Análisis de costo total para decidir con datos

¿Cuánto cuesta un software de contabilidad?

Calcula el costo total: licencia, implementación, integraciones, soporte y esfuerzo interno.

Solicitar una cotización Ver cómo se estructura el TCO

Confirma el resultado con cotizaciones vigentes en MXN.

Una sola vez

Implementación

Configuración, migración, integraciones y capacitación.

Cada periodo

Operación

Suscripción, timbrado, APIs, soporte y actualizaciones.

Dentro de la empresa

Esfuerzo interno

Horas, cambio de procesos y productividad temporal.

Siguiente paso

Recibe una revisión de tu escenario

Ordena costos y requisitos antes de comparar proveedores.

Nombre completo

Empresa

Correo corporativo

Teléfono

Tamaño de empresa

Tus datos serán tratados conforme al Aviso de Privacidad de Evidence Technology.

Respuesta breve

Cuánto cuesta un software de contabilidad: el precio no es sólo la licencia

No existe una cifra única. Para comparar opciones suma implementación, operación recurrente y horas internas durante el cambio.

Producto evaluado

Qué debe cubrir una solución contable en la nube

Una solución completa conecta contabilidad, operación comercial y atención a clientes.

Contabilidad

Asientos, conciliación bancaria y reportes financieros.

Facturación electrónica

Comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) con timbrado válido en México.

Operación comercial

Clientes, cotizaciones, facturas, cobros y gastos.

CRM integrado

Seguimiento comercial y comunicación con clientes.

Integraciones

Conexiones con bancos, PAC y herramientas existentes.

Alcance y límites expresos

Incluye en el análisis

Licencia SaaS.
Configuración inicial.
Integraciones básicas con bancos, CFDI, CRM y WhatsApp Business API.
Capacitación y soporte de arranque.

No incluye

Hardware instalado en las instalaciones de la empresa.
Desarrollos a medida extensos; se presupuestan aparte.
Servicios fiscales continuos, salvo la configuración inicial.
Auditoría legal o fiscal certificada.

Unidad de análisis

Costo total por empresa, no por sucursal, expresado en MXN.

Horizonte recomendado

Tres años como referencia; mínimo de un año y máximo de cinco.

Mapa del costo

Qué integra el costo total del software contable

Separa inversión inicial, gastos recurrentes y esfuerzo interno para comparar propuestas reales.

Implementación: CapEx y costo único

Costos que se pagan al iniciar el proyecto.

I2

Servicios de implementación

Mapeo contable, migración de saldos y configuración.
I3

Integraciones

Bancos, PAC/CFDI, WhatsApp Business API, nómina y CRM.
I5

Capacitación

Formación por rol para líderes, contabilidad y ventas.
I7

Migración y limpieza de datos

Extracción, transformación y carga de datos (ETL).

Operación: OpEx recurrente

Gastos que se repiten durante el servicio.

O1

Suscripción SaaS

Modelo por usuario, por módulo o por facturación procesada.
O2

Soporte y SLA

Niveles de servicio y tiempos de respuesta documentados.
O3

Timbrado CFDI

Costos del PAC o comisiones del proveedor.
O4

Consumo de APIs

WhatsApp Business API por mensaje y bancos por transacción.
O6

Mantenimiento y actualizaciones fiscales

Mantenimiento de integraciones y cambios fiscales.

Costos indirectos y organizacionales

Esfuerzos internos que suelen quedar fuera de la cotización.

D1

Horas internas

Tiempo de TI, contabilidad y administración durante la implementación.
D2

Pérdida temporal de productividad

Tiempo en que los equipos aprenden o trabajan con procesos paralelos.
D3

Cambios en procesos y controles

Ajustes internos necesarios para operar la nueva solución.
D4

Salida y contingencia contractual

Exportación de datos, transición y contingencias contractuales.

Solicitud de propuesta

Modelos de precio que conviene pedir

La propuesta debe permitir comparar modalidades sin mezclar licencia, implementación, consumo e integraciones.

Precio por usuario y mes

Especificar roles y tipos de licencia.

Precio por módulo

Separar contabilidad, CRM y nómina.

Precio por volumen

CFDI timbrados o facturación procesada.

Precio por proyecto

Implementación más tarifa por hora para desarrollos.

Requisito contractual

Solicita un desglose obligatorio por cada ítem: licencia, implementación, integraciones, timbrado, API de mensajes y soporte.

Método reproducible

Cómo comparar proveedores con el TCO

Usa las mismas variables y cotizaciones reales para todos los proveedores.

Escenarios comparables

Compara cómo cambia el TCO según usuarios, tarifa, consumo, horas internas y ahorros.

Metodología

Carga cada cotización con el mismo horizonte y las mismas variables.

Variables de la hoja Inputs

U

Número de usuarios

Personas que utilizarán la solución según sus roles.

F

Tarifa por usuario y mes

Precio mensual por usuario, expresado en MXN.

I

Costo de implementación

Costo único de configuración, migración e integraciones.

M

Costos mensuales adicionales

Timbrado, APIs, soporte u otros cargos mensuales.

H

Horas internas estimadas

Tiempo del equipo durante el proyecto.

C_h

Costo promedio por hora

Costo interno promedio por hora de personal, en MXN por hora.

S

Ahorros anuales estimados

Horas ahorradas multiplicadas por C_h más mejoras estimadas en cobranza u otros efectos.

Operación matemática

Fórmulas clave para la hoja Cálculos

Estas fórmulas permiten comparar escenarios con el mismo criterio.

VAN y TIR son opcionales

El Valor Actual Neto (VAN) y la Tasa Interna de Retorno (TIR) pueden añadirse usando la tasa de descuento corporativa.

Suscripción anual

Suscripción anual = U × F × 12

Convierte la tarifa mensual por usuario en un costo anual.

Recurrente anual

Recurrente anual = Suscripción anual + (M × 12)

Suma suscripción y costos mensuales adicionales.

Costo del primer año

Costo del primer año = I + Recurrente anual + (H × C_h)

Incluye implementación, operación del primer año y esfuerzo interno.

Recuperación de inversión

Recuperación de inversión (payback, años) = I ÷ S, si S > 0

Estima los años necesarios para recuperar la implementación cuando existe un ahorro anual positivo.

Plantilla operacional para Sheets o Excel

01

Hoja Inputs

Crea celdas nombradas para U, F, I, M, H, C_h, tasa_descuento y años.
02

Hoja Cálculos

Incluye las fórmulas anteriores y una tabla por escenario.
03

Hoja Sensibilidad

Varía U ±20 %, F ±20 % y S ±50 %; muestra el impacto en TCO y recuperación de inversión.
04

Protección

Protege las fórmulas si la hoja se va a compartir.

Entregable pendiente

Carga las cotizaciones en una hoja para obtener una comparación aplicable a tu empresa.

Solicitar la hoja de evaluación

Verificación antes de firmar

Qué comprobar antes de firmar

Valida el alcance fiscal, técnico y contractual con evidencia vigente.

Requisitos regulatorios para México

Confirma el cumplimiento de CFDI y contabilidad electrónica aplicable en México.
Solicita evidencia vigente de compatibilidad con el SAT y el servicio de timbrado utilizado.

Criterios objetivos de selección

Cada criterio debe convertirse en un campo obligatorio de la solicitud de propuesta y en evidencia verificable.

Criterio	Peso	Evidencia exigida
Cumplimiento fiscal	15	Procedimiento técnico, referencia SAT y certificados PAC.
Seguridad	12	Certificados verificables como ISO 27001 o SOC 2 y reportes si existen.
SLA	10	Disponibilidad, tiempo medio de recuperación (MTTR) y penalizaciones documentadas.
TCO de tres años	12	Hoja de costos desglosada y reproducible.
Integraciones nativas	10	Lista de integraciones y documentación de API.
Exportación de datos	6	Formatos disponibles y pruebas.

Historias de éxito

Casos reales de empresas que dejaron de operar con fricción y comenzaron a tomar decisiones con más claridad.

El enfoque de los resultados de Evidence es muy diferente al que utilizan la mayoría de los sistemas. Es una forma muy dinámica basada en números para controlar y mejorar la rentabilidad de los negocios.

Visibilidad, precisión y control es lo que obtuvimos con Evidence. Ayudó mucho a tomar mejores y más rápidas decisiones. Evidence es un servicio que se paga solo.

Después de probar varios sistemas nos cambiamos a Evidence y la experiencia fue mucho mejor a los anteriores. Evidence es el único sistema completo, eficiente e integrado. Puedo ver reportes en tiempo real y encontrarlos fácilmente y además redujo la carga de trabajo considerablemente.

Decidimos conectar nuestras sucursales en un sistema más moderno y menos complicado, ser más ágiles y tomar decisiones basadas en los cambios del mercado, no podíamos seguir confiando en los datos de Excel recopilados manualmente en varios sistemas.

Cumplir fiscalmente de manera sencilla, clara y organizada se logra como con ningún otro software, auditar es un trabajo más sencillo, además logramos que todas las partes trabajen juntas y sin problemas.

En INGESSA, la implementación de Evidence ha representado un paso importante en nuestro proceso de transformación digital. Gracias a sus módulos integrales, hemos logrado conectar y digitalizar áreas clave de nuestra organización, mejorando la trazabilidad de los servicios, la administración de la información y el seguimiento.

EMPRESAS QUE TRABAJAN BAJO EL ESTÁNDAR EVIDENCE

Preguntas para la decisión

Preguntas frecuentes sobre el costo de un software de contabilidad

Respuestas breves para comparar opciones y solicitar cotizaciones.

No existe un precio único. Suma implementación, suscripción, timbrado, integraciones, soporte y horas internas; después confirma el total con cotizaciones vigentes en MXN.

Es el costo total de adquisición y operación: implementación, cargos recurrentes y esfuerzo interno durante el periodo comparado.

Debe separar licencia, implementación, integraciones, timbrado, soporte, capacitación y cargos por consumo.

Confirma por escrito la versión de CFDI compatible, los requisitos técnicos y el servicio de timbrado utilizado.

Es una prueba controlada. Conviene validar timbrado, conciliación y exportación de datos antes de contratar.

Comparte usuarios, módulos, integraciones y consumo esperado para preparar una evaluación comparable.

Decisión con información completa

Solicita una cotización con desglose de TCO

Pide una propuesta que separe licencia, implementación, integraciones, consumo, soporte y esfuerzo interno.

Costos separados

Distingue inversión inicial, operación recurrente y costos indirectos.

Requisitos verificables

Convierte la propuesta en campos, evidencias y pruebas concretas.

Pendientes visibles

Identifica qué falta antes de firmar o pagar la implementación.

Solicita información

Revisa tu escenario antes de comparar proveedores

Comparte tus datos para revisar alcance y presupuesto.

Nombre completo

Empresa

Correo corporativo

Teléfono

Tamaño de empresa

Hablar por WhatsApp

Al enviar este formulario, aceptas que Evidence Technology utilice tus datos para dar seguimiento a tu solicitud, de acuerdo con su aviso de privacidad.