WhatsApp Web dans un ERP : comment intégrer vos conversations à la gestion de votre entreprise

Comment WhatsApp Web se connecte-t-il à Evidence ERP ?

La connexion se fait en scannant un code QR depuis WhatsApp, de la même manière qu’on associe une session WhatsApp Web. Chaque ligne connectée peut être identifiée par un alias dans Evidence ERP.

Le système affiche l’état de chaque session et, si la connexion est perdue, permet de générer un nouveau code QR pour l’associer à nouveau. Il est également possible de gérer plusieurs lignes par entreprise, selon le forfait souscrit.

Comment fonctionne la boîte de réception WhatsApp dans l’ERP ?

La boîte de réception permet d’organiser et de retrouver rapidement les conversations dans Evidence ERP. Vous pouvez rechercher des chats et les filtrer selon le type de conversation, leur statut ou le responsable attribué.

Par exemple, vous pouvez séparer les chats individuels et de groupe, et identifier les conversations non lues, favorites, archivées, sans réponse, les vôtres ou non attribuées.

Attribution des conversations et suivi par responsable

Evidence ERP permet d’attribuer chaque conversation à un responsable pour savoir qui s’occupe de chaque client ou prospect. Le responsable peut être modifié depuis la boîte de réception ou directement depuis le chat. Vous pouvez aussi filtrer les conversations par « Les miennes » ou « Non attribuées », ce qui facilite la répartition du travail au sein de l’équipe et le suivi des chats en attente.

Que pouvez-vous faire dans une conversation WhatsApp ?

Depuis Evidence ERP, vous pouvez envoyer et recevoir des messages, répondre à des messages cités et participer à des conversations de groupe sans quitter le CRM. Vous pouvez aussi partager des images, des vidéos, des audios et des documents directement depuis le chat.

De plus, vous pouvez rechercher des messages antérieurs et consulter le statut de chaque envoi, comme envoyé, distribué, lu ou en échec, ce qui facilite le suivi de chaque conversation.

Réponses rapides pour accélérer le service

Evidence ERP permet d’utiliser des réponses rapides pour répondre aux messages fréquents sans avoir à les rédiger de zéro. Ces modèles peuvent être personnels ou propres à l’entreprise et peuvent être retrouvés par nom, catégorie, texte ou au moyen d’un raccourci.

Ils peuvent également inclure des variables, comme le nom du contact ou de l’agent, pour adapter le message avant de l’envoyer et assurer un service plus rapide et plus cohérent.

Comment une conversation WhatsApp est-elle reliée au CRM ?

Dans Evidence ERP, chaque conversation peut être liée à un prospect ou à un client du CRM. Il est aussi possible de créer un nouveau prospect directement depuis le chat lorsque le contact n’est pas encore enregistré.

Une fois la conversation liée, vous pouvez consulter et mettre à jour des informations comme la raison sociale, le poste, l’origine, la campagne et le responsable, en gardant le contexte commercial à côté de la conversation.

Suivi commercial depuis WhatsApp

Depuis Evidence ERP, vous pouvez assurer le suivi des clients et des prospects sans quitter la conversation. Le système permet de consulter et de mettre à jour les données commerciales, ainsi que de créer des activités liées à chaque contact. Vous pouvez aussi ajouter des notes internes et des pièces jointes au journal, ce qui aide à regrouper le suivi et les informations de l’équipe au même endroit.

Devis, ventes et ordres de service depuis le chat

Depuis une conversation WhatsApp dans Evidence ERP, vous pouvez générer des documents commerciaux liés au message reçu. Pour les prospects, il est possible de créer des devis, tandis que pour les clients, vous pouvez aussi générer des ventes et des ordres de service.

De plus, vous pouvez consulter les lignes, le statut et le total des documents, et envoyer dans le chat le PDF d’un devis ou d’une vente directement depuis le système.

Indicateurs WhatsApp liés à chaque contact

Evidence ERP permet de consulter les indicateurs de conversation de chaque contact pour mieux comprendre ses échanges avec l’équipe. Vous pouvez voir le nombre total de messages, les messages du client et de l’équipe, ainsi que le temps de réponse moyen de chaque partie.

Vous pouvez également consulter la date du premier contact et les enregistrements liés aux devis, aux ventes et aux ordres de service, afin de garder visible l’historique commercial de chaque contact.

Comment les groupes WhatsApp sont-ils gérés depuis l’ERP ?

Dans Evidence ERP, les groupes WhatsApp peuvent être gérés avec leurs informations et leur contexte dans le CRM. Il est possible de consulter le sujet, la description, la date de création et les participants de chaque groupe.

Vous pouvez aussi identifier qui a envoyé chaque message, consulter les rôles d’administration, accéder au chat individuel d’un participant et tenir un journal interne propre au groupe.

Historique et synchronisation des conversations

Lorsque vous connectez une ligne WhatsApp à Evidence ERP, vous pouvez importer l’historique disponible des conversations. Le système permet de demander des périodes de 30 jours, 90 jours, 6 mois ou tout l’historique disponible. De plus, les conversations sont synchronisées à l’ouverture de chaque chat et, si la connexion est perdue, le système affiche un avertissement et permet de la rétablir. L’importation peut aussi être reprise sans dupliquer les messages.

Quels sont les avantages d’intégrer WhatsApp Web au CRM d’un ERP ?

Intégrer WhatsApp Web au CRM permet de regrouper les conversations et les informations commerciales au même endroit, ce qui facilite le suivi des clients et des prospects. Dans Evidence ERP, l’équipe peut consulter le chat avec la fiche du contact, attribuer des responsables et enregistrer les activités liées à chaque conversation.

Cela aide également à mieux organiser le service, à assurer la continuité de chaque contact et à générer des documents comme des devis, des ventes ou des ordres de service depuis le même flux de travail.