El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Series y folios de facturas: cómo configurarlos
Las series y folios de facturas son letras y números que permiten identificar, ordenar y llevar un control de las facturas que emite una empresa. La serie sirve para separar los documentos por sucursal, tipo de operación o área del negocio, mientras que el folio es el número consecutivo que identifica cada documento dentro de esa serie.
Con Evidence ERP puedes configurar series y folios para ventas, cotizaciones y facturas. Además, puedes asignar a las facturas una numeración diferente a la de las ventas, sin perder la relación entre ambos documentos. Estos identificadores sirven para el control administrativo, mientras que el UUID fiscal es el código único que identifica cada factura timbrada ante el SAT.
Si quieres conocer más sobre este proceso, consulta nuestra guía de facturación en México.
¿Por qué es importante configurar las series y folios de tus facturas?
Cuando una empresa no cuenta con una configuración flexible de series y folios, puede enfrentar problemas como:
- Usar el mismo consecutivo para ventas y facturas, aunque necesite numeraciones diferentes.
- Ajustar manualmente las series para cada punto de venta o tipo de documento.
- Capturar nuevamente facturas o ventas que se repiten cada periodo, como rentas, mensualidades y servicios.
- Tener folios duplicados o confundir documentos de diferentes tipos.
Con Evidence ERP puedes configurar la numeración por tipo de documento y decidir si la factura lleva su propio consecutivo o utiliza el de la venta, según las necesidades de tu empresa.
¿Cuál es la diferencia entre el folio interno y el UUID fiscal?
El folio interno y el UUID fiscal son identificadores diferentes de una factura.
El folio interno es un número que asigna la empresa o su sistema ERP para organizar, localizar y dar seguimiento a las facturas dentro de su operación.
En cambio, el UUID fiscal es un código único que se genera al timbrar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) mediante un proveedor autorizado por el SAT. Este código permite identificar y verificar el comprobante fiscal.
La principal diferencia es que el folio interno sirve para el control administrativo y no tiene validez fiscal por sí solo, mientras que el UUID identifica de manera única la factura timbrada.
Para conocer más sobre los comprobantes fiscales, consulta nuestro artículo ¿Qué es un CFDI y para qué sirve?
Ejemplo de dos series de facturación con folios consecutivos
Una empresa utiliza la Serie A para facturas de productos y la Serie B para facturas de servicios. Cada serie tiene su propia numeración consecutiva, por lo que los folios avanzan de manera independiente.
| Documento | Serie | Folio | Identificación |
|---|---|---|---|
| Factura de productos | A | 100 | A-100 |
| Factura de servicios | B | 250 | B-250 |
| Factura de productos | A | 101 | A-101 |
| Factura de productos | A | 102 | A-102 |
| Factura de servicios | B | 251 | B-251 |
| Factura de productos | A | 103 | A-103 |
| Siguiente folio | A-104 B-252 | ||
En este ejemplo, la siguiente factura de productos tendrá el folio A-104, mientras que la siguiente factura de servicios tendrá el B-252.
De esta manera, la empresa mantiene una numeración organizada e independiente para cada serie, sin importar cuántas facturas se emitan de cada tipo.
¿Cómo configurar y administrar series y folios en Evidence ERP?
Evidence ERP permite administrar la numeración de documentos y automatizar diferentes procesos relacionados con la facturación.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran:
-
Configuración de series y folios: permite establecer numeraciones para ventas, cotizaciones y facturas desde Gestión de ventas > Configuración > Ajustes, en el apartado Series y folios.
-
Folios independientes: permite que una factura tenga un consecutivo diferente al de la venta relacionada, cuando la operación lo requiere.
-
Facturación recurrente: permite programar ventas y facturas para clientes con operaciones repetitivas, como rentas, mensualidades o servicios, definiendo periodicidad, vigencia, fecha de generación, precios e impuestos.
-
Revisión o timbrado automático: permite configurar si los documentos recurrentes se generan para revisión o se timbran directamente.
-
Configuración fiscal: permite registrar los datos necesarios para la facturación, como razón social, RFC, régimen fiscal, código postal y certificados, que deben verificarse antes del timbrado.
Si tu empresa emite facturas de manera periódica, conoce cómo funciona la facturación recurrente automática con Evidence ERP.
¿Qué problemas evita una numeración de facturas organizada?
Cuando las ventas y facturas comparten obligatoriamente la misma numeración, o cuando los documentos recurrentes se capturan manualmente cada periodo, las empresas pueden perder tiempo y cometer errores administrativos.
También pueden presentarse confusiones entre documentos, registros duplicados o dificultades para localizar una factura.
Con Evidence ERP, las series y folios se configuran por tipo de documento, facilitando su identificación y seguimiento. Además, las ventas y facturas recurrentes pueden programarse para evitar capturarlas nuevamente cada mes.
¿Cómo se relacionan las series y folios con ventas, facturación y contabilidad?
La administración de series y folios forma parte del proceso de ventas y facturación dentro de Evidence ERP.
- Ventas
- Facturación
- Series y folios
- Contabilidad
Esto permite mantener identificados los documentos durante su registro y seguimiento administrativo.
De esta forma, la empresa puede consultar y dar seguimiento a los documentos relacionados con sus operaciones.
¿Qué empresas necesitan series y folios independientes?
Esta funcionalidad es útil para empresas que:
- Necesitan separar la numeración de sus ventas y facturas.
- Manejan varios puntos de venta o diferentes tipos de documentos.
- Utilizan series independientes para productos, servicios o áreas de negocio.
- Facturan servicios recurrentes, como rentas, mensualidades, igualas o cuotas de mantenimiento.
- Buscan reducir la captura manual de documentos que se repiten cada periodo.
Ventajas de gestionar series y folios con Evidence ERP
En algunos sistemas, las facturas utilizan obligatoriamente el mismo número consecutivo de la venta que las originó.
Con Evidence ERP, puedes configurar una numeración independiente para las facturas cuando tu operación lo requiere, sin perder la relación entre ambos documentos.
Esto permite:
- Mantener una numeración organizada por tipo de documento.
- Identificar las facturas de manera más sencilla.
- Separar los consecutivos de ventas y facturación.
- Reducir ajustes manuales en la numeración.
- Facilitar la consulta y seguimiento administrativo de los comprobantes.
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En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes
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