El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Catálogo de servicios para vender y facturar con información consistente
Un catálogo de servicios en un ERP centraliza la información comercial y fiscal de lo que una empresa vende como servicio. En Evidence, los servicios para venta se registran desde Almacenes > Catálogos > Productos seleccionando “Servicio para venta”. El registro puede incluir código, nombre, descripción, precio, costo, clave SAT, unidad SAT, impuestos y categoría; después puede utilizarse en cotizaciones, órdenes de venta, facturas y órdenes de servicio.
SRV-MP-001Mantenimiento preventivo
Servicio para venta- Precio
- $3,500 MXN
- Costo
- $2,100 MXN
- Clave SAT
- La que corresponda al servicio
- Unidad SAT
- La que corresponda
- Categoría
- Mantenimiento
Cotización COT-0215
Mantenimiento preventivo1$3,500 MXN
Se selecciona del catálogo, sin escribir el concepto de nuevo
Orden de venta OV-0932 Factura A-1187
Mantenimiento preventivo1$3,500 MXN
Clave SAT Unidad SAT Impuestos
La configuración fiscal llega con el servicio
OS-2026-00418
Mantenimiento preventivoNo genera por sí mismo una salida de almacén
Materiales y refacciones, por separado
- Filtro de aire
- Banda de transmisión
¿Qué es un catálogo de servicios en un ERP?
Es una base estructurada de los servicios que una empresa ofrece a sus clientes. En lugar de escribir de nuevo “mantenimiento preventivo”, “instalación”, “consultoría” o “visita técnica” cada vez que se cotiza o factura, el servicio se registra una vez con la información que la operación necesita y después se reutiliza en los documentos comerciales correspondientes.
Para una empresa de servicios, el valor del catálogo no está en “tener una lista bonita”. Está en evitar que ventas, facturación y operación describan de forma distinta el mismo servicio, utilicen claves fiscales diferentes o cambien precios y condiciones sin control.
El problema que aparece cuando los servicios se capturan manualmente
Un vendedor cotiza “Mantenimiento preventivo” y otro lo registra como “Servicio preventivo”.
La factura utiliza una clave SAT o unidad distinta de la que normalmente corresponde al servicio.
El precio o costo se vuelve a capturar en cada operación y aumenta el riesgo de diferencias.
La orden de servicio pierde contexto porque el concepto comercial no coincide con lo que se ejecutará.
Los materiales utilizados se confunden con el servicio mismo y se dificulta separar mano de obra, servicio y consumibles.
Cómo se registra un servicio para venta en Evidence
El alta se realiza desde Almacenes > Catálogos > Productos. Al crear el registro se selecciona el tipo “Servicio para venta”. Esta clasificación permite tratar el concepto como un servicio comercial y no como una mercancía que deba mover existencias por sí misma.
| Dato | Uso dentro del catálogo |
|---|---|
| Código | Identifica el servicio dentro del catálogo y facilita búsquedas y reutilización. |
| Nombre | Define cómo se reconocerá comercialmente el servicio. |
| Descripción | Explica el alcance o la naturaleza del servicio. |
| Precio | Sirve como referencia comercial del servicio. |
| Costo | Permite conservar el dato de costo asociado al servicio. |
| Clave SAT | Relaciona el servicio con la clave fiscal que corresponda para su facturación. |
| Unidad SAT | Registra la unidad aplicable al concepto facturado. |
| Impuestos | Mantiene la configuración fiscal utilizada en los documentos comerciales. |
| Categoría | Ayuda a organizar y localizar servicios dentro del catálogo. |
La configuración específica puede variar según el servicio y el proceso comercial de cada empresa.
Ejemplo práctico de un servicio registrado
| Campo | Ejemplo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Código | SRV-MP-001 | Distinguir el servicio en el catálogo. |
| Nombre | Mantenimiento preventivo | Mostrar un nombre estándar en documentos. |
| Descripción | Revisión preventiva de equipo conforme al alcance cotizado. | Precisar qué se está vendiendo. |
| Precio | $3,500 MXN | Referencia comercial ilustrativa. |
| Costo | $2,100 MXN | Referencia interna ilustrativa. |
| Clave SAT | La que corresponda al servicio | Evitar asumir una clave fiscal sin validar la naturaleza del servicio. |
| Unidad SAT | La que corresponda | Mantener consistencia en la facturación. |
Los importes del ejemplo son ilustrativos. La clave y unidad SAT deben determinarse conforme a la naturaleza real del servicio y a la operación del contribuyente.
Del catálogo al documento comercial
Una vez registrado, el mismo servicio puede reutilizarse en diferentes momentos del proceso comercial y operativo. Esto evita volver a crear el concepto en cada documento y ayuda a mantener una nomenclatura consistente.
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1. Catálogo
Se registra el servicio con sus datos base.
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2. Cotización
Se selecciona el servicio para presentar una propuesta al cliente.
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3. Venta / factura
El servicio puede incluirse en orden de venta y factura.
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4. Orden de servicio
El mismo concepto puede formar parte de la orden que documenta la ejecución.
¿Un servicio genera movimientos de almacén?
No por sí mismo
Un servicio no genera movimientos de almacén. Esto es importante porque evita tratar una actividad intangible como si fuera una pieza física. Los materiales o refacciones utilizados para ejecutar una orden se manejan por separado y pueden documentarse dentro del servicio, conservando la distinción entre el concepto vendido y los artículos físicos utilizados en la ejecución.
Servicio y materiales: dos cosas distintas dentro de la operación
| Elemento | Ejemplo | Tratamiento operativo |
|---|---|---|
| Servicio | Mantenimiento preventivo | Se vende como servicio y no genera por sí mismo una salida de almacén. |
| Material | Filtro de aire | Artículo físico utilizado durante el trabajo; se maneja por separado. |
| Refacción | Banda de transmisión | Artículo físico que puede documentarse como parte de la ejecución del servicio. |
| Orden de servicio | OS-2026-00418 | Concentra el servicio ejecutado y puede documentar materiales/refacciones relacionados. |
Clave SAT y unidad: el catálogo comercial también necesita consistencia fiscal
Cuando el servicio se factura, su configuración debe contemplar la clave de producto o servicio y la unidad que correspondan. El SAT dispone de un Catálogo de Productos y Servicios para identificar la clave aplicable y señala que la selección de la clave c_ClaveProdServ es responsabilidad del emisor, porque es quien conoce la naturaleza del servicio que ampara el CFDI.
Qué conviene validar antes de publicar un servicio en el catálogo
- CódigoQue el código sea único y siga una nomenclatura estable.
- NombreQue el nombre explique el servicio de manera reconocible para ventas y facturación.
- DescripciónQue la descripción sea suficientemente clara para diferenciar servicios parecidos.
- Precio y costoQue precio y costo estén actualizados de acuerdo con la política comercial de la empresa.
- Datos fiscalesQue clave SAT, unidad e impuestos correspondan a la naturaleza real del servicio.
- CategoríaQue la categoría facilite encontrar el servicio sin crear registros duplicados.
- MaterialesQue se mantenga separada la información del servicio de los materiales o refacciones físicos.
Buenas prácticas para evitar un catálogo difícil de mantener
- No crear un servicio nuevo solo porque cambió el cliente; si el alcance es el mismo, conserva el concepto base y adapta el documento cuando corresponda.
- Evitar nombres genéricos como “Servicio 1”, “Trabajo varios” o “Mano de obra” cuando no describen qué se vende.
- Definir quién puede dar de alta o modificar servicios para evitar duplicados y cambios sin control.
- Revisar periódicamente servicios que ya no se venden y mantener vigente la información comercial y fiscal.
- Usar categorías que reflejen cómo busca el equipo comercial: mantenimiento, instalación, consultoría, soporte, inspección, etc.
¿Para qué empresas es especialmente útil?
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Empresas de mantenimiento e instalación.
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Negocios de soporte técnico y servicios de campo.
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Consultorías y despachos que cotizan servicios recurrentes o por proyecto.
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Empresas que combinan servicio, mano de obra y refacciones.
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Operaciones que generan cotizaciones, órdenes de venta, facturas y órdenes de servicio con los mismos conceptos.
Cómo se relaciona con otras áreas del ERP
El catálogo funciona como una base común para documentos comerciales y de servicio. La información del servicio puede reutilizarse desde ventas y facturación hasta la orden que documenta la ejecución, mientras que los materiales o refacciones físicos conservan su tratamiento separado en inventarios.
Ejemplo: del servicio registrado a la ejecución
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La empresa registra “Mantenimiento preventivo” como Servicio para venta con código, descripción, precio, costo, configuración fiscal y categoría.
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Ventas selecciona el servicio en una cotización sin volver a escribir el concepto desde cero.
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Cuando el cliente acepta, el mismo servicio puede utilizarse en la orden de venta y posteriormente en la factura.
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La operación genera una orden de servicio para documentar el trabajo realizado.
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Si durante la ejecución se utiliza un filtro o una refacción, esos artículos se manejan por separado y se documentan dentro del servicio u orden según el proceso establecido.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes sobre catálogo de servicios
Convierte tu catálogo en una base útil para ventas y operación
Si tu empresa cotiza servicios, factura conceptos recurrentes o ejecuta órdenes que combinan trabajo y refacciones, conviene validar el catálogo con ejemplos reales de tu operación. En una demostración de Evidence puedes revisar cómo registrar tus servicios para venta, cómo reutilizarlos en documentos comerciales y cómo separar el servicio de los materiales físicos utilizados durante la ejecución.
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Lleva 3 a 5 servicios reales de tu empresa y revisa cómo quedarían registrados, cotizados, facturados y documentados dentro del flujo de órdenes de servicio.