engagés : savoir quel stock vous pouvez vraiment promettre
Voir 100 pièces en stock ne signifie pas toujours que 100 pièces sont disponibles pour une nouvelle vente. Une partie de ce stock peut être réservée pour des commandes déjà saisies, liée à une autre opération ou soumise à une condition qui empêche de la traiter comme libre. C’est là qu’intervient la notion de produit engagé.
Le problème est fréquent chez les distributeurs, les sociétés de négoce et les entreprises qui comptent plusieurs vendeurs : deux personnes consultent le même stock physique et pensent toutes deux pouvoir le proposer. Si le système ne distingue pas ce qui est déjà engagé, le conflit apparaît tard, généralement au moment de préparer la commande.
Stock physique et disponibilité commerciale sont deux questions différentes
| Notion | À quelle question elle répond |
|---|---|
| Stock physique | Quelle quantité de produit est enregistrée dans le stock ou l’entrepôt. |
| Engagé ou réservé | Quelle quantité est déjà liée à des documents ou des opérations à prendre en compte avant de la promettre à nouveau. |
| Disponible | La quantité qui peut être évaluée pour de nouveaux besoins après prise en compte des engagements applicables. |
| En transit ou en attente | Marchandise qui peut faire partie d’achats ou de transferts, mais qui n’est pas encore nécessairement disponible pour la préparation. |
La manière dont chaque entreprise interprète la disponibilité dépend de son processus et des documents qu’elle considère comme des engagements. L’essentiel est que la décision de vente ou de préparation ne repose pas uniquement sur le chiffre physique de l’entrepôt.
Dans Evidence, l’engagement dépend du statut et de la configuration
Dans Evidence, les documents commerciaux peuvent engager ou réserver des stocks selon leur statut et leur configuration. L’entreprise peut ainsi définir le moment opérationnel où une quantité cesse d’être considérée comme entièrement libre et commence à faire partie d’une obligation commerciale.
Avant de promettre une quantité supplémentaire, il convient de vérifier le stock disponible, réservé et engagé associé au produit. Cette vérification aide à réduire la survente, les changements de dernière minute et les négociations commerciales fondées sur un stock qui avait déjà une destination.
Exemple pratique : pourquoi 100 pièces ne sont pas forcément 100 pièces disponibles
Imaginez un produit avec 100 pièces enregistrées physiquement. Si 30 sont déjà liées à des commandes à préparer, l’équipe commerciale ne devrait pas décider comme si les 100 étaient encore libres. À titre d’exemple de gestion, une disponibilité potentielle de 70 pièces pourrait être analysée avant de prendre en compte d’autres réservations, emplacements ou conditions du stock.
Cet exemple est volontairement simple. Dans une opération réelle peuvent aussi intervenir des entrepôts différents, des lots, de la marchandise en quarantaine, des dates de péremption, des transferts ou des documents en attente. C’est pourquoi la consultation doit suivre le même critère que celui avec lequel l’entreprise prépare réellement ses commandes.
Contrôle par entrepôt : l’engagement a besoin d’un emplacement
Lorsque l’entreprise gère plusieurs entrepôts, le total consolidé peut masquer un problème. Avoir du stock dans une autre succursale ne signifie pas forcément que la marchandise est disponible dans l’entrepôt d’où partira la livraison.
Evidence permet de consulter les quantités par entrepôt depuis la consultation des produits et propose le rapport des stocks par entrepôt. Cette vue aide à vérifier non seulement la quantité totale, mais aussi où se trouve le stock que l’on prévoit d’engager ou de préparer.
Lot, emplacement, péremption et état comptent aussi
Dans les opérations plus contrôlées, deux unités d’un même produit peuvent ne pas être équivalentes pour la préparation. Un lot peut être réservé, un autre en quarantaine, un autre proche de sa péremption ou situé dans un autre entrepôt. Evidence prévoit la vérification du stock par lot, entrepôt, emplacement, péremption, réservation, quarantaine et unité.
- Vérifiez l’entrepôt d’où l’opération sera réellement préparée.
- Vérifiez si le produit est géré par lots ou soumis à des conditions qui limitent son utilisation.
- Tenez compte du stock réservé ou engagé avant de promettre de nouvelles quantités.
- Confirmez que le document commercial utilisé est bien celui qui doit générer l’engagement selon votre configuration.
- Évitez de décider sur un chiffre consolidé lorsque le produit doit être préparé depuis un emplacement précis.
Les signes qu’une entreprise doit mieux contrôler son stock engagé
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Des ventes confirmées qu’il faut ensuite reprogrammer faute de produit disponible.
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Deux vendeurs promettent la même marchandise à des clients différents.
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L’entrepôt annonce du stock, mais une partie était déjà destinée à des commandes antérieures.
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L’équipe tient des tableurs parallèles pour « mettre de côté » du produit, faute de confiance dans la disponibilité du système.
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On consulte le stock total, mais pas l’entrepôt, le lot ou l’état depuis lequel il faut préparer.
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La quantité physique correspond, mais l’opération ne peut toujours pas utiliser tout le stock à cause de réservations ou d’engagements.
Comment analyser un écart avant d’accuser le stock
Lorsque la disponibilité ne correspond pas à ce qu’attendait l’utilisateur, il convient d’abord de revoir l’ensemble du processus. Evidence permet de consulter les mouvements et les stocks par entrepôt ; l’analyse doit aussi prendre en compte les ventes sans sortie, les achats sans entrée, les transferts, les retours, les ajustements, les kits, les lots et le stock initial. Le kardex par produit et par entrepôt aide à suivre la séquence des mouvements.
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Confirmez le bon produit et le bon entrepôt.
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Vérifiez quels documents réservent ou engagent du stock selon la configuration en vigueur.
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Consultez les mouvements en attente qui n’apparaissent pas encore comme une entrée ou une sortie terminée.
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Vérifiez les lots, les emplacements et les conditions particulières du produit.
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En cas d’écart physique, comparez le kardex avec un inventaire réalisé à la même date.
Du stock « dans le système » à un stock fiable pour la vente
Le contrôle des produits engagés ne vise pas à compliquer la vente, mais à donner à l’équipe commerciale un chiffre plus utile. Lorsque la disponibilité tient compte des engagements et de l’emplacement, les promesses faites au client reposent sur une réalité opérationnelle plus proche de ce que l’Entrepôt pourra préparer.
Dans les entreprises à forte rotation, avec plusieurs succursales ou des produits à disponibilité limitée, cette différence peut éviter la survente, les transferts d’urgence et les achats de dernière minute qui érodent la marge.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
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ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
Vérifiez quelle part du stock est réellement disponible pour être engagée
Demandez une démonstration d’Evidence ERP et examinez un scénario avec vos propres entrepôts, produits et documents commerciaux. L’objectif est de valider la disponibilité avant de la promettre, pas après l’apparition de la rupture.
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Vérifiez avec un conseiller quelle part du stock est réellement disponible dans vos entrepôts avant de la promettre.