Evaluación responsable de tecnología empresarial
El precio de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) no es sólo la suscripción mensual. Si también necesitas gestión de relaciones con clientes (CRM), integraciones, migración, capacitación y soporte, necesitas una forma común de pedir, calcular y verificar cada componente.
Compara al menos tres propuestas estandarizadas, valida los puntos jurídicos y fiscales, y prueba un alcance definido antes de autorizar un desembolso mayor.
Decisión y punto de partida
No compares sólo mensualidades. Usa el mismo alcance, moneda y periodo para evaluar cada propuesta.
Reúne al menos tres propuestas comparables y valida los aspectos fiscales, legales y técnicos.
Sustituye rangos generales por cotizaciones reales, una calculadora TCO y requisitos iguales para todos los proveedores.
Cotización comparable
Cada proveedor debe separar costos únicos, costos recurrentes, supuestos, impuestos, condiciones de pago y costos de salida. Una cifra total sin desglose no permite entender qué se está comprando.
Precio por usuario al mes o por módulo al mes, junto con la fórmula de escalamiento por tramos de usuarios.
Horas por rol —consultor funcional, consultor técnico y project manager (PM)—, tarifa por hora y total de cada fase.
Tarifa por hora o por entregable para cambios que no formen parte del producto mínimo solicitado.
Alcance, precio único o recurrente y tiempo para banco, Servicio de Administración Tributaria (SAT), Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), WhatsApp, comercio electrónico y sistemas legados.
Estimación de horas y costo para extraer, limpiar, transformar, importar y conciliar los datos.
Sesiones, materiales, precio por día o por persona y responsabilidades de cada parte.
Modalidad, niveles de soporte N1, N2 y N3, tiempos de respuesta y resolución, además del mantenimiento anual M_t.
Actualizaciones y mejoras incluidas o con cargo adicional, con el detalle de lo que cambia en cada caso.
Hardware local, dispositivos o infraestructura adicional cuando el alcance realmente la requiera.
Tiempo interno, posible caída de productividad y contingencia estimada durante la transición.
Formato, alcance y precio de la exportación de datos, así como las condiciones para terminar o cambiar de proveedor.
Facturación en MXN y aplicabilidad de IVA o retenciones según el proveedor y la operación.
Condiciones de pago, cláusulas de renovación y política de revisión de precios.
Exige al menos tres respuestas completas que llenen esta hoja. Así podrás comparar el costo total de propiedad y revisar la sensibilidad de cada propuesta sin mezclar supuestos distintos.
Calcular TCOMétodo reproducible
El costo total de propiedad (TCO) reúne pagos recurrentes, costos únicos, mantenimiento y una contingencia explícita. Introduce cifras de propuestas reales para comparar escenarios; la herramienta no inventa precios ni sustituye un análisis financiero.
Completa los campos con datos de una propuesta o con supuestos identificados. Los resultados se calculan en MXN y separan la suscripción, la implementación, el mantenimiento y la contingencia.
Captura una variable por vez, conserva la fuente de cada cifra y repite el cálculo para cada proveedor. Si recibes importes en USD, el proveedor debe indicar la tasa y la fecha de conversión antes de convertirlos a MXN.
La calculadora trabaja en MXN. Para un horizonte mayor a 36 meses, la evaluación completa debe incluir valor presente neto (VPN) con una tasa de descuento justificada.
Usuarios considerados en la propuesta.
Importe mensual por usuario en MXN.
Costo mensual de módulos que no dependen del número de usuarios.
Costo total de la implementación indicada por el proveedor.
Costo único o inicial de las integraciones.
Costo de sesiones, materiales y días de capacitación.
Costo estimado del tiempo del personal del cliente.
Mantenimiento anual indicado por el proveedor.
Usa 36 o 60 meses según la decisión que quieras comparar.
Porcentaje de contingencia. El rango sugerido es 15–30%; debes justificarlo.
Facturas, pedidos u otra unidad operativa para obtener el costo por unidad.
Supuesto interno para el ROI simplificado. No lo confundas con un ahorro garantizado.
Completa las variables obligatorias para ver el desglose del costo total de propiedad.
Indica siempre la moneda en MXN. Si recibes cifras en USD, el proveedor debe indicar la tasa y la fecha de conversión.
Para H mayor a 36 meses, incluye valor presente neto (VPN) con una tasa de descuento justificada.
Separa costos recurrentes y únicos para no comparar una mensualidad contra un total de proyecto.
El comprador debe completar I_person y el volumen real de la operación.
La contingencia CI_pct sugerida es de 15–30%, pero debe justificarse con la incertidumbre y los datos históricos del proyecto.
Verificación
Exige al menos tres propuestas que llenen esta hoja para comparar TCO y sensibilidad. La calculadora queda lista para recibir datos reales; no publica un ejemplo numérico sin propuestas.
Contrato, piloto y medición
Facturación, cobranza, CRM de ventas e integración con WhatsApp para comunicación con clientes.
Entre 5 y 10 usuarios clave.
Tres meses como referencia: un mes de preparación y dos meses de operación, ajustado a la complejidad.
Adopción diaria de al menos 70%, error de facturación de hasta 5%, reducción de DSO de al menos 10% o mejora negociada y exportación de datos comprobada.
Si no se cumplen tres de cuatro KPIs, el cliente puede terminar sin penalización y exigir la exportación de sus datos.
Cada indicador clave de desempeño (KPI) debe tener una línea base, una persona responsable y una frecuencia de reporte.
Meses desde el inicio hasta el cumplimiento del KPI principal.
Mide cuándo el sistema entrega un valor tangible.
(Horas base − horas posteriores) ÷ horas base.
Expresa el cambio porcentual frente a la línea base.
Facturas con error ÷ total de facturas.
Permite medir la calidad del proceso de facturación.
Usuarios activos ÷ usuarios asignados.
Mide el uso cotidiano del sistema por parte de las personas asignadas.
Revisión antes de contratar
Tratamiento de IVA, retenciones y cumplimiento del SAT. Control: dictamen fiscal obligatorio.
Revisa transferencias internacionales, consentimiento, registros y el DPA. Control: dictamen de privacidad y cláusulas contractuales.
La dependencia del proveedor puede dificultar la salida. Control: exigir pruebas de exportación de datos.
Los cambios excesivos pueden aumentar el costo y la dependencia. Control: imponer límites contractuales y una política de cambios.
Los costos por mensaje y las limitaciones operativas deben verificarse con el proveedor de mensajería e incluirse en la RFP.
El abogado debe entregar un dictamen que responda, entre otros, los siguientes puntos. Esta lista no sustituye el dictamen firmado.
IVA y retenciones aplicables, especialmente cuando el proveedor es extranjero.
Requisitos técnicos del ERP para emitir y relacionar CFDI.
Obligaciones de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), transferencias internacionales, consentimiento, registros y DPA.
Requisitos específicos de salud, financiero, energía u otro sector cuando apliquen.
SLA, garantías, límites de responsabilidad, propiedad intelectual, derechos de exportación y continuidad.
Trazabilidad y pendientes
Cierra estas validaciones antes de autorizar el proyecto.
Tres propuestas completas y comparables.
Revisión fiscal y de protección de datos.
Evaluación técnica de los proveedores finalistas.
Enviar el mismo formato de cotización a los proveedores.
Cargar las respuestas en la calculadora TCO.
Validar requisitos fiscales, legales y de seguridad.
Probar los procesos críticos antes de contratar.
La compra puede avanzar cuando costos, alcance, riesgos y pruebas estén documentados y sean comparables.
El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.
Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.
Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.
Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.
Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.
En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.
Definición del producto
Evidence ERP es parte de la familia de productos de Evidence Technology y ayuda a centralizar información operativa y administrativa en módulos conectados. Está orientado a empresas mexicanas de todos los giros que necesitan estructurar procesos, mejorar la visibilidad directiva y migrar de controles dispersos a un sistema integrado en la nube. La evaluación de precio, alcance, impuestos, seguridad, integraciones y tiempos debe hacerse con propuestas y verificaciones específicas; esta página no garantiza ahorros, cumplimiento fiscal, seguridad absoluta ni un tiempo determinado de implementación.
Preguntas frecuentes
Las respuestas resumen la metodología publicada y señalan qué debe verificarse antes de contratar.
Siguiente decisión verificable
Usa la metodología para pedir cifras trazables en MXN, revisar costos únicos y recurrentes y preparar un piloto con indicadores.
La cotización debe responder a tu alcance real y dejar claras las condiciones de implementación, soporte, exportación, impuestos y salida.
El siguiente paso es revisar tu alcance y definir qué información debe incluirse en las propuestas.