L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Séries et numéros de factures : comment les configurer
Les séries et numéros (folios) de factures sont des lettres et des chiffres qui permettent d’identifier, de classer et de contrôler les factures émises par une entreprise. La série sert à séparer les documents par succursale, type d’opération ou domaine d’activité, tandis que le numéro est le chiffre consécutif qui identifie chaque document au sein de cette série.
Avec Evidence ERP, vous pouvez configurer des séries et des numéros pour les ventes, les devis et les factures. Vous pouvez aussi attribuer aux factures une numérotation différente de celle des ventes, sans perdre le lien entre les deux documents. Ces identifiants servent au contrôle administratif, tandis que l’UUID fiscal est le code unique qui identifie chaque facture tamponnée auprès du SAT.
Pour en savoir plus sur ce processus, consultez notre guide de la facturation au Mexique.
Pourquoi est-il important de configurer les séries et numéros de vos factures ?
Lorsqu’une entreprise ne dispose pas d’une configuration flexible des séries et numéros, elle peut rencontrer des problèmes comme :
- Utiliser le même numéro consécutif pour les ventes et les factures, même lorsqu’elle a besoin de numérotations différentes.
- Ajuster manuellement les séries pour chaque point de vente ou type de document.
- Saisir à nouveau des factures ou des ventes qui se répètent à chaque période, comme les loyers, les mensualités et les services.
- Avoir des numéros en double ou confondre des documents de types différents.
Avec Evidence ERP, vous pouvez configurer la numérotation par type de document et décider si la facture porte son propre numéro consécutif ou utilise celui de la vente, selon les besoins de votre entreprise.
Quelle est la différence entre le numéro interne et l’UUID fiscal ?
Le numéro interne et l’UUID fiscal sont des identifiants différents d’une facture.
Le numéro interne est un numéro attribué par l’entreprise ou son système ERP pour organiser, retrouver et suivre les factures dans le cadre de son activité.
L’UUID fiscal, en revanche, est un code unique généré lors du tamponnage d’un justificatif fiscal numérique par Internet (CFDI) par l’intermédiaire d’un prestataire agréé par le SAT. Ce code permet d’identifier et de vérifier le justificatif fiscal.
La principale différence est que le numéro interne sert au contrôle administratif et n’a pas de valeur fiscale en soi, tandis que l’UUID identifie de manière unique la facture tamponnée.
Pour en savoir plus sur les justificatifs fiscaux, consultez notre article Qu’est-ce qu’un CFDI et à quoi sert-il ?
Exemple de deux séries de facturation avec des numéros consécutifs
Une entreprise utilise la série A pour les factures de produits et la série B pour les factures de services. Chaque série a sa propre numérotation consécutive, de sorte que les numéros avancent de manière indépendante.
| Document | Série | Numéro | Identification |
|---|---|---|---|
| Facture de produits | A | 100 | A-100 |
| Facture de services | B | 250 | B-250 |
| Facture de produits | A | 101 | A-101 |
| Facture de produits | A | 102 | A-102 |
| Facture de services | B | 251 | B-251 |
| Facture de produits | A | 103 | A-103 |
| Numéro suivant | A-104 B-252 | ||
Dans cet exemple, la prochaine facture de produits portera le numéro A-104, tandis que la prochaine facture de services portera le B-252.
Ainsi, l’entreprise conserve une numérotation organisée et indépendante pour chaque série, quel que soit le nombre de factures émises de chaque type.
Comment configurer et gérer les séries et numéros dans Evidence ERP ?
Evidence ERP permet de gérer la numérotation des documents et d’automatiser différents processus liés à la facturation.
Parmi ses principales fonctionnalités :
-
Configuration des séries et numéros: permet de définir des numérotations pour les ventes, les devis et les factures depuis Gestion des ventes > Configuration > Paramètres, dans la rubrique Séries et numéros.
-
Numéros indépendants: permet qu’une facture ait un numéro consécutif différent de celui de la vente associée, lorsque l’opération l’exige.
-
Facturation récurrente: permet de programmer des ventes et des factures pour les clients aux opérations répétitives, comme les loyers, les mensualités ou les services, en définissant la périodicité, la durée de validité, la date de génération, les prix et les taxes.
-
Révision ou tamponnage automatique: permet de définir si les documents récurrents sont générés pour révision ou tamponnés directement.
-
Configuration fiscale: permet d’enregistrer les données nécessaires à la facturation, comme la raison sociale, le RFC, le régime fiscal, le code postal et les certificats, qui doivent être vérifiés avant le tamponnage.
Si votre entreprise émet des factures de manière périodique, découvrez le fonctionnement de la facturation récurrente automatique avec Evidence ERP.
Quels problèmes une numérotation des factures organisée évite-t-elle ?
Lorsque les ventes et les factures partagent obligatoirement la même numérotation, ou lorsque les documents récurrents sont saisis manuellement à chaque période, les entreprises peuvent perdre du temps et commettre des erreurs administratives.
Des confusions entre documents, des enregistrements en double ou des difficultés pour retrouver une facture peuvent également survenir.
Avec Evidence ERP, les séries et numéros se configurent par type de document, ce qui facilite leur identification et leur suivi. De plus, les ventes et factures récurrentes peuvent être programmées pour éviter de les saisir à nouveau chaque mois.
Comment les séries et numéros sont-ils liés aux ventes, à la facturation et à la comptabilité ?
La gestion des séries et numéros fait partie du processus de ventes et de facturation dans Evidence ERP.
- Ventes
- Facturation
- Séries et numéros
- Comptabilité
Cela permet de garder les documents identifiés tout au long de leur enregistrement et de leur suivi administratif.
Ainsi, l’entreprise peut consulter et suivre les documents liés à ses opérations.
Quelles entreprises ont besoin de séries et numéros indépendants ?
Cette fonctionnalité est utile pour les entreprises qui :
- Ont besoin de séparer la numérotation de leurs ventes et de leurs factures.
- Gèrent plusieurs points de vente ou différents types de documents.
- Utilisent des séries indépendantes pour les produits, les services ou les domaines d’activité.
- Facturent des services récurrents, comme des loyers, des mensualités, des honoraires forfaitaires ou des charges de maintenance.
- Cherchent à réduire la saisie manuelle de documents qui se répètent à chaque période.
Avantages de gérer les séries et numéros avec Evidence ERP
Dans certains systèmes, les factures utilisent obligatoirement le même numéro consécutif que la vente dont elles proviennent.
Avec Evidence ERP, vous pouvez configurer une numérotation indépendante pour les factures lorsque votre activité l’exige, sans perdre le lien entre les deux documents.
Cela permet de :
- Maintenir une numérotation organisée par type de document.
- Identifier les factures plus facilement.
- Séparer les numéros consécutifs des ventes et de la facturation.
- Réduire les ajustements manuels de la numérotation.
- Faciliter la consultation et le suivi administratif des justificatifs.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
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Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes
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