L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Importation en masse des produits et des prix
Lorsque le catalogue compte des centaines ou des milliers d’articles, la saisie manuelle ne fait pas que prendre du temps : elle augmente le risque de doublons, de codes incohérents et de données incomplètes. Une importation structurée permet de partir d’une base plus propre.
catalogue-produits.csvModèle CSV modifiable dans Excel
| Code | Désignation | Unité | Prix |
|---|---|---|---|
| TOR-014 | Vis hexagonale 1/4" | Pièce | 1,80 $ |
| tor14 | VIS HEX 1/4Doublon | pce | 1,80 $ |
| TUE-014 | Écrou hexagonal 1/4" | Pièce | 0,90 $ |
| ARA-014 | Rondelle plate 1/4"Prix non validé | Pièce | —0,60 $ |
| TAQ-008 | Cheville 8 mmAbandonné | Boîte | 45,00 $ |
| BRO-010 | Foret 10 mm | Pièce | 38,50 $ |
6 enregistrements, 3 avec remarques4 produits avec un code unique
En l’état, le chargement transférerait le désordre dans l’ERP en quelques secondes Prêt pour un test sur un petit groupe
Importé dans
Entrepôts Catalogues Produits
Importation en masse des produits et des prix : chargez votre catalogue sans saisir les articles un par un
Le chargement en masse est particulièrement utile lors de la mise en place d’un ERP, d’une migration depuis des tableurs ou de la mise à jour d’un catalogue qui change souvent. Le défi ne consiste pas seulement à envoyer un fichier : il faut préparer l’information pour que les produits soient identifiés de façon cohérente et puissent ensuite être trouvés, achetés, vendus et consultés correctement.
Dans Evidence ERP, le chargement en masse du catalogue se fait depuis Entrepôts > Catalogues > Produits avec l’option Exporter/Importer. Le processus utilise un modèle accompagné d’un guide de remplissage et prévoit aussi l’importation des produits par fichier CSV modifiable dans Excel.
Ce qu’il faut préparer avant d’importer un catalogue
La qualité du fichier source détermine en grande partie le résultat. Si le fichier Excel contient des désignations en double, des codes incohérents ou des colonnes mélangées, le chargement en masse peut transférer le désordre dans l’ERP en quelques secondes.
Il est aussi utile de faire un test sur un petit groupe d’enregistrements. La pratique courante en migration consiste à valider d’abord le format, à vérifier le résultat, puis à étendre au reste du catalogue.
Liste de contrôle avant le chargement
Comment se fait l’importation dans Evidence ERP
Le processus se trouve dans Entrepôts > Catalogues > Produits. On y utilise l’option d’importation, identifiée par le bouton à flèches Exporter/Importer, avec le modèle et son guide de remplissage.
Modèle CSV modifiable dans Excel
Evidence prévoit l’importation des produits à l’aide d’un modèle CSV qui peut être travaillé dans Excel. Ce format permet de préparer de nombreux enregistrements hors du système et de les charger ensemble au lieu de créer chaque article individuellement.
Consultation après le chargement
Une fois intégrés au catalogue, les produits peuvent être retrouvés dans Entrepôts > Liste > Consultation des produits à l’aide de filtres par nom ou par code. Cette vérification permet de confirmer que les principales références sont disponibles pour l’activité.
L’importation n’est que le début du processus. Après le chargement, vérifiez un échantillon de produits et confirmez que les codes, les noms et les données critiques correspondent à la source d’origine.
Importer produits et prix sans polluer le catalogue
Les recherches sur le chargement en masse portent souvent sur la rapidité, mais le principal risque réside dans la cohérence. Un fichier peut être chargé rapidement et poser malgré tout des problèmes s’il mélange formats ou critères.
Erreurs à éviter
-
Utiliser des codes différents pour un même produit dans des fichiers successifs.
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Changer la façon de nommer les marques, les catégories ou les unités sans règle définie.
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Importer des produits obsolètes avec le catalogue en vigueur.
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Mettre à jour des prix sans vérifier quels produits sont concernés.
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Modifier le modèle sans respecter le format attendu.
-
Charger tout le catalogue sans test préalable.
Migration initiale ou mise à jour périodique
Lors d’une mise en place, le chargement en masse sert à constituer le catalogue initial. Dans l’activité quotidienne, le même principe peut aider à maintenir des informations qui changent en volume. Dans les deux cas, l’entreprise doit garder le contrôle des versions et savoir qui a préparé et validé le fichier.
Quand le catalogue grandit
À mesure que le nombre de produits augmente, la valeur d’une structure cohérente augmente aussi. Les recherches, les rapports et les analyses ultérieures dépendent d’une donnée de base qui suit une logique commune.
Cas d’usage de l’importation en masse
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Migrer depuis Excel
Si l’entreprise gère déjà son catalogue dans des tableurs, le modèle permet de préparer l’information pour la transférer vers l’ERP sans ressaisir chaque article.
-
Démarrage d’une nouvelle activité
Une succursale, un entrepôt ou une ligne d’activité peut devoir intégrer un volume important de références dès le départ. Le chargement en masse réduit le temps de création et permet de concentrer l’effort sur la validation des données.
-
Catalogues fournisseurs
Lorsqu’un fournisseur remet de longues listes, l’entreprise peut utiliser ces fichiers comme base de travail, à condition d’harmoniser d’abord l’information selon le format et les critères de son propre catalogue.
-
Mise à jour des prix
Les changements de prix dans des catalogues étendus exigent un contrôle pour éviter des saisies dispersées. Avant d’appliquer une mise à jour en masse, il convient de valider la version du fichier, les codes concernés et un échantillon du résultat.
Ce qu’il faut vérifier après l’importation
- Produits retrouvables par nom et par code.
- Absence de doublons évidents.
- Données critiques conformes au fichier source.
- Prix et désignations validés sur un échantillon représentatif.
- Catalogue prêt à être utilisé dans les processus opérationnels concernés.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
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Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
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Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur l’importation en masse
Faites de votre catalogue une base fiable pour travailler
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