L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Rapport des stocks par entrepôt
Savoir ce que vous avez, où cela se trouve et ce que vous pouvez utiliser.
Un chiffre total peut cacher un problème opérationnel
Un chiffre total de stock peut sembler sain et pourtant cacher un problème opérationnel. L’entreprise peut avoir 500 pièces au total, mais seulement 20 dans l’agence qui doit expédier aujourd’hui ; ou afficher un stock physique déjà réservé pour d’autres commandes. C’est pourquoi suivre le stock par entrepôt est un besoin différent de la connaissance du total général.
Le rapport des stocks par entrepôt répond à une question de base pour les Ventes, les Achats et les Opérations : combien de produit y a-t-il à chaque emplacement et dans quel état ? Lorsque la réponse est disponible dans l’ERP, on dépend moins des appels à l’entrepôt et des fichiers parallèles.
Deux façons de consulter les stocks dans Evidence
Evidence permet de consulter l’information depuis la « Consultation des produits », où chaque produit peut afficher ses quantités par entrepôt, ainsi que via le rapport spécifique « Stocks par entrepôt ». Les deux vues abordent le stock selon des besoins différents : chercher un produit précis ou analyser la situation d’un entrepôt.
| Vue | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Consultation des produits | Utile lorsque l’utilisateur part d’un produit et doit savoir combien d’unités existent dans les différents entrepôts. |
| Rapport Stocks par entrepôt | Utile lorsque la revue part d’un emplacement et qu’il faut analyser le stock qu’il contient. |
| Kardex par produit et entrepôt | Aide à comprendre comment le stock est arrivé au solde actuel et à repérer les mouvements qui expliquent un écart. |
Le bon entrepôt compte autant que la quantité
Dans une activité multi-entrepôts, le stock n’est pas automatiquement interchangeable. Un produit peut exister dans une autre agence, être en transit ou nécessiter un transfert avant de pouvoir être expédié. C’est pourquoi une promesse commerciale ou une décision de réapprovisionnement doit tenir compte de l’emplacement depuis lequel on opérera réellement.
La consultation par entrepôt aide à éviter deux erreurs fréquentes : vendre sur la base d’un stock éloigné du point de livraison, et acheter en trop faute d’avoir vérifié un stock disponible dans un autre emplacement, utilisable via le processus correspondant.
Stock physique, réservé et engagé
La quantité physique n’est qu’une partie de la disponibilité. Dans Evidence, les documents commerciaux peuvent engager ou réserver du stock selon leur statut et leur configuration. Avant de promettre un produit, il convient de vérifier combien est disponible et quelle partie est déjà liée à d’autres opérations.
Le total par entrepôt n’est pas toujours du stock libre
Un emplacement peut avoir de la marchandise physiquement enregistrée et, en même temps, une partie réservée, engagée, en quarantaine ou soumise à une autre condition. La décision doit tenir compte de l’état opérationnel du produit, pas seulement du solde.
Lots, emplacements et péremption : quand le produit a besoin de plus de contexte
Pour certains secteurs, il ne suffit pas de savoir qu’il y a 40 unités. Il importe aussi de savoir quel lot peut être utilisé, à quel emplacement physique il se trouve, s’il a une date de péremption, s’il est réservé ou s’il est en quarantaine. Evidence prévoit la consultation du stock par lot, entrepôt, emplacement, péremption, réservation, quarantaine et unité.
- Lot
- Permet de distinguer des lots d’un même produit lorsque la traçabilité l’exige.
- Emplacement
- Aide à savoir où se trouve physiquement la marchandise dans l’activité.
- Péremption
- Permet de tenir compte de la validité du produit avant d’expédier.
- Réservation ou engagement
- Sépare les quantités qui ont déjà une destination opérationnelle.
- Quarantaine
- Évite de considérer comme libre une marchandise qui ne devrait pas encore être utilisée.
- Unité
- Aide à lire correctement la quantité lorsque le produit se gère sous différentes présentations ou unités.
Comment enquêter lorsque le rapport et l’inventaire physique ne concordent pas
Un écart de stock ne se corrige pas toujours par un ajustement. Avant de modifier le solde, il convient d’identifier le mouvement qui a produit l’écart. Evidence permet de vérifier les mouvements en attente, ventes sans sortie, achats sans entrée, transferts, retours, ajustements, kits, lots et stock initial.
La comparaison doit se faire à dates équivalentes. Si l’inventaire physique correspond à la clôture d’hier et que le Kardex inclut les mouvements d’aujourd’hui, l’écart peut n’être qu’apparent. La bonne analyse compare le Kardex par produit et entrepôt à un inventaire physique réalisé à la même date.
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Sélectionnez le produit et l’entrepôt qui présentent l’écart.
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Vérifiez le solde actuel et la séquence du Kardex.
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Recherchez les ventes sans sortie ou achats sans entrée encore en attente.
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Validez les transferts entre entrepôts, retours et ajustements.
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Vérifiez lots, kits et stock initial le cas échéant.
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Comparez le solde du Kardex à un inventaire physique réalisé à la même date et corrigez la cause, pas seulement le résultat.
Les décisions qu’améliore un rapport des stocks par entrepôt
| Service | Décision qu’il peut améliorer |
|---|---|
| Ventes | Confirmer si l’agence ou l’entrepôt d’expédition dispose d’une disponibilité suffisante. |
| Achats | Éviter de réapprovisionner sans vérifier d’abord ce qui existe dans d’autres emplacements et ce qui est en attente d’entrée. |
| Entrepôt | Détecter les écarts, mouvements en attente et besoins d’inventaire. |
| Direction | Comprendre comment le capital stock se répartit entre emplacements et où se concentrent les risques opérationnels. |
| Service client | Donner des réponses plus fiables sur la disponibilité et les délais d’expédition. |
Signes que votre contrôle multi-entrepôts a besoin de plus de détail
- L’équipe appelle constamment chaque agence pour confirmer les stocks.
- Les Ventes décident avec un total consolidé et découvrent ensuite que le produit est dans un autre emplacement.
- Des achats urgents sont réalisés alors qu’un stock inutilisé existe dans un autre entrepôt.
- Les transferts en attente rendent difficile de savoir où se trouve réellement la marchandise.
- Les écarts physiques se corrigent par des ajustements sans vérifier le mouvement qui les a causés.
- Les lots ou emplacements internes sont suivis dans des tableurs externes à l’ERP.
Un stock fiable est un stock explicable
L’objectif d’un rapport des stocks n’est pas seulement d’afficher un chiffre. Un stock fiable doit pouvoir s’expliquer : d’où vient le solde, quels mouvements l’ont modifié, dans quel entrepôt il se trouve, quelle partie peut être utilisée et quelles conditions s’appliquent au produit. C’est cette traçabilité qui transforme la donnée en décision opérationnelle.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
Examinez vos stocks par entrepôt avec un cas réel
Demandez une démonstration d’Evidence ERP et analysez produits, entrepôts, lots et mouvements de votre propre activité. L’objectif est que le stock cesse d’être un chiffre global pour devenir une information utile pour vendre, acheter et expédier.
Planifier une démonstration
Voyez avec un conseiller les stocks par entrepôt, la disponibilité engagée et le Kardex par produit.