Transformación digital

5 errores que se cometen al adquirir un software ERP.

Hay que dejar algo en claro: cuando uno habla de “lo mejor”, se tiende a pensar que se trata de algo con un alto precio, lo mejor del mercado, lo que está por encima de los demás o lo más diligente. Sin embargo, en este contexto hay que dejar aclarar que, por mejor, se hace alusión a la opción ideal para tu negocio; no hace falta decir que no tiene que ser el más costoso, sino el que mejor se adapte a tus necesidades y trabaje a la par para lograr tus objetivos.

Se compra algo para que ese algo cubra una necesidad en específico. De otro modo, su adquisición sería sin sentido. ¡Pero pasa que muchas veces costeamos un producto o servicio creyendo que nos va a resolver el problema, lo pones en marcha y voilà! El problema sigue estando o, en el peor de los casos, se ha agravado.

Hoy en día es fácil reconocer que la tecnología se ha vuelto una necesidad empresarial, y el no adaptarse y trabajar de manera adecuada con ella puede desembocar en un mal progreso, estancamiento o quiebre del negocio.

Te compartimos 5 errores que son comúnmente cometidos al momento de adquirir un ERP:

• Error 1: Decidir sin antes consultar.

  Un sistema tan sofisticado como lo es un software ERP (y su implementación) requiere un previo consenso entre un equipo de trabajo que haya aprobado la decisión, así como haber contemplado los pros y contras y, en todo caso, haber decidido si se trata de una acción que vaya a ayudar al buen desarrollo y continuidad de tu empresa en el mercado. A veces sucede que las compañías, en vista de la presión mercantil sobre las constantes actualizaciones y modernizaciones, se precipitan a tomar decisiones sin antes haber planteado si es una buena opción.

  En estos días contar con una interfaz como esta es común y bien recibido por los comerciantes, sin embargo, el equipo de trabajo que elijas tiene mucho que ver, ya sea desde la consideración del nuevo sistema, su recibimiento e implementación, hasta su correcta funcionalidad. Hoy en día, sobre todo, se encuentran software en el mercado que no solo ofrecen una rápida y eficaz migración de datos, sino que también llevan a cabo un sistema adaptable para tu negocio. Se trata de un cambio, sí, pero uno para lograr una mejoría, y para llegar a ese punto lo primero es trabajar en equipo para erradicar el temor al cambio.

• Error 2: Incorrecta planificación.

  Se trata del proceso en el que ya se decidió que, en efecto, rentar un ERP es la decisión correcta para tu negocio y, en medio del entusiasmo por el porvenir, te olvidas de que hay que plantear un esquema de seguimiento: desde el plan de acción, las estrategias, la comunicación con el proveedor de dicho ERP, el diseño de objetivos a lograr, la estipulación de pasos a seguir, etc. La planificación se trata de: tengo estos recursos y quiero llegar a este fin. Bien, ¿cómo lo voy a lograr?

  Un ERP puede ser la solución a los problemas de tu plan de trabajo, pero si no se hace una planificación correcta con el mismo, no puedes esperar un buen resultado.

• Error 3: Inadecuada búsqueda de opciones.

  Comparar los beneficios que ofrecen ya los software ERP pareciera fácil; es fácil dejarse guiar por el que más funciones/beneficios ofrezca y descartar otros que parecieran bastante simples. Lo cierto es que un sistema de trabajo requiere personalización, y no todas las organizaciones precisan de las mismas funciones operacionales. Es un error común irse por la primera opción, o la que suena mejor o más sofisticada, pero al momento de realizar una búsqueda habrá que contemplar los diferentes tipos de ERP y cómo estos se adecuan al giro de cada empresa y, en todo caso, cuáles son los resultados que ofrecen.

• Error 4: Conocimiento erróneo de tus necesidades empresariales.

  Evidence ERP cuenta con módulos administrativos que van desde los más básicos (facturación, contabilidad, compras) hasta los más particulares (bancos, recursos humanos, e-commerce), y cada uno trabaja conforme a plataformas integrales, de datos, sector público, industrias de productos de consumo, etc.

  Este punto está íntimamente ligado al anterior; cuando desconoces las carencias de tu sistema operacional, no puedes hacer una búsqueda pertinente para la implementación de un nuevo esquema de trabajo que garantice el buen funcionamiento de tu negocio a futuro. Desconocer los puntos débiles no solo se presta para tomar decisiones erróneas sino también para que adquieras un software que no necesitas. Es decir, si tienes una empresa de energía o recursos naturales, tu demanda principal seguramente no es un sistema de manejo de transporte.

• Error 5: Seleccionar un proveedor no apropiado.

  De la misma manera en que tu negocio debe estar reinventándose cada tanto tiempo, debes prestar atención si el proveedor del software busca la modernización constante de sus sistemas y las políticas bajo las que trabaja. La oferta actual expone un amplio catálogo muy variado sobre distintos ERP, no obstante, el foco de la búsqueda debe ser la eficacia que manejan, la experiencia, la capacidad de personalización y mantenimiento y, claro, nunca está de más investigar las previas opiniones dadas por los clientes que han rentado antes ese ERP en particular. ¿Qué es lo que te ofrecen a futuro?, ¿De qué manera trabajan?, ¿Qué tan personal es el trato?, ¿Cuál es el costo-beneficio?

  En la actualidad, muchos negocios corren el riesgo de no prosperar debido a su reticencia a adaptarse a las demandas tecnológicas, y lo que queda por hacer al respecto es aceptarlas, trabajar con ellas pero también utilizarlas de acuerdo a la necesidad propia.

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