Planeación financiera para servicios profesionales
Calcula el costo real a cinco años: licencia, implementación, migración, integraciones, soporte y salida.
Compara propuestas con tus datos y valida los procesos críticos antes de contratar.
Conversación orientada a tus datos
Comparte tus datos para revisar el alcance y las variables de la cotización.
Primero, define qué estás comprando
El precio incluye más que la cuota mensual. Separa licencia, implementación, migración, soporte, seguridad, integraciones y salida.
Horizonte de comparación: cinco años.
Esta guía ayuda a presupuestar y comparar un módulo o ERP contable; no sustituye una cotización.
Definición y descomposición de costos.
Modelos de precio y fórmulas para calcular el costo total.
Matriz de decisión y lista de solicitud de propuesta (RFP).
Plan de implementación con gobernanza.
No compara proveedores con precios reales ni inventa cotizaciones.
No sustituye la redacción contractual final de un abogado.
Partidas que deben aparecer en la propuesta
Pide cada partida por escrito, con alcance y evidencia, para comparar propuestas equivalentes.
Puede cobrarse por usuario, empresa, transacción o módulo.
Qué pedir y comprobar
Solicita tarifas, límites, aumentos y una lista clara de lo incluido.
Incluye configuración, procesos y conexiones necesarias.
Qué pedir y comprobar
Pide horas, entregables, hitos, integraciones y criterios de aceptación.
Depende del volumen, formato y calidad de los datos.
Qué pedir y comprobar
Define datos, validaciones, respaldos, reversión y pruebas de integridad.
El costo cambia según el nivel de atención y escalamiento.
Qué pedir y comprobar
Revisa horarios, tiempos de respuesta, escalamiento y penalizaciones.
Revisa actualizaciones fiscales, PAC y acceso para auditoría.
Qué pedir y comprobar
Confirma actualizaciones, PAC compatibles y evidencias de cumplimiento.
Debes poder recuperar tus datos sin bloqueo.
Qué pedir y comprobar
Solicita formatos de exportación, costo, plazo y condiciones de cierre.
No compares sólo la cuota mensual
Una cuota similar puede ocultar diferencias en usuarios, integraciones, soporte, seguridad y salida.
Distingue contadores, administradores y usuarios de consulta.
Considera facturas, movimientos bancarios y límites de uso.
Bancos, PAC, CRM y nómina pueden agregar costos de conexión.
Las adaptaciones y reglas fiscales amplían la implementación.
La cuota aumenta con los usuarios; proyecta su crecimiento.
Confirma qué funciones incluye la base y cuáles cuestan aparte.
El costo depende del volumen; simula los meses de mayor actividad.
Cómo elegir
Calcula el costo total a tres y cinco años.
Compara tarifa por usuario y tarifa plana según el crecimiento.
Considera el tiempo y el personal que requiere cada alternativa.
Una decisión condicionada
SaaS puede reducir la inversión inicial, pero también debes comparar aumentos, soporte, integraciones, seguridad y salida.
Calculadora práctica sin cifras inventadas
Lleva estas variables y fórmulas a una hoja de cálculo. Usa cotizaciones reales para comparar alternativas.
Plantilla reproducible para una hoja de cálculo
n_usuarios_total
Total de usuarios habilitados, incluidos consulta y administración.
tarifa_usuario_mes
Cuota mensual por usuario, expresada en MXN.
tarifa_empresa_mes
Cuota mensual por empresa cuando el proveedor usa una tarifa plana.
costo_implementacion
Costo de parametrización, configuración y puesta en marcha.
costo_migracion
Costo de preparar, validar y trasladar los datos.
costo_integraciones
Costo de bancos, PAC, CRM, nómina, WhatsApp y otras conexiones.
soporte_mes
Costo mensual del soporte y mantenimiento.
coste_infra_anual
Costo anual de infraestructura cuando no está incluido en el servicio.
coste_cierre
Costo estimado de exportación, migración o cierre al final del horizonte.
horizon_years
Número de años del horizonte. El ejemplo usa cinco.
1. Suscripción anual
Suscripción anual = tarifa_usuario_mes × n_usuarios_total × 12
Si aplica una tarifa por empresa, utiliza tarifa_empresa_mes × 12 en su lugar.
2. Costos recurrentes anuales
Costos recurrentes anuales = Suscripción anual + (soporte_mes × 12) + coste_infra_anual
Incluye los pagos que se repiten cada año.
3. Costos únicos del año 0
Costos únicos año 0 = implementación + migración + personalización + integraciones + (horas de capacitación × costo por hora)
Estos costos ocurren antes o durante la puesta en marcha.
4. TCO a cinco años
TCO a 5 años = costos únicos año 0 + suma de costos recurrentes de los años 1 a 5 + coste_cierre
Es la suma sin aplicar descuento financiero.
Haz reproducible el cálculo
Variar usuarios, inflación y descuentos.
Definir cuándo se factura la suscripción.
Separar datos de entrada y fórmulas.
Estructura recomendada
Inputs: supuestos y datos que proporciona la empresa.
Cálculos: fórmulas de suscripción, costos recurrentes, TCO y NPV.
Escenarios: comparación conservadora, base y de ahorro.
Compra con preguntas comparables
Una RFP permite comparar por escrito precio, alcance, seguridad, soporte y salida.
Ajusta y documenta el peso de cada criterio según tu operación.
Verifica el alcance de CFDI, timbrado, actualizaciones y revisión con asesor fiscal.
Evalúa registros, reportes, cierres y procesos indispensables para la operación.
Compara bancos, PAC, CRM, nómina, WhatsApp y documentación técnica.
Revisa controles, ubicación de datos, certificaciones y responsabilidades.
Compara costos iniciales, recurrentes, crecimiento y cierre.
Valora tiempos, niveles de atención, horarios y consecuencias por incumplimiento.
Pide respuesta escrita a estos puntos antes de comparar precio y condiciones.
Descripción del servicio y modelo de precio, incluidos incrementos y límites.
Alcance funcional obligatorio: CFDI, conciliación y reportes fiscales.
Interfaces de programación de aplicaciones (API), documentación técnica y límites de uso.
Procedimiento de timbrado de CFDI y lista de PAC compatibles, si aplica.
Integraciones bancarias: bancos soportados, formatos y tiempos.
Seguridad: certificaciones, ubicación de datos y cifrado en tránsito y reposo.
Antes de firmar
Exportación de datos sin bloqueo y en formatos legibles.
Reconocimiento de la propiedad de los datos del cliente.
Continuidad del servicio y penalizaciones por incumplimiento del SLA.
Derecho a auditoría y a revisión técnica.
Un abogado debe revisar la redacción final del contrato.
Recomendación condicionada
Elige sólo después de comparar el TCO, probar timbrado y conciliación, y acordar cláusulas de salida.
Del presupuesto a la operación
Define entregables, responsables y criterios de aceptación antes de implementar.
Cada fase debe tener una salida verificable antes de avanzar a la siguiente.
Inventario de procesos y datos; definición del producto mínimo viable (MVP).
RFP, demostraciones y lista corta de alternativas.
Parametrización y conexiones necesarias.
Pruebas, validación y revisión de integridad.
Periodo de validación operativa sugerido de tres meses.
Salida del sistema y soporte intensivo durante la adopción.
Prueba antes de comprometer
Define los umbrales con el equipo y el asesor fiscal antes de iniciar la prueba.
Conciliación bancaria automatizada con un error menor que el umbral acordado.
CFDI timbrado correctamente en todas las facturas de prueba.
Usuarios clave que superan una prueba práctica de uso.
Disponibilidad cumplida según el SLA durante el periodo piloto.
Define los umbrales con el equipo y el asesor fiscal.
Gobernanza
Dirección aprueba el alcance; contabilidad y tesorería validan procesos; tecnología revisa integraciones y seguridad; el líder documenta decisiones.
Cada indicador necesita fórmula, responsable, frecuencia y umbral.
Promedio de días desde el cierre del periodo hasta la validación final.
Horas dedicadas a conciliación manual por mes.
CFDI rechazados ÷ CFDI emitidos.
(Tiempo operativo ÷ tiempo total) × 100.
Verifica antes de contratar
Valida datos, operación fiscal e integraciones con evidencia.
Ejecuta una prueba de concepto con timbrado y consulta al asesor fiscal.
Solicita plan de copias de seguridad, restauración y pruebas de reversión.
Define un SLA con objetivos medibles y penalizaciones.
Pide una prueba de concepto por integración y estimaciones por banco o socio técnico.
Reserva presupuestal
Reserva entre 10 % y 20 % para integraciones, datos y cambios de alcance no previstos.
Referencia operativa mexicana
Estas preguntas no sustituyen la revisión legal y fiscal.
Confirmar las reglas vigentes del SAT sobre CFDI y timbrado.
Revisar protección de datos y transferencias internacionales.
Exigir documentación de PAC y pruebas de timbrado.
Incluye cláusulas de datos, subprocesadores y responsabilidades; solicita revisión legal antes de firmar.
Convierte el análisis en decisiones
Prepara datos reales, compara propuestas y prueba los procesos críticos.
Prioridad inmediata
Ejecutar la hoja de cálculo con datos reales de la empresa.
Preparar y enviar una RFP a tres a cinco proveedores que cumplan los requisitos mínimos.
Exigir una prueba de concepto con timbrado de CFDI y conciliación bancaria antes de firmar.
Pendientes que cambian la decisión
Hoja de cálculo reproducible con fórmulas y escenarios.
Cotizaciones detalladas de proveedores e integradores.
Verificación normativa del SAT y la LFPDPPP con asesor legal y fiscal.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
La solución dentro del mapa de compra
Evidence integra información operativa y administrativa mediante módulos conectados.
Está orientado a empresas mexicanas que buscan estandarizar procesos y mejorar la visibilidad directiva.
Contabilidad.
Fiscal.
Facturación y CFDI.
Bancos.
Compras y almacenes.
Nómina.
El precio depende del alcance y de las variables de cada empresa.
Comprueba cumplimiento fiscal, seguridad, integraciones y tiempos de implementación.
Preguntas de compra
Respuestas rápidas para preparar tu comparación.
Incluye licencia, implementación, migración, capacitación, soporte, integraciones y salida. Pide cada partida por separado.
Suma los costos iniciales, los recurrentes de cinco años y el costo de salida. Usa el mismo horizonte para todas las propuestas.
No siempre. Compara cuotas, aumentos, soporte, integraciones, límites y salida mediante el TCO.
Prepara usuarios, transacciones, integraciones, migración, soporte y horizonte de análisis.
Revisa CFDI, timbrado, PAC compatibles, actualizaciones fiscales y pruebas con apoyo de un asesor fiscal.
Siguiente paso
Comparte usuarios, procesos e integraciones para definir el alcance correcto.
Revisemos qué debe incluir la propuesta antes de comprometer presupuesto.
Ordena los supuestos de la comparación a tres y cinco años.
Identifica funciones indispensables para tu operación contable y administrativa.
Prepara una demostración y una prueba de concepto con criterios verificables.
Conversemos sobre tu operación
Recibiremos tus datos para dar seguimiento a la conversación comercial.
Al enviar este formulario, aceptas que Evidence Technology utilice tus datos para dar seguimiento a tu solicitud, de acuerdo con su aviso de privacidad.