El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Agrupadores de proyecto
Estructura conceptos, tareas, presupuesto y costos para entender dónde se gana o se pierde margen.
Del proyecto general al detalle que explica el costo
Cuando un proyecto se controla como una sola cifra, es difícil saber qué parte consumió el presupuesto o dónde se originó un desvío. Los agrupadores permiten estructurarlo en conceptos, subconceptos o tareas y relacionar los movimientos relevantes con esa estructura. En Evidence ERP, el proyecto puede concentrar presupuesto, compras, horas y costos para facilitar el análisis de rentabilidad.
Un proyecto puede integrar múltiples conceptos o tareas. La orden de compra debe relacionarse con el proyecto y, cuando aplique, con el concepto o subconcepto que originó el gasto. Esa relación da contexto al costo y a la rentabilidad.
Qué problema resuelve
- Presupuestos que existen, pero no explican en qué concepto se gastó.
- Órdenes de compra registradas sin relación clara con el proyecto que originó el gasto.
- Costos dispersos entre compras, nómina, inventarios y horas de trabajo.
- Reportes que muestran el total del proyecto, pero no el detalle de conceptos y tareas.
Cómo se estructura un proyecto en Evidence ERP
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Nivel: Proyecto
Uso dentro del control: Concentra la operación general y su presupuesto.
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Nivel: Conceptos / tareas
Uso dentro del control: Dividen el proyecto en componentes que pueden revisarse por separado.
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Nivel: Subconceptos
Uso dentro del control: Dan mayor detalle al origen de un costo cuando aplique.
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Nivel: Órdenes de compra
Uso dentro del control: Se relacionan con el proyecto y con el concepto/subconcepto que originó el gasto.
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Nivel: Resumen
Uso dentro del control: Permite visualizar los conceptos del proyecto en forma de resumen general.
Ejemplo ilustrativo: localizar el origen de una desviación
| Concepto | Presupuesto ilustrativo | Movimiento relacionado | Lectura |
|---|---|---|---|
| Instalación | $180,000 | Orden de compra por $72,000 | El gasto queda asociado al concepto que lo originó. |
| Configuración | $120,000 | Horas y costos del equipo asignado | El análisis se concentra en el mismo proyecto. |
| Puesta en marcha | $80,000 | Compra/servicio por $25,000 | El responsable puede revisar el impacto dentro del total. |
Los montos son un ejemplo para explicar la lógica de agrupación; no representan resultados de un cliente ni cifras calculadas automáticamente.
Presupuesto y rentabilidad: qué conviene revisar
- El presupuesto registrado en el proyecto y su distribución por conceptos o tareas.
- Las órdenes de compra relacionadas con el proyecto y, cuando corresponda, con el concepto que originó el gasto.
- Los costos y horas que alimentan la lectura económica del proyecto.
- El resumen general de conceptos para entender qué parte explica el resultado.
Clonar un proyecto cuando la estructura se repite
Evidence permite clonar proyectos ya registrados con la misma información. Esto es útil cuando la empresa repite una estructura de trabajo y quiere partir de una base existente en lugar de reconstruirla desde cero. Después, cada proyecto debe mantenerse con los datos y movimientos que realmente le correspondan.
Preguntas que debe poder responder el control por proyecto
- ¿Qué conceptos o tareas forman el proyecto y cuál es su presupuesto?
- ¿Qué orden de compra originó un costo y a qué concepto quedó relacionada?
- ¿Qué parte del presupuesto ya tiene movimientos asociados?
- ¿Qué conceptos concentran la mayor parte del costo observado?
- ¿El resumen del proyecto permite explicar el resultado sin reconstruirlo en hojas externas?
Cuándo conviene desglosar más el proyecto
Si dos responsables pueden interpretar de forma distinta el origen de un gasto, o si el total del proyecto no permite explicar una desviación, conviene revisar si la estructura necesita más conceptos, tareas o subconceptos. El objetivo no es agregar niveles por agregar, sino conservar una relación clara entre presupuesto, operación y costo.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE
Preguntas frecuentes
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