Produits avec date de péremption
Lorsque la durée de validité fait partie du risque opérationnel, séparer les stocks par lot évite de traiter comme équivalentes des marchandises qui expirent à des moments différents.
Contrôle des lots par entrepôt
Sachez ce que vous avez, où il se trouve et de quel mouvement il provient.
Contrôler un lot ne consiste pas à lui attribuer un numéro
Il s’agit de pouvoir relier ce lot à son entrepôt, son emplacement, sa date de péremption, son statut et ses mouvements pour reconstituer son historique lorsque l’opération l’exige.
Lorsqu’une entreprise gère des produits par lot, le stock total ne suffit plus. Deux unités du même article peuvent appartenir à des lots différents, avoir des dates de péremption distinctes ou se trouver dans des entrepôts séparés. Si cette information se perd, l’équipe sait combien elle possède, mais pas nécessairement ce qu’elle peut utiliser, expédier ou analyser.
Evidence ERP permet d’examiner le stock par lot, entrepôt, emplacement, date de péremption, réservation, quarantaine et unité. Cette lecture aide à comprendre la disponibilité avec plus de détail qu’un solde agrégé.
La traçabilité appliquée à l’opération quotidienne
La traçabilité devient utile lorsqu’elle répond à des questions concrètes : dans quel entrepôt se trouve le lot ? Quelle quantité reste-t-il ? Quels mouvements l’ont affecté ? A-t-il une date de péremption importante ? Est-il réservé ou en quarantaine ? Plus ces questions trouvent rapidement une réponse, moins on dépend de recherches manuelles.
Quelles informations contrôler par lot
Le lot sert de référence commune pour regrouper une marchandise qui partage une origine ou une condition. Pour être utile, il doit rester relié au contexte de l’inventaire.
Ces données aident à éviter les lectures trompeuses. Un produit peut avoir un stock total positif et pourtant ne pas être disponible dans l’entrepôt depuis lequel il faut expédier, ou une partie du lot peut être réservée ou en quarantaine.
Éléments qui modifient la disponibilité réelle
- Entrepôt dans lequel se trouve la marchandise.
- Emplacement physique dans l’entrepôt.
- Quantité disponible associée au lot.
- Date de péremption, le cas échéant.
- Statut de réservation ou de quarantaine.
- Unité dans laquelle le stock est consulté ou géré.
Le lot et l’entrepôt doivent rester liés
Dans les opérations à plusieurs emplacements, un même produit peut être réparti entre plusieurs entrepôts. Le contrôle par lot préserve l’identité de la marchandise pendant ces mouvements et permet d’examiner le stock de chaque emplacement sans le mélanger avec d’autres lots.
Comment examiner les lots et les stocks dans Evidence ERP
Evidence permet de consulter les stocks par entrepôt et d’examiner le détail associé aux lots. Depuis la Consultation des produits, il est aussi possible de connaître les quantités par entrepôt, tandis que le rapport Stocks par entrepôt aide à observer la répartition de l’inventaire par emplacement.
Avant d’utiliser un lot, confirmez son statut
L’examen doit tenir compte de l’entrepôt, de l’emplacement, de la date de péremption, de la réservation, de la quarantaine et de l’unité, et confirmer que l’opération permet d’utiliser ce lot. Cette vérification réduit les erreurs lors de l’expédition, du transfert ou de l’ajustement de marchandise.
Des comptages physiques pour valider l’information
Evidence dispose des Comptages d’entrepôt pour réaliser des inventaires physiques par produits spécifiques, fournisseurs, catégories, sous-catégories ou pour tout l’entrepôt. Comparer le résultat avec l’information du système aide à détecter les écarts avant qu’ils n’affectent les expéditions ou les analyses ultérieures.
Un lot traçable doit pouvoir être suivi à partir des mouvements enregistrés et confronté au stock physique en cas d’écart.
Comment analyser les écarts d’un lot
Lorsque le stock d’un lot ne correspond pas à ce qui était attendu, corriger le solde sans comprendre l’origine peut masquer le problème. Il convient de reconstituer la séquence des mouvements et de confirmer quel document ou événement a modifié le stock.
Cet examen permet de distinguer une erreur de saisie, un mouvement incomplet ou un écart physique. L’objectif n’est pas seulement d’équilibrer le système : il s’agit de conserver un historique d’inventaire qui puisse s’expliquer.
Examen étape par étape
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Consultez le produit et l’entrepôt où apparaît l’écart.
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Identifiez le lot et son stock enregistré.
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Examinez les mouvements en attente, les ventes sans sortie et les achats sans entrée.
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Validez les transferts, retours, ajustements, kits et stock initial.
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Tenez compte des mouvements antidatés qui peuvent modifier la séquence.
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Comparez le kardex par produit et entrepôt avec un comptage physique à la même date.
Pourquoi la date compte
Evidence inclut une date de mouvement dans le formulaire des mouvements d’entrepôt. Dans une analyse de traçabilité, la séquence temporelle est importante, car un ajustement ou un mouvement saisi avec une date antérieure peut modifier le solde observé sur une période ultérieure.
Où le contrôle par lots apporte le plus de valeur
Marchandise en quarantaine ou réservée
Le stock physique n’équivaut pas toujours au stock utilisable. Consulter le statut du lot aide à distinguer la marchandise disponible de celle qui doit rester à part.
Entreprises avec plusieurs entrepôts
Les transferts peuvent déplacer un même lot entre emplacements. Conserver l’identité du lot permet de savoir où se trouve chaque quantité et de reconstituer le parcours du mouvement.
Opérations qui doivent analyser des retours ou des ajustements
Lorsqu’un lot revient ou est corrigé par un ajustement, conserver sa relation avec les mouvements aide à comprendre pourquoi le stock a changé.
Secteurs soumis à des exigences de traçabilité
L’alimentation, les fournitures médicales, les produits chimiques, les pièces de rechange et d’autres produits sensibles exigent souvent une plus grande rigueur dans la gestion des lots. La valeur du système réside dans le maintien de la donnée opérationnelle disponible à la consultation, et non dans des contrôles parallèles.
L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
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Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur le contrôle des lots
Donnez à chaque lot un historique qui puisse s’expliquer
Evidence ERP aide à garder le détail du lot relié aux entrepôts et aux mouvements. Demandez une démonstration pour voir comment appliquer ce contrôle aux produits et aux emplacements de votre entreprise.
Planifier une démonstration
Passez en revue avec un conseiller la consultation des stocks par lot et entrepôt, les comptages physiques et le kardex du lot.