L’approche d’Evidence en matière de résultats est très différente de celle de la plupart des systèmes. C’est une méthode très dynamique, fondée sur les chiffres, pour contrôler et améliorer la rentabilité des entreprises.
Un catalogue de services pour vendre et facturer avec des informations cohérentes
Dans un ERP, le catalogue de services centralise les informations commerciales et fiscales de ce qu’une entreprise vend sous forme de service. Dans Evidence, les services destinés à la vente se créent depuis Entrepôts > Catalogues > Produits en sélectionnant « Service destiné à la vente ». La fiche peut inclure code, nom, description, prix, coût, clé SAT, unité SAT, taxes et catégorie ; elle peut ensuite être utilisée dans les devis, les commandes clients, les factures et les ordres de service.
SRV-MP-001Maintenance préventive
Service destiné à la vente- Prix
- 3 500 MXN
- Coût
- 2 100 MXN
- Clé SAT
- Celle qui correspond au service
- Unité SAT
- Celle qui correspond
- Catégorie
- Maintenance
Devis COT-0215
Maintenance préventive13 500 MXN
Choisi dans le catalogue, sans ressaisir le libellé
Commande client OV-0932 Facture A-1187
Maintenance préventive13 500 MXN
Clé SAT Unité SAT Taxes
La configuration fiscale arrive avec le service
OS-2026-00418
Maintenance préventiveNe génère pas à lui seul de sortie d’entrepôt
Matériaux et pièces de rechange, à part
- Filtre à air
- Courroie de transmission
Qu’est-ce qu’un catalogue de services dans un ERP ?
C’est une base structurée des services qu’une entreprise propose à ses clients. Au lieu de réécrire « maintenance préventive », « installation », « conseil » ou « visite technique » à chaque devis ou facture, le service est enregistré une seule fois avec les informations dont l’activité a besoin, puis réutilisé dans les documents commerciaux correspondants.
Pour une entreprise de services, la valeur du catalogue ne tient pas à « avoir une belle liste ». Elle consiste à éviter que les ventes, la facturation et les opérations décrivent différemment le même service, utilisent des clés fiscales différentes ou modifient prix et conditions sans contrôle.
Le problème qui apparaît quand les services sont saisis à la main
Un vendeur établit un devis pour « Maintenance préventive » et un autre l’enregistre comme « Service préventif ».
La facture utilise une clé SAT ou une unité différente de celle qui correspond normalement au service.
Le prix ou le coût est ressaisi à chaque opération, ce qui augmente le risque d’écarts.
L’ordre de service perd son contexte, car le libellé commercial ne correspond pas à ce qui sera exécuté.
Les matériaux utilisés se confondent avec le service lui-même, ce qui complique la séparation entre main-d’œuvre, service et consommables.
Comment créer un service destiné à la vente dans Evidence
La création se fait depuis Entrepôts > Catalogues > Produits. En créant la fiche, on sélectionne le type « Service destiné à la vente ». Cette classification permet de traiter le libellé comme un service commercial et non comme une marchandise qui devrait faire bouger le stock à elle seule.
| Donnée | Usage dans le catalogue |
|---|---|
| Code | Identifie le service dans le catalogue et facilite la recherche et la réutilisation. |
| Nom | Définit comment le service sera reconnu commercialement. |
| Description | Explique la portée ou la nature du service. |
| Prix | Sert de référence commerciale pour le service. |
| Coût | Conserve la donnée de coût associée au service. |
| Clé SAT | Relie le service à la clé fiscale qui correspond pour sa facturation. |
| Unité SAT | Enregistre l’unité applicable au libellé facturé. |
| Taxes | Conserve la configuration fiscale utilisée dans les documents commerciaux. |
| Catégorie | Aide à organiser et à retrouver les services dans le catalogue. |
La configuration précise peut varier selon le service et le processus commercial de chaque entreprise.
Exemple pratique d’un service enregistré
| Champ | Exemple | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Code | SRV-MP-001 | Distinguer le service dans le catalogue. |
| Nom | Maintenance préventive | Afficher un nom standard dans les documents. |
| Description | Révision préventive de l’équipement selon la portée du devis. | Préciser ce qui est vendu. |
| Prix | 3 500 MXN | Référence commerciale illustrative. |
| Coût | 2 100 MXN | Référence interne illustrative. |
| Clé SAT | Celle qui correspond au service | Éviter de supposer une clé fiscale sans valider la nature du service. |
| Unité SAT | Celle qui correspond | Garder une facturation cohérente. |
Les montants de l’exemple sont illustratifs. La clé et l’unité SAT doivent être déterminées selon la nature réelle du service et l’activité du contribuable.
Du catalogue au document commercial
Une fois enregistré, le même service peut être réutilisé à différents moments du processus commercial et opérationnel. Cela évite de recréer le libellé dans chaque document et aide à garder une nomenclature cohérente.
-
1. Catalogue
Le service est enregistré avec ses données de base.
-
2. Devis
Le service est sélectionné pour présenter une proposition au client.
-
3. Vente / facture
Le service peut être inclus dans la commande client et la facture.
-
4. Ordre de service
Le même libellé peut faire partie de l’ordre qui documente l’exécution.
Un service génère-t-il des mouvements d’entrepôt ?
Pas à lui seul
Un service ne génère pas de mouvements d’entrepôt. C’est important, car cela évite de traiter une activité immatérielle comme une pièce physique. Les matériaux ou pièces de rechange utilisés pour exécuter un ordre sont gérés à part et peuvent être documentés dans le service, en conservant la distinction entre le libellé vendu et les articles physiques utilisés lors de l’exécution.
Service et matériaux : deux choses distinctes dans l’activité
| Élément | Exemple | Traitement opérationnel |
|---|---|---|
| Service | Maintenance préventive | Se vend comme service et ne génère pas à lui seul de sortie d’entrepôt. |
| Matériau | Filtre à air | Article physique utilisé pendant le travail ; il est géré à part. |
| Pièce de rechange | Courroie de transmission | Article physique qui peut être documenté dans le cadre de l’exécution du service. |
| Ordre de service | OS-2026-00418 | Regroupe le service exécuté et peut documenter les matériaux et pièces de rechange associés. |
Clé SAT et unité : le catalogue commercial a aussi besoin de cohérence fiscale
Lorsque le service est facturé, sa configuration doit prévoir la clé de produit ou de service et l’unité qui correspondent. Le SAT met à disposition un Catalogue des produits et services pour identifier la clé applicable et indique que le choix de la clé c_ClaveProdServ relève de la responsabilité de l’émetteur, car c’est lui qui connaît la nature du service couvert par le CFDI.
Ce qu’il faut valider avant de publier un service dans le catalogue
- CodeQue le code soit unique et suive une nomenclature stable.
- NomQue le nom décrive le service de façon reconnaissable pour les ventes et la facturation.
- DescriptionQue la description soit assez claire pour distinguer des services proches.
- Prix et coûtQue le prix et le coût soient à jour selon la politique commerciale de l’entreprise.
- Données fiscalesQue la clé SAT, l’unité et les taxes correspondent à la nature réelle du service.
- CatégorieQue la catégorie permette de trouver le service sans créer de doublons.
- MatériauxQue les informations du service restent séparées des matériaux ou pièces de rechange physiques.
Bonnes pratiques pour éviter un catalogue difficile à maintenir
- Ne pas créer un nouveau service uniquement parce que le client a changé ; si la portée est la même, conservez le libellé de base et adaptez le document si nécessaire.
- Éviter les noms génériques comme « Service 1 », « Travaux divers » ou « Main-d’œuvre » lorsqu’ils ne décrivent pas ce qui est vendu.
- Définir qui peut créer ou modifier des services pour éviter les doublons et les changements non contrôlés.
- Revoir régulièrement les services qui ne se vendent plus et maintenir à jour les informations commerciales et fiscales.
- Utiliser des catégories qui reflètent la façon dont l’équipe commerciale cherche : maintenance, installation, conseil, support, inspection, etc.
Pour quelles entreprises est-il particulièrement utile ?
-
Entreprises de maintenance et d’installation.
-
Activités de support technique et de services sur le terrain.
-
Cabinets de conseil qui établissent des devis pour des services récurrents ou par projet.
-
Entreprises qui combinent service, main-d’œuvre et pièces de rechange.
-
Activités qui génèrent devis, commandes clients, factures et ordres de service avec les mêmes libellés.
Comment il s’articule avec les autres domaines de l’ERP
Le catalogue sert de base commune aux documents commerciaux et de service. Les informations du service peuvent être réutilisées depuis les ventes et la facturation jusqu’à l’ordre qui documente l’exécution, tandis que les matériaux ou pièces de rechange physiques conservent leur traitement séparé dans les stocks.
Exemple : du service enregistré à l’exécution
-
L’entreprise enregistre « Maintenance préventive » comme Service destiné à la vente avec code, description, prix, coût, configuration fiscale et catégorie.
-
Les ventes sélectionnent le service dans un devis sans réécrire le libellé.
-
Lorsque le client accepte, le même service peut être utilisé dans la commande client puis dans la facture.
-
Les opérations génèrent un ordre de service pour documenter le travail réalisé.
-
Si un filtre ou une pièce de rechange est utilisé pendant l’exécution, ces articles sont gérés à part et documentés dans le service ou l’ordre selon le processus établi.
Visibilité, précision et contrôle : voilà ce que nous avons obtenu avec Evidence. Cela nous a beaucoup aidés à prendre des décisions meilleures et plus rapides. Evidence est un service qui se rentabilise tout seul.
Après avoir essayé plusieurs systèmes, nous sommes passés à Evidence et l’expérience a été bien meilleure que les précédentes. Evidence est le seul système complet, efficace et intégré. Je peux consulter les rapports en temps réel, les retrouver facilement, et la charge de travail a considérablement diminué.
Nous avons décidé de relier nos succursales dans un système plus moderne et moins compliqué, d’être plus agiles et de prendre des décisions en fonction de l’évolution du marché. Nous ne pouvions plus nous fier à des données Excel collectées manuellement dans plusieurs systèmes.
Respecter ses obligations fiscales de manière simple, claire et organisée est possible comme avec aucun autre logiciel. L’audit devient un travail plus simple, et nous avons réussi à faire travailler toutes les parties ensemble, sans problème.
Chez INGESSA, la mise en place d’Evidence a représenté une étape importante de notre transformation numérique. Grâce à ses modules intégrés, nous avons pu relier et numériser des domaines clés de notre organisation, en améliorant la traçabilité des services, la gestion de l’information et le suivi.
ENTREPRISES QUI TRAVAILLENT SELON LE STANDARD EVIDENCE
Questions fréquentes sur le catalogue de services
Faites de votre catalogue une base utile pour les ventes et les opérations
Si votre entreprise établit des devis pour des services, facture des prestations récurrentes ou exécute des ordres qui combinent travail et pièces de rechange, il est utile de valider le catalogue avec des exemples réels de votre activité. Lors d’une démonstration d’Evidence, vous pouvez voir comment enregistrer vos services destinés à la vente, comment les réutiliser dans les documents commerciaux et comment séparer le service des matériaux physiques utilisés pendant l’exécution.
Demander une démonstration
Apportez 3 à 5 services réels de votre entreprise et voyez comment ils seraient enregistrés, chiffrés, facturés et documentés dans le flux des ordres de service.