El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Importación de facturas de compra desde XML o PDF
En Evidence ERP, Nueva Compra > Importación de Factura permite subir un XML o PDF o seleccionar un documento desde el Gestor de Documentos. El flujo indica que el sistema lee el archivo, solicita confirmar la importación de conceptos y pide relacionar los conceptos e impuestos de la factura con los catálogos de Evidence antes de ejecutar Importar Productos.
Nueva CompraImportación de Factura
factura-proveedor.xml
- Serie CFDI
- A
- Folio CFDI
- 1048
- UUID
- 6F2C9A1E-3B7D-4C10-9E2A-5D8F1B3C7A64
- Uso CFDI
- G01 Adquisición de mercancías
Tornillo hexagonal 1/2 in
Por relacionar
TOR-012 Tornillo hexagonal 1/2"
Tuerca hexagonal 1/2 in
Por relacionar
TUE-012 Tuerca hexagonal 1/2"
Rondana plana 1/2 in
Por relacionar
RON-012 Rondana plana 1/2"
IVA trasladado 16%
Por relacionar
Impuesto configurado 16%
Archivo leído: confirma la importación de 3 conceptos Relaciona cada concepto e impuesto con tus catálogos 3 conceptos listos para continuar la compra
¿Por qué importar una factura en lugar de recapturarla?
Cuando una factura de proveedor ya contiene serie, folio, UUID, conceptos e impuestos, volver a capturarla manualmente añade trabajo y abre espacio a diferencias entre el comprobante recibido y la compra registrada. El flujo de importación permite partir del documento que ya existe y concentrar la revisión en relacionar correctamente esa información con los catálogos internos.
Problemas que ayuda a resolver
-
Capturar manualmente conceptos que ya están documentados en la factura del proveedor.
-
Registrar un UUID, folio o referencia distintos a los del comprobante recibido.
-
Relacionar productos del proveedor con el catálogo interno sin una revisión estructurada.
-
Aplicar impuestos del CFDI a configuraciones internas equivocadas y detectar la diferencia después.
Convierte la factura del proveedor en información utilizable para la compra
| Etapa | Qué muestra Evidence | Resultado |
|---|---|---|
| Origen del documento | XML, PDF o selección desde Gestor de Documentos | La factura queda disponible dentro del flujo de Nueva Compra. |
| Datos CFDI | Serie, folio, UUID, Uso CFDI y referencia | El usuario revisa identificadores antes de continuar. |
| Relación de catálogos | Conceptos de factura e impuestos se vinculan con catálogos de Evidence | La información externa se adapta a la estructura operativa del ERP. |
Alcance en Evidence
En Importación de Factura se puede subir XML o PDF, o elegir un documento desde el Gestor de Documentos. Evidence lee el archivo y solicita confirmar los conceptos. Antes de importar, el usuario relaciona conceptos e impuestos con los catálogos del ERP. La pantalla contempla Serie, Folio, UUID, Uso CFDI y Referencia.
| Capacidad | Aplicación |
|---|---|
| Adjuntar factura | Sube XML o PDF desde Nueva Compra. |
| Seleccionar desde gestor | Usa un documento ya disponible en el Gestor de Documentos. |
| Lectura del archivo | Evidence lee el archivo y pide confirmar los conceptos. |
| Relacionar conceptos | Vincula conceptos de la factura con catálogos del ERP. |
| Relacionar impuestos | Vincula impuestos del documento con la configuración de Evidence. |
Ejemplo práctico
El proveedor envía una factura con tres conceptos. El usuario adjunta el XML, revisa los datos CFDI, relaciona cada concepto con su producto en Evidence y valida los impuestos. Después ejecuta Importar Productos y continúa la compra. El flujo reduce recaptura, pero conserva revisión humana.
Cómo importar una factura de proveedor a una compra
-
1
Adjunta el documentoSube XML/PDF o selecciónalo desde el Gestor de Documentos.
ResultadoInicias la compra desde la factura recibida.
-
2
Revisa datos CFDIValida serie, folio, UUID, Uso CFDI y referencia cuando estén disponibles.
ResultadoConservas identificadores del comprobante en el flujo.
-
3
Confirma conceptosEvidence solicita confirmar la importación de los conceptos leídos.
ResultadoEvitas incorporar renglones sin revisión.
-
4
Relaciona catálogosVincula conceptos e impuestos con productos y configuraciones de Evidence.
ResultadoLa factura se alinea con la estructura del ERP.
-
5
Importa productosEjecuta la acción Importar Productos después de revisar relaciones.
ResultadoLos conceptos quedan preparados para continuar la compra.
Del documento fiscal a la operación de compras
El flujo conecta el comprobante recibido con la compra que está preparando el usuario. Si el CFDI ya se encuentra en el Gestor de Documentos, puede seleccionarse desde ahí; si llega como archivo, puede adjuntarse desde la propia compra. Una vez relacionados conceptos e impuestos, el documento queda listo para continuar dentro del proceso de compras conforme a la configuración y acciones posteriores que realice el usuario.
Referencia fiscal vigente
El SAT mantiene el CFDI 4.0 como versión válida y el Anexo 20 define su estructura. El XML es el archivo estructurado del comprobante fiscal y el SAT permite recuperar XML de facturas emitidas y recibidas; la representación impresa se utiliza como documento legible.
Qué debe evaluar una empresa al importar facturas de proveedor
- Posibilidad de trabajar con el XML fiscal y su representación/documento asociado.
- Lectura de identificadores como serie, folio y UUID antes de registrar la compra.
- Relación explícita entre conceptos del proveedor y catálogo interno.
- Mapeo de impuestos del CFDI contra configuraciones del ERP.
- Integración con un gestor documental para evitar cargas duplicadas.
También te puede interesar
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes sobre importación de facturas de compra
Registra compras desde la factura recibida con menos recaptura
Solicita una demostración de Evidence ERP.
Solicitar una demostración
Revisa la importación de una factura de proveedor: archivo, datos CFDI, relación de catálogos e Importar Productos.