L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Relevés de compte clients
Relevés de compte clients avec contrôle des débits, paiements et ajustements
Un relevé de compte permet de voir quels débits ont été enregistrés pour un client, quels paiements ont été imputés et comment son solde évolue. Lorsque les mouvements ou les ajustements ne sont pas suffisamment contrôlés, la lecture du compte peut cesser de refléter clairement l’activité réelle.
Dans Evidence ERP, cette fonction génère le relevé de compte avec le détail des débits et des paiements par client et limite les ajustements aux écarts autorisés auxquels un compte comptable est attribué. L’objectif est que toute correction ait une justification opérationnelle et un traitement comptable identifiable.
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Découvrez comment consulter les débits et les paiements par client et contrôler les ajustements avec des écarts autorisés et un compte comptable défini.
Qu’est-ce qu’un relevé de compte client ?
En termes opérationnels, c’est la vue qui réunit les mouvements associés à un client pour expliquer la situation de son solde. Elle regroupe généralement les débits, les paiements ou avoirs et le solde qui en résulte. Elle permet au service de recouvrement de vérifier quelles factures restent impayées, quels paiements ont déjà été imputés et combien doit chaque client à un moment donné. C’est aussi le document de référence pour éclaircir les écarts avec le client et rapprocher les créances avec la comptabilité.
- Débits
- Paiements ou avoirs
Solde résultant
Que fait cette fonction dans Evidence ERP ?
| Fonction | Application opérationnelle |
|---|---|
| Détail des débits et paiements | Permet d’examiner les principaux mouvements qui composent le relevé de compte d’un client. |
| Ajustements restreints | N’accepte que des écarts autorisés ; l’ajustement n’est pas un moyen libre de modifier les soldes. |
| Compte comptable obligatoire | L’ajustement doit être associé à un compte comptable défini. |
| Champs obligatoires | Lors de la création du compte client, le système demande les informations requises. |
| Intégration ERP | Le flux relie Comptes clients → Relevés de compte clients → Comptabilité. |
Relevé de compte vs portefeuille clients
| Consultation | Question à laquelle elle répond | Usage principal |
|---|---|---|
| Relevé de compte | Quels débits et paiements expliquent le solde de ce client ? | Examen individuel et contrôle des mouvements. |
| Portefeuille clients | Quelle est la situation du crédit et du solde de l’ensemble des clients ? | Lecture consolidée pour la direction. |
| Gestion du recouvrement | Quels soldes nécessitent une attention en priorité ? | Priorisation opérationnelle du recouvrement. |
Pourquoi contrôler les ajustements du relevé de compte
Un ajustement peut être utile lorsqu’il existe un écart légitime à corriger. Le risque apparaît lorsqu’il devient un moyen de modifier le solde sans enregistrer correctement l’opération qui en est à l’origine. Cette fonction établit une règle de contrôle : l’écart doit être autorisé et lié à un compte comptable.
Exemple pratique
Supposons qu’un client présente un écart de 1 250 $ entre le solde opérationnel et le rapprochement comptable. L’équipe identifie la cause, obtient l’autorisation correspondante et enregistre l’ajustement en utilisant le compte comptable défini pour ce type d’écart. Le mouvement est traité comme une correction contrôlée, et non comme un substitut à une remise ou à une commission qui aurait dû être enregistrée selon son processus formel.
- Cause identifiée
- Autorisation obtenue
- Compte comptable défini pour ce type d’écart
Correction contrôlée
| Scénario | Traitement approprié dans Evidence ERP |
|---|---|
| Écart autorisé et justifié (Accepté comme ajustement) | Peut être traité par un ajustement, avec un compte comptable défini. |
| Remise commerciale non enregistrée (Non accepté comme ajustement) | Ne doit pas être dissimulée en ajustement ; elle doit être enregistrée selon le processus formel correspondant. |
| Commission non enregistrée (Non accepté comme ajustement) | Ne doit pas être déguisée en ajustement du relevé de compte. |
| Écart de change non enregistré (Non accepté comme ajustement) | Il ne faut pas utiliser un ajustement pour le dissimuler ; il doit être enregistré formellement dans le processus correspondant. |
Contrôle manuel vs relevé de compte intégré à l’ERP
| Critère | Contrôle manuel / fichiers séparés | Evidence ERP |
|---|---|---|
| Explication du solde | Peut nécessiter des croisements entre rapports. | Le relevé de compte réunit les débits et paiements du client. |
| Ajustements | Risque de corrections sans critère uniforme. | Uniquement des écarts autorisés avec un compte comptable défini. |
| Rigueur comptable | Dépend de contrôles externes. | Le compte comptable fait partie des conditions de l’ajustement. |
| Création du compte | Peut rester incomplète. | Demande les champs obligatoires. |
Flux dans Evidence ERP
-
Comptes clients
L’opération en attente fait partie du cycle financier du client.
-
Relevé de compte
On examine les débits et paiements qui expliquent la situation individuelle.
-
Examen de l’écart
S’il existe un écart, on vérifie s’il peut être traité comme un ajustement autorisé.
-
Compte comptable
L’ajustement autorisé doit être associé à un compte comptable défini.
-
Comptabilité
Le processus se poursuit avec l’intégration comptable correspondante.
Pour quelles entreprises est-ce particulièrement utile ?
- Entreprises qui vendent à crédit et doivent expliquer clairement le solde de chaque client.
- Équipes financières qui ont besoin de contrôles formels avant de modifier un compte.
- Organisations où remises, commissions et écarts de change doivent être enregistrés via des processus distincts et auditables.
- Entreprises qui ont besoin de relevés de compte fiables pour l’audit et le contrôle interne.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Qu’est-ce qu’Evidence ERP pour les relevés de compte clients ?
Evidence ERP génère le relevé de compte de chaque client avec le détail des débits et des paiements et limite les ajustements aux écarts autorisés auxquels un compte comptable est attribué. Lors de la création du compte client, il demande les champs obligatoires, et le flux relie les comptes clients aux relevés de compte clients puis à la comptabilité.
Questions fréquentes
Il affiche le détail des débits et des paiements par client.
Non. Uniquement des écarts autorisés et avec un compte comptable défini.
Non. Cette pratique n’est pas autorisée ; les remises et commissions doivent être enregistrées selon leur processus formel.
Oui. Le système demande les champs obligatoires.
Le flux est Comptes clients → Relevés de compte clients → Comptabilité.
Relevés de compte clients
Expliquez le solde de chaque client avec des ajustements contrôlés
Découvrez comment consulter les débits et les paiements par client et contrôler les ajustements avec des écarts autorisés et un compte comptable défini.
Débits et paiements par client
Le relevé de compte réunit les mouvements qui expliquent le solde de chaque client.
Ajustements autorisés
Uniquement des écarts autorisés et avec un compte comptable défini.
Informations connectées
Comptes clients → Relevés de compte clients → Comptabilité.
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